新墨西哥州簿记

保存支持账目的记录

新墨西哥州并未对所有私营企业强制执行统一的会计准则。可强制执行的义务逐项产生，主要依据《税收管理法》以及总收入税、补偿税和预扣税的综合申报系统。即使无需缴纳税款，注册纳税人也必须在每个申报期内提交纳税申报表，这是总收入税条例中规定的一项规则。 https://www.law.cornell.edu/regulations/new-mexico/3-2-2-15-NMAC

记录必须足以显示各地点的总收入、已申报的扣除额和应缴税款，因为纳税申报表是按地点报告收入的。税务部门向申报人提供的指南也解释了评估追溯期，这就是为什么实际操作中基础收入记录如此重要的原因。来源： https://realfile.tax.newmexico.gov/CRS-1%20Filers%20Kit%20For%20Reporting%20Gross%20Receipts%20Withholding%20and%20Compensating%20Taxes%20July%20through%20December%202019.pdf

州税如何影响账簿

新墨西哥州征收的是营业总收入税，而非传统的零售销售税。该税是对商家在州内经营所得征收的税款，广泛适用于在该州销售财产和提供服务的收入，但可享受法定扣除和豁免。自2022年7月1日起，全州税率已降至5%，地方选择性税率则根据地域而定。来源： https://www.tax.newmexico.gov/wp-content/uploads/2022/07/Tax-laws-take-effect.pdf

新墨西哥州还对在州外购买的财产和某些服务征收补偿税，此外还有个人所得税、公司所得税以及雇主代扣代缴的所得税。因此，记账必须将总收入、可抵扣收入、应税收入、需缴纳补偿税的采购以及工资代扣代缴分开列示。

由于各地税率不同，销售点和发票系统会记录每笔交易的交付或履行地点，而不仅仅是企业地址。

工资记录和雇主报告

雇主代扣代缴州所得税，并通过税务局申报代扣代缴情况。失业保险税和季度工资申报则提交给新墨西哥州劳动力解决方案部，该部门负责分配雇主的失业保险账户。

记录保留多长时间

税务部门向合并申报纳税人提供的指导意见指出，正常的评估期为税款到期年度结束后的三年。如果少报税款超过25%，评估期延长至六年；对于未提交的申报，评估期延长至七年；如果存在欺诈证据，评估期延长至十年。该指导意见还建议纳税人保留合并申报记录十年，这符合他们的利益。来源： https://realfile.tax.newmexico.gov/CRS-1%20Filers%20Kit%20For%20Reporting%20Gross%20Receipts%20Withholding%20and%20Compensating%20Taxes%20July%20through%20December%202019.pdf

当一个行业需要更多记录时

大麻企业需获得许可并由大麻管制部门进行监管，持证经营活动除需缴纳营业税外，还需履行库存和销售跟踪义务。此规定仅适用于已获得许可的大麻企业。

建筑承包商的总收入报告与建筑项目和地点挂钩，基于地点的申报结构意味着项目记录必须显示工作在哪里完成。

簿记实践

以下情况说明了企业如何组织其账簿记录。这些只是示例，并非针对任何特定企业的税务处理方式。

圣达菲一家服务公司按地点申报总收入。该公司每月都会保存一份按客户地点排列的收据清单、支持两项大额扣除的发票以及已提交的申报表。三年后，当税务部门询问某项扣除时，该公司可以追溯申报表中的相应发票和合同。

一家商店于 3 月 3 日雇佣了一名技术人员。该商店在 20 天内向新墨西哥州新员工名录报告了此次雇佣情况，并开立了该季度的失业工资记录，同时将雇佣文件与该员工的第一份工资记录一起归档。

服务和财产总收入报告

对于新墨西哥州的服务公司而言，发票应保留用于评估营业总收入税的服务和地点详细信息。记账时应将所有扣除项的凭证与发票一起保存，而不是从营业总收入账簿中扣除普通费用。

这只是会计工作流程上的区别，并非声称新墨西哥州所有企业都适用相同的税收或申报规则。具体处理方式取决于实际交易和业务活动。簿记员的职责是保存交易凭证并对金额进行一致的分类。确定有争议的税务立场或申报处理方式属于独立的专业判断。

新墨西哥州企业的实用月度回顾

首先要从原始记录入手，而不是银行流水。客户发票、销售报告、工资登记簿、供应商账单或合同都能说明发生了什么。将其与相应的存款或付款进行核对，调查差异，并清晰地记录调整项。如果需要提交州税或工资报告，则需单独建立账簿与该报告金额的对账表。这样，企业主就能在不混淆营业收入、已收税款、员工预扣款或其他负债的情况下，比较经营业绩。

对于准备将账目交给税务专业人士的业主来说，一份有用的资料包应包括：期间汇总表、已提交的纳税申报表副本（如适用）、支持重大调整的交易记录以及一份未决问题的简要清单。已核对的银行账户只是该资料包的一部分。账目记录的质量取决于审核人员能否追溯重要数据的来源。

需要保留哪些物品

妥善保存发票、收据、银行和信用卡对账单、工资报告、账户调节表以及与业务相关的任何豁免或特殊项目文件的副本。应制定保存期限表，明确每类文件适用哪项法律或项目，而不是想当然地认为所有记录都适用同一个截止日期。对于待处理的审计、索赔或争议，应保留相关文件直至问题解决，并根据现行适用规则核实任何销毁决定。

Paper Trail负责这项工作的簿记组织、分类和对账部分。税务申报立场、法律解释和特殊的工资分类应由相应的合格专业人员审核。