弗吉尼亚簿记

保存支持账目的记录

弗吉尼亚州法典第8.1.102条规定，所有纳税人必须保存适当的记录和文件，以佐证根据该税法分章要求提交的任何申报表中所包含的所有信息，以及税务专员可能通过法规要求的任何其他相关记录；第8.1.103条规定，这些记录必须在正常营业时间内可供查阅。资料来源：税务部门的裁决，其中引用了上述条款。 https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/22-108

关于零售销售和使用税，弗吉尼亚州法典第8.1.633条和弗吉尼亚州行政法规第23章第10.210.470条要求所有注册经销商保存充分完整的记录，以确定和证实其纳税义务，包括销售、租赁和购买记录、账簿以及免税和转售证明。来源： https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/06-20 和 https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/22-132

州税如何影响账簿

弗吉尼亚州对个人所得税、公司所得税、零售销售税和使用税以及雇主预扣工资税征收。注册经销商负责收取和缴纳销售税，并提交纳税申报表，其中包括用于申报零售销售税和使用税的ST.9表格，该表格附有将销售额分配到适用额外税项的地区和区域的附表。ST.9表格分配结构的来源是弗吉尼亚州税务局的表格资料，可通过访问tax.virginia.gov网站进行搜索获取。为避免创建URL，此处仅提供表格的直接链接。

在多个地区设有营业点或没有固定营业点的经销商需要按地区记录销售情况，因为弗吉尼亚州的销售税包括州税和地方税，并且在特定地区还有 ST.9 表格中描述的其他地区税。

工资记录和雇主报告

雇主需从员工工资中扣缴弗吉尼亚州所得税，并在弗吉尼亚州税务局注册扣缴账户，并提交扣缴申报表和年度对账单。此外，符合条件的雇主还需在弗吉尼亚州就业委员会注册，提交季度工资报告，并缴纳失业税。

记录保留多长时间

根据弗吉尼亚州法典第 8.1.102 条的保存规定，记录和文件必须自其所涉纳税申报表的提交截止日期起保存三年。来源： https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/22-108

根据弗吉尼亚州法典第8.1.633条及记录保存部分引用的法规，销售和使用税经销商必须保存记录三年，包括免税证明和转售证明。来源： https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/06-20

当一个行业需要更多记录时

建筑和承包商。弗吉尼亚州对承包商的销售税处理方式与零售商不同，因为在许多情况下，承包商通常被视为房地产建设中的材料使用者，因此，根据记录保存章节中的经销商和购买者记录规则，合同、材料发票以及区分材料和人工的记录都是重要的审计记录。具体处理方式取决于合同内容和税务部门的现行指南。

政府承包商和非营利组织如需申请豁免，则需要提供证明和合同记录，将豁免采购与豁免实体和合同联系起来，因为如 2006 年记录保存部分裁决中关于豁免销售的讨论所示，没有证明的豁免销售可能会被追究经销商的责任。

簿记实践

以下情况说明了企业如何组织其账簿记录。这些只是示例，并非针对任何特定企业的税务处理方式。

弗吉尼亚州一家在两个地区设有门店的经销商，从报税之日起三年内，按地点保存销售额和免税证明，并提交 ST.9 表格，将销售额分配到每个地区，而不是根据单一的合并销售总额进行申报。

里士满的一位雇主在 20 天内报告新员工入职，从工资中扣缴弗吉尼亚州所得税，并向弗吉尼亚州就业委员会提交单独的季度工资报告，因为新员工报告不能满足工资报告义务。

本地销售分配和经销商记录保留

弗吉尼亚州跨地域经营的经销商应保留用于纳税申报的分配信息以及相应的发票。此外，免税客户也会带来一些文件方面的问题，仅凭银行存款记录无法解答。

这只是会计工作流程上的区别，并非声称弗吉尼亚州所有企业都适用相同的税收或申报规则。具体处理方式取决于实际交易和业务活动。簿记员的职责是保存交易凭证并对金额进行一致的分类。确定有争议的税务立场或申报处理方式属于独立的专业判断。

一份面向弗吉尼亚州企业的实用月度回顾

首先要从原始记录入手，而不是银行流水。客户发票、销售报告、工资登记簿、供应商账单或合同都能说明发生了什么。将其与相应的存款或付款进行核对，调查差异，并清晰地记录调整项。如果需要提交州税或工资报告，则需单独建立账簿与该报告金额的对账表。这样，企业主就能在不混淆营业收入、已收税款、员工预扣款或其他负债的情况下，比较经营业绩。

对于准备将账目交给税务专业人士的业主来说，一份有用的资料包应包括：期间汇总表、已提交的纳税申报表副本（如适用）、支持重大调整的交易记录以及一份未决问题的简要清单。已核对的银行账户只是该资料包的一部分。账目记录的质量取决于审核人员能否追溯重要数据的来源。

需要保留哪些物品

妥善保存发票、收据、银行和信用卡对账单、工资报告、账户调节表以及与业务相关的任何豁免或特殊项目文件的副本。应制定保存期限表，明确每类文件适用哪项法律或项目，而不是想当然地认为所有记录都适用同一个截止日期。对于待处理的审计、索赔或争议，应保留相关文件直至问题解决，并根据现行适用规则核实任何销毁决定。

Paper Trail负责这项工作的簿记组织、分类和对账部分。税务申报立场、法律解释和特殊的工资分类应由相应的合格专业人员审核。