华盛顿簿记

保存支持账目的记录

华盛顿州所有企业必须保存完整准确的记录，以便税务局确定企业可能需要缴纳的任何税款。记录必须显示所有来源的总收入和销售额（包括易货或交换交易），以及所有已申报的扣除额、免税额或抵免额，并附上证明文件。记录包括总账、销售日志、账单、发票、收银机小票和其他原始记录，以及用于编制联邦和州纳税申报表的工作底稿。来源：华盛顿州税务局，《记录保存要求》。 https://dor.wa.gov/education/industry-guides/bail-bond-agencies/record-keeping-requirements 以及同样的指导意见 https://dor.wa.gov/education/industry-guides/convenience-stores/record-keeping-requirements

州税如何影响账簿

华盛顿州不征收公司所得税或个人所得税。税务局明确指出这一点，并列出了华盛顿州企业通常需要缴纳的其他税种，即营业税、零售销售税和使用税以及个人财产税。来源： https://dor.wa.gov/education/industry-guides/mortgage-brokers/business-tax-structure-washington-state

华盛顿州的营业税（简称B&O税）是一种总收入税，按产品价值、销售总额或企业总收入计算。税务部门的综合消费税指南指出，华盛顿州不征收个人所得税，B&O税按总收入计算，且不得扣除劳动力成本、材料成本、税金或其他经营成本。 https://dor.wa.gov/file-pay-taxes/file-or-amend-my-return/instructions-completing-combined-excise-tax-return/combined-excise-tax-return-state-business-and-occupation-tax

商业和营业税 (B&O) 的税率因分类而异。税务部门的商业和营业税页面显示，零售业的税率为总收入的 0.471%，批发业的税率为 0.484%，服务业和其他活动以及其他分类则按各自的税率征税。除非符合扣除或豁免条件，否则应缴纳零售商业和营业税的销售额也必须征收零售销售税。分类示例来源： https://dor.wa.gov/education/industry-guides/private-mailing-business-tax-guide/business-and-occupation-bo-tax

工资记录和雇主报告

华盛顿州不征收州工资所得税预扣款，因为该州不征收个人所得税（详见州税部分）。华盛顿州的雇主可以享受州政府提供的基于工资的各项福利计划，包括通过就业保障部提供的失业保险、通过劳工和工业部提供的工伤赔偿，以及由就业保障部管理的带薪家庭和医疗休假保险，所有这些计划都会生成基于工资记录的工资报告。

雇主必须在雇佣后 20 天内报告所有新雇佣和重新雇佣的员工。华盛顿州就业保障部援引的法律是《华盛顿州修订法典》26.23.040。重新雇佣的员工是指过去 60 天内未在该雇主处工作的人员，具体定义见就业保障部。报告信息包括员工姓名、地址、社会保障号码、出生日期和雇佣日期，以及雇主名称、地址和联邦雇主识别号码。报告提交至华盛顿州社会与健康服务部儿童抚养司。资料来源： https://esd.wa.gov/employer-requirements/reporting-new-and-rehired-employees 和 https://www.dshs.wa.gov/family-food-and-housing-services/child-support/employer-resources/new-hire-reporting

收入、购买和文件

华盛顿州的文档管理受记录保存章节中的规定约束。记录必须显示所有来源（包括易货交易）的总收入和销售额，并且必须支持每一项申报的扣除、豁免和抵免。该部门的清单包括采购和现金支出日记账、资产和费用项目的采购发票、销售发票、财务报表以及批发销售的转售许可证。来源： https://dor.wa.gov/education/industry-guides/convenience-stores/record-keeping-requirements

记录保留多长时间

根据华盛顿州行政法规 458.20.254 条，商业记录必须保存五年。该部门将此义务表述为至少保存完整且充分的记录五年，并重申了转售许可证和企业倒闭后记录的五年保存期限规定。资料来源： https://dor.wa.gov/education/industry-guides/bail-bond-agencies/record-keeping-requirements 和 https://dor.wa.gov/file-pay-taxes/filing-frequencies-due-dates/annual-business-filers

当一个行业需要更多记录时

建筑工程。承包商需就建筑活动缴纳营业税（B&O税），在特定情况下还需就材料缴纳零售税或使用税，并在适用情况下按现行工资标准和工伤赔偿进行申报。由于城市营业税（B&O税）和零售税的征收可能取决于工程地点，因此工程记录需要分别列明人工、材料、分包商成本和地点。

大麻。持有合法营业执照的大麻企业除需向税务局缴纳税款外，还需缴纳营业税、零售税，并履行华盛顿州酒类和大麻管理局的记录和追溯义务。本规定仅适用于持有合法营业执照的大麻企业。

簿记实践

以下情况说明了企业如何组织其账簿记录。这些只是示例，并非针对任何特定企业的税务处理方式。

西雅图一家没有雇员的服务企业，按照 B 和 O 分类保存总收入账簿，在 My DOR 系统中提交合并消费税申报表，并将账簿、发票和申报表保存五年，尽管它没有华盛顿州所得税申报表需要提交。

零售商以批发价向经销商销售商品，并以零售价向消费者销售商品。其批发销售的买方/经销商许可证有效期为五年，零售销售的零售销售需缴纳零售税，并按照第2部分和第4部分中规定的不同B类和O类分类报告这两类业务。

营业及职业税（毛收入税）

华盛顿州的商业案例说明了利润和应税毛收入之间的区别。供应商成本可能在损益表中作为费用列示，而不会减少营业税的税基。账簿应该清晰地阐明这种区别，而不是将两种计算方法强行合并为一个数字。

这只是会计工作流程上的区别，并非声称华盛顿州所有企业都适用相同的税收或申报规则。具体处理方式取决于实际交易和业务活动。簿记员的职责是保存交易凭证并对金额进行一致的分类。确定有争议的税务立场或申报处理方式则属于另一项专业判断。

一份面向华盛顿企业的实用月度评论

首先要从原始记录入手，而不是银行流水。客户发票、销售报告、工资登记簿、供应商账单或合同都能说明发生了什么。将其与相应的存款或付款进行核对，调查差异，并清晰地记录调整项。如果需要提交州税或工资报告，则需单独建立账簿与该报告金额的对账表。这样，企业主就能在不混淆营业收入、已收税款、员工预扣款或其他负债的情况下，比较经营业绩。

对于准备将账目交给税务专业人士的业主来说，一份有用的资料包应包括：期间汇总表、已提交的纳税申报表副本（如适用）、支持重大调整的交易记录以及一份未决问题的简要清单。已核对的银行账户只是该资料包的一部分。账目记录的质量取决于审核人员能否追溯重要数据的来源。

需要保留哪些物品

妥善保存发票、收据、银行和信用卡对账单、工资报告、账户调节表以及与业务相关的任何豁免或特殊项目文件的副本。应制定保存期限表，明确每类文件适用哪项法律或项目，而不是想当然地认为所有记录都适用同一个截止日期。对于待处理的审计、索赔或争议，应保留相关文件直至问题解决，并根据现行适用规则核实任何销毁决定。

Paper Trail负责这项工作的簿记组织、分类和对账部分。税务申报立场、法律解释和特殊的工资分类应由相应的合格专业人员审核。