供应商账单管理

供应商账单会通过电子邮件、账单门户网站和其他渠道送达。如果没有统一的流程，很容易忽略到期日和相关细节。我们按照既定的工作流程整理账单，帮助您区分已收到的发票、待审批的账单、到期账单和已完成的项目。

• 通过认可的渠道接收或收取供应商账单。
• 记录供应商名称、发票号码、账单日期、金额和到期日。
• 检查是否有遗漏的详细信息、重复项或需要客户澄清的项目。
• 整理一份未付账单和即将到期付款的清单。
• 编制未结账单和待审批项目的汇总表。

Paper Trail会整理记录并提醒您注意相关问题。您的企业需要确认费用是否有效、货物或服务是否已收到，以及付款是否需要授权。未经您的批准，我们不会批准供应商支出或发起付款。

我们严格按照您账户约定的计费和记录流程进行操作。我们的目标是确保文档的一致性，方便审核，而不是取代您内部的授权流程。

贵公司需明确供应商账单的审批来源以及管理记录的保存位置。通过电子邮件或账单门户网站收到的账单需要在流程中拥有统一的处理位置，以免被排除在审核列表之外。

工作流程还应明确由谁提供支持文件，以及由谁负责解答有关采购的问题。Paper Paper Trail会整理相关账单信息，确保信息符合要求，同时您的团队会确认相关债务是否有效。

我们从现有账单中记录供应商、发票编号、账单日期、金额和到期日。这些信息有助于审核人员识别应收账款，并将其与同一供应商的其他收费区分开来。

如果发票缺少参考编号或到期日不明确，我们会及时通知您。我们不会随意更改付款条款，也不会因为文件是通过熟悉的渠道收到就假定款项已获批准。

同一份供应商账单可能以原始发票、电子邮件副本和催款通知的形式出现。在将其视为另一笔欠款之前识别出可能的重复账单，有助于您的团队在正确的上下文中审核记录。

修改后的发票也需要与之前的版本有清晰的关联。贵公司需要确认适用哪份文件，以及是否授权贷项或调整。我们保留此问题以供审核，而不是在未经核实的情况下更改应付金额。

未结账单清单应区分哪些是已到期款项，哪些是待审批或待补充信息款项。将到期日与审批状态并列显示，有助于审核人员了解截止日期和仍需采取的行动。

到期日并不代表必须付款。如果账单在到期日临近时仍未获得批准，我们会按照既定的工作流程识别这种情况。您的授权团队将决定该账单是否继续处理、提出质疑或暂缓处理。

您的团队负责提供供应商账单以及建立已批准审核流程所需的信息。采购参考资料、相关证明文件以及供应商负责人确认函有助于澄清有关付款义务的问题。

供应商信息或指示的变更应遵循您自身的管控流程。请勿通过常规消息发送银行密码。我们的管理职责不能取代您用于确认供应商身份或授权变更的程序。

最终输出结果包括整理好的账单记录和未结项目、即将到期日及待审批事项的汇总信息。您的团队无需在不同的文件夹和邮件中搜索，即可快速找到已准备好进行下一步决策的账单。

付款协调部门随后可以安排付款准备工作，以供授权审核。这是一个独立的行政步骤。记录账单或将其添加到待付款清单并不意味着Paper Trail已批准该项支出或发放付款。