夏威夷簿记

保存支持账目的记录

夏威夷没有一套独立于税法之外的适用于所有私营企业的通用会计准则。相关的会计义务依据一般消费税和使用税法、所得税法以及工资法执行。就一般消费税而言，企业必须以英文形式，在州内保存至少三年的总收入和总收益记录、支持所申报免税额的文件以及其他账簿、会计记录和发票。资料来源：夏威夷州税务局，《一般消费税简介》。 https://files.hawaii.gov/tax/legal/brochures/GE_brochure-23.pdf

企业将所有税种的总账、银行对账单和原始凭证放在一起保存，因为税务部门在审计期间可以检查不同税种的记录。

州税如何影响账簿

夏威夷没有传统的零售销售税。取而代之的是，它对在该州开展业务的企业征收一般消费税（简称GET）。GET广泛适用于零售、服务、承包、租赁和佣金等业务，它是一种针对企业的税，而非像大多数州那样以销售税的形式向消费者征收，尽管企业通常会将成本转嫁给消费者。州基本税率为4%，檀香山和其他一些采用附加税的县还会征收县附加税。资料来源：夏威夷州税务局宣传册（链接见记录保存部分）。

夏威夷州还对进口到该州使用且未缴纳一般税收抵免 (GET) 的有形动产征收使用税，对短期住宿征收临时住宿税，并征收州个人所得税和公司所得税，以及雇主预扣工资税。每项税都需要单独申报并附上相关附表，因此记账时必须按活动和适用县级附加费的县分别列明总收入。税务部门要求在申报免税或扣除时，提交完整的附表 GE，并附上定期和年度一般税收抵免 (GET) 申报表，且申报表上需按县进行分配。

工资记录和雇主报告

新员工信息报告。雇主需向州新员工名录报告新员工信息，该名录由儿童抚养费执行机构管理。根据该机构描述的联邦和州法律框架，雇主可在员工入职之日起 20 天内报告员工姓名、地址和社会安全号码，以及雇主名称、地址和联邦雇主识别号码。资料来源：夏威夷州总检察长办公室，儿童抚养费执行机构。 http://ag.hawaii.gov/csea/locate/

失业保险。根据夏威夷州就业保障法，负有义务的雇主需按季度提交工资报告，并向劳工和产业关系部失业保险司缴纳保险费。因此，簿记工作必须按季度追踪每位员工的工资，以及当年应计入州应税工资基数的金额。

收入、购买和文件

按客户和岛屿或县保存应收账款记录，因为按县分配的 GET 会影响退税；并保存应付账款记录，以显示购买是用于转售、用于需缴纳使用税的商业用途，还是用于应税服务。

当一个行业需要更多记录时

临时住宿和短期租赁。需缴纳临时住宿税的经营者，除需就同一租赁收入提交GET记录外，还必须保存支持该税项的预订、价格和入住记录。账簿必须将应税住宿与可能适用不同规定的较长住宿分开记录。

承包业务。夏威夷州根据一般税收优惠政策 (GET) 对承包业务征税，具体税率取决于业务结构，按批发或零售方式征收。承包商需要记录合同金额、材料费用以及任何分包商的款项（如允许扣除或抵免）。向持证分包商付款的凭证至关重要，因为未经核实的款项可能会被全额征税。

簿记实践

以下情况说明了企业如何组织其账簿记录。这些只是示例，并非针对任何特定企业的税务处理方式。

檀香山一家清洁公司按月收取服务费。该公司按客户和县记录总收入，定期提交GET申报表，将发票和任何免税函保存三年或更长时间，并保存一份附表GE文件，解释年度申报表中申报的每一项扣除。

一家小型零售商雇佣了一名店员。它在 20 天内报告了新员工的情况，在雇佣时提供了书面工资通知，在每个发薪日提供工资单，显示总工资、每项扣款和净工资，并将这些工资单的副本保留六年。

对营业总收入征收的一般消费税

夏威夷就是一个典型的例子，说明为什么簿记不能想当然地认为每个州对零售销售的征税方式都一样。对于一般消费税而言，按活动划分的总收入至关重要，而免税或豁免的证明记录必须与产生这些免税或豁免的交易记录一起保存。

这只是会计工作流程上的区别，并非声称夏威夷所有企业都适用相同的税收或申报规则。具体处理方式取决于实际交易和业务活动。簿记员的职责是保存交易凭证并对金额进行一致的分类。确定有争议的税务立场或申报处理方式属于独立的专业判断。

一份实用的夏威夷企业月度回顾

首先要从原始记录入手，而不是银行流水。客户发票、销售报告、工资登记簿、供应商账单或合同都能说明发生了什么。将其与相应的存款或付款进行核对，调查差异，并清晰地记录调整项。如果需要提交州税或工资报告，则需单独建立账簿与该报告金额的对账表。这样，企业主就能在不混淆营业收入、已收税款、员工预扣款或其他负债的情况下，比较经营业绩。

对于准备将账目交给税务专业人士的业主来说，一份有用的资料包应包括：期间汇总表、已提交的纳税申报表副本（如适用）、支持重大调整的交易记录以及一份未决问题的简要清单。已核对的银行账户只是该资料包的一部分。账目记录的质量取决于审核人员能否追溯重要数据的来源。

需要保留哪些物品

妥善保存发票、收据、银行和信用卡对账单、工资报告、账户调节表以及与业务相关的任何豁免或特殊项目文件的副本。应制定保存期限表，明确每类文件适用哪项法律或项目，而不是想当然地认为所有记录都适用同一个截止日期。对于待处理的审计、索赔或争议，应保留相关文件直至问题解决，并根据现行适用规则核实任何销毁决定。

Paper Trail负责这项工作的簿记组织、分类和对账部分。税务申报立场、法律解释和特殊的工资分类应由相应的合格专业人员审核。