缅因州簿记

保存支持账目的记录

缅因州税务局第103号规则“记录保存和留存”要求所有纳税人，包括根据第36章第211条注册的所有零售商以及根据服务提供商税法注册的所有服务提供商，必须保存所有必要的记录，以确定正确的纳税义务，并应州税务评估员根据第36章记录保存第12(4)条的要求提供这些记录。来源：第103号规则文本。 https://www.maine.gov/future/sites/maine.gov.revenue/files/inline-files/Rule_103_July_2021.pdf

州税如何影响账簿

缅因州对有形动产和某些应税服务征收 5.5% 的销售税，并征收补充使用税。缅因州还对特定服务征收服务提供商税，包括某些医疗保健、社区支持、居家支持以及电信和媒体服务。该税项必须在客户发票上单独列明，并标注为服务提供商税，即使在同一张发票上也不能与销售税合并。资料来源：缅因州税务局商业指南 https://www.maine.gov/revenue/sites/maine.gov.revenue/files/inline-files/BusinessGuide07152022.pdf

某些类别适用较高或特定税率，例如住宿税率为 9%，餐饮和住宿场所的预制食品和酒水也适用，这些都需要单独记账。缅因州还征收个人所得税和公司所得税、雇主预扣税以及燃油、烟草和大麻消费税。缅因州不征收地方销售税和全州总收入税。

工资记录和雇主报告

新员工报告。缅因州和联邦法律要求雇主在新员工入职或重新入职之日起 7 天内，通过缅因州新员工报告计划向支持执法和追偿部门报告新员工信息。这 7 天的期限比大多数州采用的 20 天期限要短。报告新员工人数超过 25 人的雇主必须使用电子方式。资料来源：缅因州卫生与公共服务部，《新员工常见问题解答》。 http://www.maine.gov/dhhs/ofi/programs-services/child-support-services/employers/new-hire-faq

失业保险和预扣税。雇主需向缅因州劳工部登记失业保险，并通过其系统提交季度工资报告，同时还需向缅因州税务局登记预扣税。工资记录必须能够按季度核实每位员工的工资。

记录保留多长时间

根据缅因州法典第36章第35条（记录保存条款），受该章管辖的纳税人须按照州税务评估员的必要要求保存记录。第36章项下大多数税种的记录至少须保存6年。某些燃油税和国际燃油税协议报告的记录须保存4年，而第371章、第575章和第8部分项下的税种的记录须按照适用的联邦法律法规的要求保存。资料来源：缅因州税务局资料中转载的法规文本。 https://www1.maine.gov/REVENUE/othertaxes/tobacco/ExciseBull3%20CigTob%20072009.pdf

当一个行业需要更多记录时

住宿、餐饮和租赁。经营者必须按费率类别保存记录，因为住宿、预制餐饮和某些租赁服务的税率与一般的 5.5% 税率不同，并且州税部分列出的服务必须保存服务提供商的税务记录。商业指南规定，所有服务提供商的申报记录，包括按类别划分的总收入、免税收入和应税收入，必须保留六年。

医疗保健和社区支持服务。需缴纳服务提供商税的机构必须按类别保存应税服务和免税服务的记录，包括转售服务、向免税组织提供的服务以及向州外客户销售的服务。

簿记实践

以下情况说明了企业如何组织其账簿记录。这些只是示例，并非针对任何特定企业的税务处理方式。

缅因州一家旅馆收取客房和餐食费用。它分别记账，住宿费按其自身标准收取，餐食费按其自身标准收取，零售商品费按5.5%的税率收取，所有发票和收银机记录都保留六年，因此其销售税申报表上的每一项都可以追溯。

需要缴纳服务提供商税的家庭支持服务提供商会在发票上单独列出该税项，并将其标记为服务提供商税，保留向外州客户提供的免税服务的记录，并将服务提供商的申报记录保留六年。

更长的保留期限和不同的应税服务类别

在缅因州，档案管理流程应遵循该州研究中提到的六年规则，而不是在三年后自动删除旧发票。销售餐饮、住宿和其他商品的商家也应避免将所有类型的收据归入同一未区分的税收类别。

这只是会计工作流程上的区别，并非声称缅因州所有企业都适用相同的税收或申报规则。具体的税务处理取决于实际交易和业务活动。簿记员的职责是保存交易凭证并对金额进行一致的分类。而确定有争议的税务立场或申报处理则属于独立的专业判断。

一份面向缅因州企业的实用月度回顾

首先要从原始记录入手，而不是银行流水。客户发票、销售报告、工资登记簿、供应商账单或合同都能说明发生了什么。将其与相应的存款或付款进行核对，调查差异，并清晰地记录调整项。如果需要提交州税或工资报告，则需单独建立账簿与该报告金额的对账表。这样，企业主就能在不混淆营业收入、已收税款、员工预扣款或其他负债的情况下，比较经营业绩。

对于准备将账目交给税务专业人士的业主来说，一份有用的资料包应包括：期间汇总表、已提交的纳税申报表副本（如适用）、支持重大调整的交易记录以及一份未决问题的简要清单。已核对的银行账户只是该资料包的一部分。账目记录的质量取决于审核人员能否追溯重要数据的来源。

需要保留哪些物品

妥善保存发票、收据、银行和信用卡对账单、工资报告、账户调节表以及与业务相关的任何豁免或特殊项目文件的副本。应制定保存期限表，明确每类文件适用哪项法律或项目，而不是想当然地认为所有记录都适用同一个截止日期。对于待处理的审计、索赔或争议，应保留相关文件直至问题解决，并根据现行适用规则核实任何销毁决定。

Paper Trail负责这项工作的簿记组织、分类和对账部分。税务申报立场、法律解释和特殊的工资分类应由相应的合格专业人员审核。