北达科他州簿记

保存支持账目的记录

根据《北达科他州世纪法典》第57章的规定，纳税人必须保存所有用于确定正确纳税义务的必要记录。所有必需记录必须应税务专员或其授权代表的要求提供。相关法规《北达科他州行政法规》81 01.1 04 03 概述了涵盖的资料类型，包括会计报表、账簿、合同、分类账、日记账、会计账簿、账户汇总、信函和电子存储信息。来源： https://www.law.cornell.edu/regulations/north-dakota/N-D-A-C-81-1.1-04-03

如果纳税人同时以电子版和纸质版保存所需记录，则应税务专员要求，纳税人必须以电子版形式提供这些记录。同时保存纸质记录并不能免除这项义务。来源： https://www.law.cornell.edu/regulations/north-dakota/N-D-A-C-81-1.1-04-03

州税如何影响账簿

北达科他州还征收石油和天然气税，包括石油开采税和石油天然气总产量税，这些内容在本州章节的第 6 部分中有所介绍。

零售商在进行应税销售之前，需从州税务专员办公室获得销售税许可证，并根据税务部门根据预期纳税义务所指定的时间，按月、按季度或按年提交纳税申报表。

工资记录和雇主报告

雇主需向北达科他州就业服务中心登记预扣税款和失业保险，并按季度提交失业工资报告。雇主还需通过纳税人访问点提交工资和信息报表，税务专员会在该系统上发布填写 1099 表格的详细步骤说明。来源： https://www.tax.nd.gov/sites/www/files/documents/forms/misc-forms/step-by-step-instructions-on-how-sign-up-for-tap.pdf?ref=deskera.com

收入、购买和文件

该州记录保存章节中的一般记录保存规定明确涵盖与纳税义务相关的合同、账簿、日记账和信函，因此，在北达科他州，当供应商合同、客户合同和费用往来函件能够佐证纳税申报表上的金额时，它们就属于税务记录。来源： https://www.law.cornell.edu/regulations/north-dakota/N-D-A-C-81-1.1-04-03

记录保留多长时间

一般记录保存规定要求保存确定正确纳税义务所需的记录，并应要求提供这些记录，但所审查的文本中并未规定固定的年限。来源： https://www.law.cornell.edu/regulations/north-dakota/N-D-A-C-81-1.1-04-03

北达科他州发布的纳税人权利资料指出，税务机关可在纳税申报截止日期后的三年内随时进行评估或退税；如果少缴税款超过25%，则可在六年内进行评估或退税。因此，纳税申报记录至少应保留至适用的评估期结束。来源： https://www.co.ward.nd.us/DocumentCenter/View/3982/ND-Taxpayer-Bill-of-Rights

当一个行业需要更多记录时

石油和天然气生产商必须保存生产、销售和购买记录，以支持石油开采税和总产量税的申报，包括每口油井或租赁地块的产量和销售量。这适用于生产作业的运营商和权益所有者，但不适用于一般企业。

在北达科他州，煤炭和其他资源开采活动有其自身的基于产量的税收报告制度，包括吨位和销售记录。

簿记实践

以下情况说明了企业如何组织其账簿记录。这些只是示例，并非针对任何特定企业的税务处理方式。

法戈市一家零售商将全年的销售日志、采购发票以及记录有争议免税事项的电子邮件都保存在一个电子文件夹中。当税务专员要求提供电子版记录时，该零售商可以提供整个文件夹，而无需仅提供纸质副本。

一家小型石油服务公司会为每个月单独保存一个油井档案，其中包含作业单、购买者声明和生产报告，以便将用于生产相关税务申报的金额追溯到原始凭证。

电子审计记录和生产活动

北达科他州的企业应能在被要求时提供清晰易读的电子记录。在资源行业，仅凭发票可能无法全面反映经营活动，因为产量、交货记录和采购商对账单等信息可以分别支撑账簿的不同部分。

这只是会计工作流程上的差异，并非声称北达科他州所有企业都适用相同的税收或申报规则。具体的税务处理取决于实际交易和业务活动。簿记员的职责是保存交易凭证并对金额进行一致的分类。而确定有争议的税务立场或申报处理则属于独立的专业判断。

一份实用的北达科他州企业月度回顾

首先要从原始记录入手，而不是银行流水。客户发票、销售报告、工资登记簿、供应商账单或合同都能说明发生了什么。将其与相应的存款或付款进行核对，调查差异，并清晰地记录调整项。如果需要提交州税或工资报告，则需单独建立账簿与该报告金额的对账表。这样，企业主就能在不混淆营业收入、已收税款、员工预扣款或其他负债的情况下，比较经营业绩。

对于准备将账目交给税务专业人士的业主来说，一份有用的资料包应包括：期间汇总表、已提交的纳税申报表副本（如适用）、支持重大调整的交易记录以及一份未决问题的简要清单。已核对的银行账户只是该资料包的一部分。账目记录的质量取决于审核人员能否追溯重要数据的来源。

需要保留哪些物品

妥善保存发票、收据、银行和信用卡对账单、工资报告、账户调节表以及与业务相关的任何豁免或特殊项目文件的副本。应制定保存期限表，明确每类文件适用哪项法律或项目，而不是想当然地认为所有记录都适用同一个截止日期。对于待处理的审计、索赔或争议，应保留相关文件直至问题解决，并根据现行适用规则核实任何销毁决定。

Paper Trail负责这项工作的簿记组织、分类和对账部分。税务申报立场、法律解释和特殊的工资分类应由相应的合格专业人员审核。