南卡罗来纳州簿记

保存支持账目的记录

凡申请或持有南卡罗来纳州税务局颁发的许可证、须缴纳该局征收的任何税款、费用或附加费，或须向该局提交任何申报表或声明的人员，均须保存足以证明其有权获得或持有该许可证、申报表或声明中须列明的任何金额，或任何应缴税款、费用或附加费的账簿、文件、备忘录和记录。就此而言，申报表包括信息申报表和报告。以上内容摘自南卡罗来纳州法规 117 200.1，此处以简明易懂的方式进行概述。来源： https://www.law.cornell.edu/regulations/south-carolina/R-117-200.1

这些账簿和记录必须始终可供部门代理人或审计人员随时查阅。来源： https://www.law.cornell.edu/regulations/south-carolina/R-117-200.1

州税如何影响账簿

南卡罗来纳州征收州销售税和使用税、个人所得税、公司所得税和公司营业执照费，以及雇主预扣税。州销售税税率为6%，各县可能还会征收地方销售税和使用税，包括资本项目税、交通税、教育税和地方选择税，因此记录必须显示销售或交付的县。

南卡罗来纳州还征收入场税、针对按杯售卖酒类饮品的场所征收的酒类饮品税，以及税务部门门户网站上列出的其他类别税项，包括酒类饮品许可证税、宾果游戏税和针对相应类别企业的燃油税。来源： http://dor.sc.gov/mydorway/

在多个县有销售业务的企业，会为每个申报期保留一份地方税工作表，列出各县的总销售额和税额，因为州申报表要求按县报告地方税额。

工资记录和雇主报告

雇主代扣代缴南卡罗来纳州所得税，并向税务部门提交代扣代缴申报表和年度工资报表；同时，他们还向南卡罗来纳州就业和劳动力部门提交季度失业税和工资报告。

收入、购买和文件

第 117 200.1 条规定列出了复制记录时需要提供的证明材料种类，包括原始凭证、采购订单、发票、支票、凭证和工资记录，这表明采购和付款凭证是南卡罗来纳州税务记录的一部分。来源： https://www.law.cornell.edu/regulations/south-carolina/R-117-200.1

记录保留多长时间

根据第117 200.1条规定，账簿和记录必须自申报表提交之日或到期日（以较晚者为准）起至少保存4年。来源： https://www.law.cornell.edu/regulations/south-carolina/R-117-200.1

只有在事先获得税务部门书面批准的情况下，纳税人才能保存原始凭证、采购订单、发票、支票、凭证和工资记录等证明文件的缩微胶片副本，以代替原件。此外，纳税人还必须保留这些副本，直至其内容可能成为税务部门执法过程中的重要依据。纳税人还必须提供保存和随时查阅的设施，包括用于查看的投影仪，并随时准备在需要时誊写相关信息。 https://www.law.cornell.edu/regulations/south-carolina/R-117-200.1

当一个行业需要更多记录时

南卡罗来纳州的餐饮服务业需缴纳多层税款。按杯售卖酒水的餐厅和酒吧需缴纳酒水税，住宿提供商需缴纳州和地方住宿税，娱乐场所需缴纳门票税。每项税款都需要按类别划分的收入记录。该部门在其门户网站上列出了门票税、酒水税和酒类许可证税等税种。来源： http://dor.sc.gov/mydorway/

制造业和工业企业需申报企业动产，对于制造业企业而言，还需申报制造业财产税，这需要除普通所得税记录外，还需提供固定资产和折旧记录。税务部门将企业动产税和制造业财产税列入其税种之中。来源： http://dor.sc.gov/mydorway/

簿记实践

以下情况说明了企业如何组织其账簿记录。这些只是示例，并非针对任何特定企业的税务处理方式。

查尔斯顿一家零售商提交了一份销售和使用税申报表，并将该期间的账簿、按县划分的地方税表、采购订单、发票和支票保存在一起。该零售商设定销毁日期为申报表提交或到期日后至少4年，以较晚者为准；如果税务部门在此日期前启动审计，则零售商保留相关文件。

哥伦比亚一家按杯售卖酒水的餐厅，将酒水销售额、食品销售额和其他销售额分别记入不同的收银机总额。月底，记账员在同一销售日记账中将按杯售卖酒水的税额和销售税额核对成两个不同的总额。此外，餐厅老板如果新招了一名服务员，则需在服务员上岗后的20天内上报该项雇佣情况。

住宿税、门票税和饮料税

南卡罗来纳州的酒店餐饮企业可能涉及多种税种，无法仅用单一的总收入数字来解释。住宿收入、门票收入和酒类销售收入都需要进行单独分类，并需提供相应的税项证明文件。

这只是会计工作流程上的区别，并非声称南卡罗来纳州所有企业都适用相同的税收或申报规则。具体的税务处理取决于实际交易和业务活动。簿记员的职责是保存交易凭证并对金额进行一致的分类。而确定有争议的税务立场或申报处理则属于独立的专业判断。

一份面向南卡罗来纳州企业的实用月度回顾

首先要从原始记录入手，而不是银行流水。客户发票、销售报告、工资登记簿、供应商账单或合同都能说明发生了什么。将其与相应的存款或付款进行核对，调查差异，并清晰地记录调整项。如果需要提交州税或工资报告，则需单独建立账簿与该报告金额的对账表。这样，企业主就能在不混淆营业收入、已收税款、员工预扣款或其他负债的情况下，比较经营业绩。

对于准备将账目交给税务专业人士的业主来说，一份有用的资料包应包括：期间汇总表、已提交的纳税申报表副本（如适用）、支持重大调整的交易记录以及一份未决问题的简要清单。已核对的银行账户只是该资料包的一部分。账目记录的质量取决于审核人员能否追溯重要数据的来源。

需要保留哪些物品

妥善保存发票、收据、银行和信用卡对账单、工资报告、账户调节表以及与业务相关的任何豁免或特殊项目文件的副本。应制定保存期限表，明确每类文件适用哪项法律或项目，而不是想当然地认为所有记录都适用同一个截止日期。对于待处理的审计、索赔或争议，应保留相关文件直至问题解决，并根据现行适用规则核实任何销毁决定。

Paper Trail负责这项工作的簿记组织、分类和对账部分。税务申报立场、法律解释和特殊的工资分类应由相应的合格专业人员审核。