俄亥俄州簿记

保存支持账目的记录

俄亥俄州法律要求应缴纳销售税和使用税的销售商和用户，必须按照税务专员要求的格式保存记录、收据、发票、提单、资产分类账、折旧表、转账日记账以及其他主要和次要记录。这些记录必须在办公时间内接受税务专员的查阅。来源： http://codes.ohio.gov/ohio-revised-code/section-5741.15

对于所得税，税务专员可以规定保存记录和其他相关文件的要求，以及提交联邦所得税申报表和裁定书副本的要求，并可以要求个人保存记录，以显示其是否负有纳税义务或预扣税义务，以及该义务的金额。来源： https://codes.ohio.gov/ohio-revised-code/section-5747.17

州税如何影响账簿

俄亥俄州征收州销售税和使用税、个人所得税、雇主预扣税以及商业活动税。县级和交通运输管理局的销售税会增加州销售税率，因此销售记录必须显示交货县。

由于 CAT 是基于总收入而不是利润，因此企业需要进行收入核对，从账簿中的总收入开始，扣除来自俄亥俄州以外的收入和排除的收入，最终得出 CAT 申报所需的俄亥俄州应税总收入。

工资记录和雇主报告

雇主需代扣代缴俄亥俄州所得税，并向税务部门提交代扣代缴申报表和年度对账单。此外，雇主还需按季度向俄亥俄州就业与家庭服务部报告失业保险工资情况。

收入、购买和文件

本州相关章节的记录保存部分中的使用税记录规则列明了需要保存的文件，包括发票、提单、资产分类账和折旧表，因此，俄亥俄州的采购发票和资产记录明确属于税务记录。来源： http://codes.ohio.gov/ohio-revised-code/section-5741.15

记录保留多长时间

根据俄亥俄州修订法典第741.15条的保存规定，销售和使用税记录必须保存4年，除非税务专员书面同意在此期限内销毁或命令保存更长时间。来源： http://codes.ohio.gov/ohio-revised-code/section-5741.15

根据俄亥俄州修订法典第747.17条规定，所得税记录也必须保存4年，但需获得相同的书面同意，且存在保存期限更长的例外情况。来源： https://codes.ohio.gov/ohio-revised-code/section-5747.17

当一个行业需要更多记录时

俄亥俄州对在该州开采的石油、天然气、煤炭和其他自然资源征收资源开采税，开采者需保留生产和销售记录以缴纳该税。此规定仅适用于开采者及其相关购买者。

在俄亥俄州，机动车燃料、香烟和酒精饮料企业需要分别办理消费税许可证、申报表和产品记录。

簿记实践

以下情况说明了企业如何组织其账簿记录。这些只是示例，并非针对任何特定企业的税务处理方式。

哥伦布市一家经销商从外州供应商处购买了一台设备，该供应商未收取税款。簿记员将这笔采购记录在消费税文件中，包括发票和资产分类账条目，并计提了俄亥俄州消费税，然后将该文件从该期间的纳税申报表起保留4年。

俄亥俄州一家发展迅速的零售商开始进行CAT申报。在年底，该公司编制一份收据核对表，将俄亥俄州的收据与其他州的收据分开，并将核对表背后的发票和销售记录至少保留至CAT申报表提交后的4年。

商业活动税和城市工资税

俄亥俄州的企业需要区分从顾客处收取的销售税和自身基于营业总收入的纳税义务。在多个城市开展业务的雇主也需要准确的工作地点数据，因为单一州的预扣税总额可能无法反映当地的纳税义务。

这只是会计工作流程上的区别，并非声称俄亥俄州所有企业都适用相同的税收或申报规则。具体的税务处理取决于实际交易和业务活动。簿记员的职责是保存交易凭证并对金额进行一致的分类。而确定有争议的税务立场或申报处理则属于另一项专业判断。

一份面向俄亥俄州企业的实用月度回顾

首先要从原始记录入手，而不是银行流水。客户发票、销售报告、工资登记簿、供应商账单或合同都能说明发生了什么。将其与相应的存款或付款进行核对，调查差异，并清晰地记录调整项。如果需要提交州税或工资报告，则需单独建立账簿与该报告金额的对账表。这样，企业主就能在不混淆营业收入、已收税款、员工预扣款或其他负债的情况下，比较经营业绩。

对于准备将账目交给税务专业人士的业主来说，一份有用的资料包应包括：期间汇总表、已提交的纳税申报表副本（如适用）、支持重大调整的交易记录以及一份未决问题的简要清单。已核对的银行账户只是该资料包的一部分。账目记录的质量取决于审核人员能否追溯重要数据的来源。

需要保留哪些物品

妥善保存发票、收据、银行和信用卡对账单、工资报告、账户调节表以及与业务相关的任何豁免或特殊项目文件的副本。应制定保存期限表，明确每类文件适用哪项法律或项目，而不是想当然地认为所有记录都适用同一个截止日期。对于待处理的审计、索赔或争议，应保留相关文件直至问题解决，并根据现行适用规则核实任何销毁决定。

Paper Trail负责这项工作的簿记组织、分类和对账部分。税务申报立场、法律解释和特殊的工资分类应由相应的合格专业人员审核。