建立一份可供簿记员使用的月度交接单
每月提供银行和信用卡对账单、收据、客户发票、供应商账单、支付处理商报告以及对不明确业务交易的解释。如果贷款对账单或工资汇总表属于约定的记账范围，也应一并提供。该清单应反映贵公司的收支情况。
提供完整的账户保障
请提供所有相关银行和信用卡账户的对账单，以及必要的贷款和支付系统记录。请注明任何新增或已关闭的账户。软件连接可能无需提供完整的对账单周期即可导入交易记录，因此请勿认为活跃的数据源可以替代对账所需的月度对账单。
解释交易描述中无法包含的内容
妥善保管发票和收据，注明购买物品，并在用途不明确时注明业务目的。标记异常的存款、退款、业主出资、个人消费和设备购置。如果一笔款项涉及多张发票或多种类型的支出，请提供足够详细的信息以便正确分配。及时说明有助于防止不确定交易的累积。
制定一个安全且可重复的流程
使用经批准的文件共享流程，并根据您的簿记员的权限级别进行操作。切勿通过公共网站对话发送账户密码或敏感文件。设定每月文件提交截止日期，并明确后续跟进人员。统一的提交流程有助于提高报告日期的可预测性，并减少数月后凭记忆重建交易的需要。美国国税局强调保留收入和支出的相关证明文件。