纽约簿记

保存支持账目的记录

注册销售税供应商必须保存准确完整的销售和采购记录。税务部门关于销售税供应商记录保存的公告要求记录应显示销售总额、应税销售额和免税销售额、采购额以及已收税款，并要求税务部门应要求提供这些记录。来源： http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/record-keeping_requirements_for_sales_tax_vendors.htm

对于所得税，税务部门建议，申报表提交后，应至少保留记录和证明文件3年，以记录收入来源、预扣税款和预估税款以及可扣除支出。来源： http://www.tax.ny.gov/pit/letters/recordkeeping.htm

州税如何影响账簿

纽约州征收州销售税和使用税、个人所得税、公司特许经营税以及雇主预扣税。地方销售税，包括县、市和某些地区的税费，与州税一同征收，因此记录必须显示交货或使用地点，以支持所适用的合并税率。

零售商会将免税证明和转售证明存档，以备销售时使用，因为供应商有责任证明为什么没有收取税款。

工资记录和雇主报告

雇主需按季度向税务部门提交综合预扣税款、工资申报和失业保险申报表。失业保险缴款和工资申报由劳工部负责管理。

收入、购买和文件

销售税供应商记录由税务部门规定，包括支持日常销售和采购的单据。该公告指出，销售单、发票、收据、采购发票和免税文件等记录均属于供应商必须保存和提供的记录。来源： http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/record-keeping_requirements_for_sales_tax_vendors.htm

记录保留多长时间

销售税供应商必须至少保存所有记录三年，从相关申报表的到期日或申报表提交日（以较晚者为准）起算。如果记录涉及审计、诉讼或其他法律程序，税务部门可能要求更长的保存期限。来源： http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/record-keeping_requirements_for_sales_tax_vendors.htm

因容量限制而从系统中移除的销售点数据仍必须以可审计的形式进行传输并保存三年；当企业更换销售点系统时，也必须进行数据传输。来源： http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/record-keeping_requirements_for_sales_tax_vendors.htm

当一个行业需要更多记录时

在纽约州，销售机动车燃油、烟草、酒精和其他特定管制产品的企业需要单独进行消费税登记、申报和产品记录。这些税费仅适用于从事这些行业的企业。

参与医疗补助计划的医疗机构除了保存税务记录外，还必须按照计划规定保存支持索赔和付款的记录。此规定仅适用于已注册的医疗机构，并非所有医疗机构都适用。

簿记实践

以下情况说明了企业如何组织其账簿记录。这些只是示例，并非针对任何特定企业的税务处理方式。

奥尔巴尼一家服装店将每日收银总额、销售点审计追踪记录以及批发客户的转售证明保存在一个月度文件中。季度销售税申报表提交三年后，该店会在销毁该文件前进行审查；如果税务审计正在进行中，则会保留该文件。

一家位于曼哈顿的服务公司，其员工居住在纽约市，该公司在其工资登记册中将城市预扣税与州预扣税分开，以便季度合并申报表和与城市相关的工资记录能够对账。

销售点审计追踪和城市义务

纽约一家经常发生退款、作废和换货的商店应该能够解释其每日收银总额为何与总交易额存在差异。纽约市的商家可能还需遵守其他报告类别，这些类别不应与全州范围内的义务混淆。

这只是会计工作流程上的区别，并非声称纽约州所有企业都适用相同的税收或申报规则。具体的税务处理取决于实际交易和业务活动。簿记员的职责是保存交易凭证并对金额进行一致的分类。而确定有争议的税务立场或申报处理则属于独立的专业判断。

一份面向纽约企业的实用月度回顾

首先要从原始记录入手，而不是银行流水。客户发票、销售报告、工资登记簿、供应商账单或合同都能说明发生了什么。将其与相应的存款或付款进行核对，调查差异，并清晰地记录调整项。如果需要提交州税或工资报告，则需单独建立账簿与该报告金额的对账表。这样，企业主就能在不混淆营业收入、已收税款、员工预扣款或其他负债的情况下，比较经营业绩。

对于准备将账目交给税务专业人士的业主来说，一份有用的资料包应包括：期间汇总表、已提交的纳税申报表副本（如适用）、支持重大调整的交易记录以及一份未决问题的简要清单。已核对的银行账户只是该资料包的一部分。账目记录的质量取决于审核人员能否追溯重要数据的来源。

需要保留哪些物品

妥善保存发票、收据、银行和信用卡对账单、工资报告、账户调节表以及与业务相关的任何豁免或特殊项目文件的副本。应制定保存期限表，明确每类文件适用哪项法律或项目，而不是想当然地认为所有记录都适用同一个截止日期。对于待处理的审计、索赔或争议，应保留相关文件直至问题解决，并根据现行适用规则核实任何销毁决定。

Paper Trail负责这项工作的簿记组织、分类和对账部分。税务申报立场、法律解释和特殊的工资分类应由相应的合格专业人员审核。