德州簿记

保存支持账目的记录

德克萨斯州税法典第11.0041条规定，纳税人如须根据税法典规定保存记录，则必须保持这些记录公开以供查阅，并须提供同期记录和证明文件，以证实其关于税款、罚款或利息的主张。该法条列举的证明文件包括发票、凭证、支票、运输记录和合同。来源：法条文本由其他法典出版商转载。 https://texas.public.law/statutes/tex._tax_code_section_111.0041 和 https://law.justia.com/codes/texas/2022/tax-code/title-2/subtitle-b/chapter-111/subchapter-a/section-111-0041/

在审计长审计中，纳税人必须提供审计员要求的、完成审计所必需的记录。审计长审计通知书列出了销售发票、采购发票、固定资产发票、转售和免税证明、会计账簿、总账、明细账、会计科目表、财务报表、联邦所得税信息、银行对账单、工作底稿、计算机记录以及退税和抵免凭证。来源：德克萨斯州审计长办公室 https://comptroller.texas.gov/taxes/publications/96-146.pdf

州税如何影响账簿

德克萨斯州对包括公司、有限责任公司、有限合伙企业和专业协会在内的应税实体征收州销售税和使用税，以及地方销售税和使用税，无论当年是否应纳税，均需缴纳特许经营税。相关年度报告和公共信息报告的规定详见《德克萨斯州税法》第171章。特许经营税报告义务的来源： https://statutes.capitol.texas.gov/Docs/TX/htm/TX.171.htm

特许经营税并非所得税。它通常以第 171 章定义的利润率为基准，因此，除了销售税记录外，还需要以支持所选利润率计算方式的形式保存收入、销售成本和薪酬记录。

工资记录和雇主报告

德克萨斯州没有州工资所得税预扣款，因为它没有个人所得税，如州税部分所述。

负有失业保险责任的雇主必须在支付工资并承担责任后的十天内向德克萨斯州劳动力委员会注册，提交工资报告并通过电子方式缴纳失业税（除非已获得批准的困难豁免），并在雇佣日期后的20天内向由总检察长办公室管理的雇主新员工报告运营中心报告新员工和重新雇佣的员工。资料来源： https://www.twc.texas.gov/programs/unemployment-tax/responsibilities-liable-employer 和 https://www.twc.texas.gov/employer-resources/new-hire-reporting

收入、购买和文件

采购发票上会标明是否已支付德克萨斯州销售税、是否已提供转售或免税证明，或者是否已产生使用税，因为这种区别是审计长例行审计的一个要点。

记录保留多长时间

审计长办公室的审计通知指出，州政府应收税款的诉讼时效为四年，审计通常涵盖最近四年期间，但以下情况除外：提交虚假或欺诈性申报表意图逃税；申报表如通知所述，更正后将导致税款增加25%或以上；或未提交申报表。来源： https://comptroller.texas.gov/taxes/publications/96-146.pdf

当一个行业需要更多记录时

能源行业。石油和天然气生产商及其他资源税纳税人除需保留特许经营税和销售税记录外，还必须保留支持资源税申报的生产、销售和价格记录。适用范围仅限于从事资源税应税生产的企业。

建筑和房地产装修承包商必须区分应税服务、用于不动产的材料以及转售购买，因为德克萨斯州销售税的处理方式因合同类型而异。他们的发票和合同均列于审计长审计通知的记录保存部分。

簿记实践

以下情况说明了企业如何组织其账簿记录。这些只是示例，并非针对任何特定企业的税务处理方式。

德克萨斯州有限责任公司至少会将销售发票、采购发票、转售证明、总账、银行对账单和特许经营税利润率工作底稿保存四年，如果该年度正在接受审计长听证，则按照保存期限规定，保存时间会更长。

雇主在每月的第一天雇用一名工人，注册或确认其劳动力委员会账户，在 20 个日历日内报告新雇员，并以电子方式而不是通过邮件提交其季度工资报告，除非它持有困难豁免。

特许经营税计算和卖方文件

一家德州公司即使银行账户账目完全核对无误，也可能缺少解释特许经营税利润率计算所需的明细表。收入、合格成本记录、客户发票和免税文件应该相互关联，但不能混为一谈。

这只是会计工作流程上的区别，并非声称德克萨斯州所有企业都适用相同的税收或申报规则。具体的税务处理取决于实际交易和业务活动。簿记员的职责是保存交易凭证并对金额进行一致的分类。而确定有争议的税务立场或申报处理则属于独立的专业判断。

一份实用的德克萨斯州企业月度回顾

首先要从原始记录入手，而不是银行流水。客户发票、销售报告、工资登记簿、供应商账单或合同都能说明发生了什么。将其与相应的存款或付款进行核对，调查差异，并清晰地记录调整项。如果需要提交州税或工资报告，则需单独建立账簿与该报告金额的对账表。这样，企业主就能在不混淆营业收入、已收税款、员工预扣款或其他负债的情况下，比较经营业绩。

对于准备将账目交给税务专业人士的业主来说，一份有用的资料包应包括：期间汇总表、已提交的纳税申报表副本（如适用）、支持重大调整的交易记录以及一份未决问题的简要清单。已核对的银行账户只是该资料包的一部分。账目记录的质量取决于审核人员能否追溯重要数据的来源。

需要保留哪些物品

妥善保存发票、收据、银行和信用卡对账单、工资报告、账户调节表以及与业务相关的任何豁免或特殊项目文件的副本。应制定保存期限表，明确每类文件适用哪项法律或项目，而不是想当然地认为所有记录都适用同一个截止日期。对于待处理的审计、索赔或争议，应保留相关文件直至问题解决，并根据现行适用规则核实任何销毁决定。

Paper Trail负责这项工作的簿记组织、分类和对账部分。税务申报立场、法律解释和特殊的工资分类应由相应的合格专业人员审核。