马萨诸塞州簿记

保存支持账目的记录

马萨诸塞州法规 830 CMR 62C.25.1 要求所有根据马萨诸塞州税法章节规定须纳税或负有代收税款义务的人员，必须保存永久账簿或记录，且账簿或记录必须足够准确完整，以便确定总收入、扣除额、抵免额以及纳税申报表中需要列明的其他事项。记录必须易于查找和整理，以便税务局长确定纳税义务；机器可读记录必须包含交易级别的详细信息，并可根据要求以标准格式检索。未能保存完整、准确且易于访问的记录可能导致税务局长根据其他信息确定税额，并可能导致处罚，包括不予批准扣除额、抵免额和免税额。来源： 830 CMR 62C.25.1，Mass.gov

企业之所以保留与原始凭证、银行记录和已提交的纳税申报表关联的总账，是因为相关法规规定纳税人对其申报的条目、扣除和抵免负有举证责任。这一做法源于上述法规中的举证责任规则。

州税如何影响账簿

马萨诸塞州常见的会计核算税项包括个人所得税和工资预扣税、公司消费税、销售税和使用税、餐饮销售税、客房占用税以及大麻零售税。记录保存条例明确涵盖了第 175M 章规定的所得税、公司和商业消费税、销售税和使用税以及带薪家庭和医疗假缴款等章节。资料来源： 830 CMR 62C.25.1，Mass.gov

工资记录和雇主报告

失业保险工资报告按季度进行。失业援助部规定，就业和工资明细报告的截止日期分别为4月30日、7月31日、10月31日和1月31日。报告需要包含以下信息：雇主账号、雇员社会保障号码和姓名、工作时长、总工资、应扣缴工资、已扣缴的州所得税、工作地点以及每月12日的就业数据。来源： 向 Mass.gov 提交就业和工资明细报告

收入、购买和文件

保存规定要求保留足以支持总收入、扣除额和抵免额的记录，其电子数据交换部分列举了可接受记录应包含的详细信息示例，包括供应商和购买者名称、发票日期、产品描述、数量、价格、税额、税务状态和运输详情。销售点记录必须允许将收据和发票与账簿和退货单直接核对。来源： 830 CMR 62C.25.1，Mass.gov

记录保留多长时间

根据 830 CMR 62C.25.1 的规定，只要记录内容对马萨诸塞州税务管理至关重要，就必须予以保存。至少，除非税务局长书面同意提前销毁，否则记录必须保存至该期间额外评估的诉讼时效届满为止。该法规规定，该诉讼时效通常为申报表到期日或实际提交日期（以较晚者为准）后的三年。法规中规定的例外情况包括：欺诈或未提交申报表（评估可随时进行）、双方同意的延期、未来应税事项（例如财产成本基础）的记录（必须保存至处置年度申报表提交日期后的三年），以及支持退税、抵免或减免申请的记录（必须保存至申请最终解决为止）。 830 CMR 62C.25.1，Mass.gov

当一个行业需要更多记录时

餐饮供应商需履行州税法条款中规定的额外日常收据、酒吧结算和收银机小票核对职责。大麻零售商需履行州税法条款中规定的经批准的销售点和总收入核实职责，并且禁止篡改销售点数据。

由州政府付费的人力和社会服务提供者须遵守州政府的合规、报告和审计规则，包括根据州卫生与公共服务执行办公室费率条例中引用的《808 CMR 1.00》提交年度统一财务报表和独立审计师报告。该规定仅适用于通过州政府购买服务的提供者，不适用于一般企业。该规定来源为拟议法规文件中的相关内容： 拟议法规，Mass.gov

簿记实践

以下情况说明了企业如何组织其账簿记录。这些只是示例，并非针对任何特定企业的税务处理方式。

一家位于实行当地餐饮消费税的城镇的餐馆，每天都会保存收银机小票、酒吧账单、用餐账单和每日收据记录，并按应税餐食、酒水和非应税食品进行分类，并将已提交的餐饮申报表与这些记录一起保存至少三年评估期（如保存部分所述）。

零售商在提交销售记录两年后将其销毁。由于一般最短保存期限为评估时效期限届满之日（通常为到期日或提交日，以较晚者为准）后的三年，因此，即使没有待决审计，根据保存期限部分引用的法规，该销毁行为也属于提前销毁。

数字记录和地方餐饮消费活动

餐厅销售报告应根据相关规定区分餐费、酒水和其他收入。马萨诸塞州的电子记录标准也要求，在软件迁移后，旧数据仍能被读取并与账簿关联起来。

这只是会计工作流程上的区别，并非声称马萨诸塞州所有企业都适用相同的税收或申报规则。具体处理方式取决于实际交易和业务活动。簿记员的职责是保存交易凭证并对金额进行一致的分类。确定有争议的税务立场或申报处理方式属于独立的专业判断。

一份面向马萨诸塞州企业的实用月度回顾

首先要从原始记录入手，而不是银行流水。客户发票、销售报告、工资登记簿、供应商账单或合同都能说明发生了什么。将其与相应的存款或付款进行核对，调查差异，并清晰地记录调整项。如果需要提交州税或工资报告，则需单独建立账簿与该报告金额的对账表。这样，企业主就能在不混淆营业收入、已收税款、员工预扣款或其他负债的情况下，比较经营业绩。

对于准备将账目交给税务专业人士的业主来说，一份有用的资料包应包括：期间汇总表、已提交的纳税申报表副本（如适用）、支持重大调整的交易记录以及一份未决问题的简要清单。已核对的银行账户只是该资料包的一部分。账目记录的质量取决于审核人员能否追溯重要数据的来源。

需要保留哪些物品

妥善保存发票、收据、银行和信用卡对账单、工资报告、账户调节表以及与业务相关的任何豁免或特殊项目文件的副本。应制定保存期限表，明确每类文件适用哪项法律或项目，而不是想当然地认为所有记录都适用同一个截止日期。对于待处理的审计、索赔或争议，应保留相关文件直至问题解决，并根据现行适用规则核实任何销毁决定。

Paper Trail负责这项工作的簿记组织、分类和对账部分。税务申报立场、法律解释和特殊的工资分类应由相应的合格专业人员审核。