宾夕法尼亚州簿记

保存支持账目的记录

宾夕法尼亚州销售和使用税法规（61 Pa. Code）工资单第4.2节要求供应商和用户保存应税和免税交易的记录。从事不同业务的人员必须为每项业务分别保存账簿和记录。该法规举例说明，如果某人既是零售商又是建筑承包商，则必须为零售业务和建筑业务分别保存记录和账户。来源： https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

根据审计或其他税务部门的要求，供应商或用户必须按规定有序地提交记录，并附上税务部门要求的摘要和明细表，同时必须为审计或检查提供适当的便利条件。来源： https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

州税如何影响账簿

费城和宾夕法尼亚州的许多其他城市都征收地方所得税，费城还征收营业收入税。需缴纳地方税的雇主和企业必须按工作场所和所在城市保存工资和收入记录，以便提交地方纳税申报表。具体征收范围取决于工作或业务开展所在的城市。

雇主使用收集到的员工居住地和工作地点信息来为每位员工设定正确的当地所得税预扣税额，并将该文件与工资记录一起保存。

工资记录和雇主报告

雇主按季度向劳工和工业部失业补偿办公室提交失业补偿税和工资报告。

收入、购买和文件

本州记录保存部分中关于单独记账的规定因州而异。一家企业如果同时拥有应税零售业务和其他业务（例如建筑承包），则必须为每项业务分别保存记录和账户，因此应收账款、工程成本和材料采购不能合并到一个未区分的账簿中进行税务处理。来源： https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

记录保留多长时间

根据销售和使用税法或宾夕法尼亚州法典第61章工资单第4.2节的规定，相关记录必须自记录所涉日历年度结束之日起至少保存3年。来源： https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

宾夕法尼亚州境内销售的销售和使用税记录必须保存在宾夕法尼亚州境内，除非供应商获得销售和使用税局局长的书面授权将其移出。该授权可在提前30天书面通知的情况下撤销。宾夕法尼亚州境外销售的记录可以保存在宾夕法尼亚州境内、销售地点或供应商总部。来源： https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

当一个行业需要更多记录时

宾夕法尼亚州的建筑承包商通常是其安装材料和用品的消费者，并需就这些材料缴纳税款；同时，在某些情况下，他们也进行应税零售。记录保存部分提到的针对兼任承包商的零售商的单独记录规则，是其簿记方面的相应规定。 https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

酒店和其他住宿提供商除了征收销售税外，还会征收州酒店入住税（如适用），这需要按入住次数记录客房收入和免税情况。

簿记实践

以下情况说明了企业如何组织其账簿记录。这些只是示例，并非针对任何特定企业的税务处理方式。

匹兹堡一家五金零售企业也承接安装工程。该公司保存两套销售和工程记录：一套用于记录已收税款的零售销售，另一套用于记录包含材料采购发票的工程承包项目。这两套记录均在宾夕法尼亚州保存，保存期限至少为相关日历年度结束后的三年。

费城的一位雇主将每位员工的当地税务居住地和工作地点信息、每个工资期的州预扣税记录以及季度失业工资清单保存在一个工资文件中，以便对同一季度的州、地方和失业申报进行核对。

不同的业务活动应分别记账

一家在宾夕法尼亚州经营零售商店并承接建筑工程的公司，不应将所有收据和材料成本合并为一个类别。区分转售商品和项目消耗的材料对于税务记录至关重要。

这只是会计工作流程上的区别，并非声称宾夕法尼亚州所有企业都适用相同的税收或申报规则。具体的税务处理取决于实际交易和业务活动。簿记员的职责是保存交易凭证并对金额进行一致的分类。而确定有争议的税务立场或申报处理则属于独立的专业判断。

一份面向宾夕法尼亚州企业的实用月度回顾

首先要从原始记录入手，而不是银行流水。客户发票、销售报告、工资登记簿、供应商账单或合同都能说明发生了什么。将其与相应的存款或付款进行核对，调查差异，并清晰地记录调整项。如果需要提交州税或工资报告，则需单独建立账簿与该报告金额的对账表。这样，企业主就能在不混淆营业收入、已收税款、员工预扣款或其他负债的情况下，比较经营业绩。

对于准备将账目交给税务专业人士的业主来说，一份有用的资料包应包括：期间汇总表、已提交的纳税申报表副本（如适用）、支持重大调整的交易记录以及一份未决问题的简要清单。已核对的银行账户只是该资料包的一部分。账目记录的质量取决于审核人员能否追溯重要数据的来源。

需要保留哪些物品

妥善保存发票、收据、银行和信用卡对账单、工资报告、账户调节表以及与业务相关的任何豁免或特殊项目文件的副本。应制定保存期限表，明确每类文件适用哪项法律或项目，而不是想当然地认为所有记录都适用同一个截止日期。对于待处理的审计、索赔或争议，应保留相关文件直至问题解决，并根据现行适用规则核实任何销毁决定。

Paper Trail负责这项工作的簿记组织、分类和对账部分。税务申报立场、法律解释和特殊的工资分类应由相应的合格专业人员审核。