密西西比州簿记

保存支持账目的记录

密西西比州法律要求所有纳税人保存准确、完整且清晰易读的记录。这些记录必须用于确定每笔交易应缴税款并进行申报，必须以英文书写，账单、收据、支票、发票和收银机小票上必须注明交易日期，税务部门应要求提供查阅，并且必须保存在营业场所，如果营业场所位于密西西比州以外，则必须保存在主要营业场所。如果未保存足够的记录，税务部门可以使用任何可用的信息来确定纳税义务并评估税款。 密西西比州税务局记录保存和文件保存

州税如何影响账簿

密西西比州常见的会计核算税种包括销售税、使用税、所得税和预扣税，每种税种在税务部门网页的“会计核算”部分都有相应的记录清单。对于销售税，每个营业地点都必须单独保存一套销售记录；必须保留包括销售发票在内的所有文件，以证明任何免税或扣除；向许可证持有人销售商品的供应商必须保存每笔销售的记录，包括商品描述、价格、日期、购买者姓名和地址以及许可证编号；完整的记录必须能够支持坏账、退货和取消销售的扣除。来源： 密西西比州税务局记录保存和文件保存

税务部门的审计指南指出，纳税人有责任保存足以计算纳税义务的账簿和记录，一些评估结果是由于缺乏支持收入计算和支出扣除的记录而导致的。来源： 密西西比州税务局审计程序

工资记录和雇主报告

关于预扣税，税务部门记录页面要求提供预扣税记录，其中包括每位员工的姓名、地址和社会安全号码、雇佣日期、工资支付日期和金额、预扣税款的日期和金额、每位员工的密西西比州和联邦预扣税豁免证明、已作废的工资支票、所有已签发的 W2 和 1099 表格的副本，以及福利、费用报销、退休金、差旅费、假期津贴、解雇补偿金和小费的记录。来源： 密西西比州税务局记录保存和文件保存

根据密西西比州法典第43-19-46条（详见密西西比州人类服务部儿童抚养手册），新员工必须在雇用、重新雇用或让员工返回工作岗位后的15天内，向由密西西比州人类服务部管理的州新员工名录进行登记。 密西西比州人类服务部儿童抚养手册（PDF版）

收入、购买和文件

密西西比州的要求比本批次中的大多数州更为具体。除了记录保存部分列出的通用清单外，公司账户还应按地点保存固定资产分类账，并按购置年份记录历史成本；按地点保存存货记录，包括在年末的在途存货；详细说明资产估值方法和评估的工作底稿；与非关联方签订的租赁协议；按地点保存工资分类账；完整的联邦纳税申报表；按发货地和目的地详细记录有形动产销售的销售日志和发票；按交易目的地详细记录服务销售的销售日志和发票；记录关联实体所拥有财产的公允市场租金的记录；所有权和资本结构记录；公司会议记录及类似文件；支持会计变更的记录；以及支持税收抵免的记录。来源： 密西西比州税务局记录保存和文件保存

当一个行业需要更多记录时

该部门的记录页面指出，赌场、啤酒或烟草批发商、石油经销商和其他特定行业应查阅该部门规章制度中的具体记录要求。这是针对特定行业的规则，并非所有企业的通用义务。来源： 密西西比州税务局记录保存和文件保存

簿记实践

以下情况说明了企业如何组织其账簿记录。这些只是示例，并非针对任何特定企业的税务处理方式。

一家在密西西比州拥有两家门店的零售商，会为每个门店分别保存一套销售记录，并且对于向许可证持有人进行的每笔销售，都会按照州税务部门的要求，保存商品描述、价格、日期、购买者姓名和地址以及许可证号码。

一家企业于 6 月 1 日雇佣了一名员工。密西西比州的新员工报告期限为 15 天，比该批次大多数州使用的 20 天期限要短，因此仅根据 20 天规则制定的工资日历在密西西比州将会逾期。

基于位置的销售记录和资产历史记录

密西西比州的指导意见对保存业务支持记录的要求异常明确。拥有多家分店的企业应按分店保存销售数据，并将资产购置日期和成本记录在单独的表格中，而不是仅仅依赖于汇总的资产负债表数据。

这只是会计工作流程上的区别，并非声称密西西比州所有企业都适用相同的税收或申报规则。具体的税务处理取决于实际交易和业务活动。簿记员的职责是保存交易凭证并对金额进行一致的分类。而确定有争议的税务立场或申报处理则属于另一项专业判断。

一份面向密西西比州企业的实用月度回顾

首先要从原始记录入手，而不是银行流水。客户发票、销售报告、工资登记簿、供应商账单或合同都能说明发生了什么。将其与相应的存款或付款进行核对，调查差异，并清晰地记录调整项。如果需要提交州税或工资报告，则需单独建立账簿与该报告金额的对账表。这样，企业主就能在不混淆营业收入、已收税款、员工预扣款或其他负债的情况下，比较经营业绩。

对于准备将账目交给税务专业人士的业主来说，一份有用的资料包应包括：期间汇总表、已提交的纳税申报表副本（如适用）、支持重大调整的交易记录以及一份未决问题的简要清单。已核对的银行账户只是该资料包的一部分。账目记录的质量取决于审核人员能否追溯重要数据的来源。

需要保留哪些物品

妥善保存发票、收据、银行和信用卡对账单、工资报告、账户调节表以及与业务相关的任何豁免或特殊项目文件的副本。应制定保存期限表，明确每类文件适用哪项法律或项目，而不是想当然地认为所有记录都适用同一个截止日期。对于待处理的审计、索赔或争议，应保留相关文件直至问题解决，并根据现行适用规则核实任何销毁决定。

Paper Trail负责这项工作的簿记组织、分类和对账部分。税务申报立场、法律解释和特殊的工资分类应由相应的合格专业人员审核。