罗德岛簿记

保存支持账目的记录

罗德岛州的每位零售商都必须保存完整且充分的业务记录。税务局第 SU 89 91 号条例要求记录显示有形动产销售的总收入（包括应税和免税商品以及销售中包含的任何服务）、所有依法允许并在申报表中申报的扣除项、所有用于转售的有形动产的总购买价格以及所有用于在州内使用或消费的有形动产的总购买价格。来源： https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf

这些记录必须包括一般谨慎的商人从事相同业务活动时通常保存的账簿，以及所有账单、收据、发票、收银机小票和其他支持账簿记录的原始凭证，以及编制纳税申报表时使用的所有附表和工作底稿。未能保存此类记录将被视为疏忽或意图逃税的证据，并可能导致处罚。来源： https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf

州税如何影响账簿

罗德岛州还征收针对特定行业的单独税项，包括酒店税、餐饮场所的餐饮税，以及针对特定行业的垃圾税和其他消费税。这些税项要求企业按类别提供收入记录。

餐厅将食品、饮料和其他商品的销售分别放在不同的收银部门，因为餐饮税的申报取决于这种划分。

工资记录和雇主报告

所有在罗德岛州开展业务的雇主都必须在员工入职后的14天内报告居住或工作在罗德岛州的新员工。根据罗德岛州新员工报告手册，州和联邦法律要求报告所有领取报酬的个人，无论其是否符合联邦税法规定的雇员标准。来源： https://dc-newhire.com/files/ri_new_hire.pdf

雇主代扣代缴罗德岛州所得税，并向税务局提交代扣代缴申报表；同时，他们还向劳工和培训部提交失业保险税和工资报告。

收入、购买和文件

本州记录保存部分中的记录规则针对文档有州级特定要求。它要求记录在案的用于转售的财产以及在罗德岛州境内使用或消费的财产的购买价格，并附上支持账簿的发票、账单、收据和工作底稿。因此，购买文档是罗德岛州销售税记录的组成部分。来源： https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf

记录保留多长时间

根据SU 89 91号条例所述，除非税务主管机关或其授权代表以书面形式授权销毁或其他处置，否则必须为国家税务部门审计保存至少3年。来源： https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf

如果符合相关规定，账簿（包括现金账簿、日记账、凭证登记簿、分类账、销售发票、采购发票和贷项通知单）的缩微胶片或其他自动化介质副本可以代替原始记录。来源： https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf

当一个行业需要更多记录时

餐饮场所负责收取和申报餐饮税，并须保存销售记录，区分食品饮料销售额和其他销售额。这适用于餐厅、酒吧、餐饮承办商及类似场所。

酒店和其他住宿提供商收取州和地方住宿税，并按物业保存入住率和客房收入记录。

簿记实践

以下情况说明了企业如何组织其账簿记录。这些只是示例，并非针对任何特定企业的税务处理方式。

普罗维登斯一家礼品店每月都会保存总收入明细，包括应税商品和非应税商品的分类收入、用于转售的库存采购发票以及店内使用的物料采购发票。该店至少会将这些文件保存三年，以备税务部门审计，如果审计期仍在进行中，则未经书面授权不得销毁这些文件。

一家咖啡馆周一雇佣了一名厨师。店主在厨师上岗后的14天内向罗德岛州商业名录报告了该新员工的信息，并且收银机设置了将食品和饮料销售额与商品销售额分开记录，以便申报餐饮税。

餐饮记录以及一般销售记录

一家销售咖啡、熟食和商品的咖啡馆应该清楚各个收银部门负责不同的税额。最好的记账系统会将原始支票和发票与每日财务汇总表一起保存。

这只是会计工作流程上的区别，并非声称罗德岛州所有企业都适用相同的税收或申报规则。具体的税务处理取决于实际交易和业务活动。簿记员的职责是保存交易凭证并对金额进行一致的分类。而确定有争议的税务立场或申报处理则属于独立的专业判断。

一份面向罗德岛企业的实用月度回顾

首先要从原始记录入手，而不是银行流水。客户发票、销售报告、工资登记簿、供应商账单或合同都能说明发生了什么。将其与相应的存款或付款进行核对，调查差异，并清晰地记录调整项。如果需要提交州税或工资报告，则需单独建立账簿与该报告金额的对账表。这样，企业主就能在不混淆营业收入、已收税款、员工预扣款或其他负债的情况下，比较经营业绩。

对于准备将账目交给税务专业人士的业主来说，一份有用的资料包应包括：期间汇总表、已提交的纳税申报表副本（如适用）、支持重大调整的交易记录以及一份未决问题的简要清单。已核对的银行账户只是该资料包的一部分。账目记录的质量取决于审核人员能否追溯重要数据的来源。

需要保留哪些物品

妥善保存发票、收据、银行和信用卡对账单、工资报告、账户调节表以及与业务相关的任何豁免或特殊项目文件的副本。应制定保存期限表，明确每类文件适用哪项法律或项目，而不是想当然地认为所有记录都适用同一个截止日期。对于待处理的审计、索赔或争议，应保留相关文件直至问题解决，并根据现行适用规则核实任何销毁决定。

Paper Trail负责这项工作的簿记组织、分类和对账部分。税务申报立场、法律解释和特殊的工资分类应由相应的合格专业人员审核。