加州簿记

保存支持账目的记录

加州雇主必须在加州就业发展部 (EDD) 注册雇主工资税账户，申报工资和预扣款项，缴纳失业保险和就业培训税，在适用情况下预扣并缴纳州残疾保险和个人所得税，并申报新员工以及在特定情况下申报独立承包商。来源：EDD，《我是否需要注册为雇主？》 https://edd.ca.gov/en/payroll_taxes/Am_I_Required_to_Register_as_an_Employer/

州税如何影响账簿

加州有销售税和使用税，由加州税务和财政管理局 (CDTFA) 管理；个人所得税、公司特许经营税和公司所得税，由加州特许经营税委员会 (FTB) 管理；雇主工资税，由加州就业发展部 (EDD) 管理，包括失业保险、就业培训税、州残疾保险和个人所得税预扣款。各地区的销售税和使用税会根据地区征收地方税率，因此销售记录需要注明销售或交付地点。

加州还针对特定行业征收税费，这些税费由加州税务和金融管理局 (CDTFA) 及其他机构负责管理，包括大麻税、燃油税、烟酒税以及危险废物和其他收费项目。只有参与这些项目的企业才需要缴纳这些税费。

工资记录和雇主报告

加州雇主必须在员工开始工作之日起 20 个日历日内（即员工首次获得工资报酬之日）向新员工登记处报告新员工信息。员工离职后连续工作至少 60 天后重新雇用，也必须在 20 个日历日内报告。通过“企业电子服务”（e Services for Business）进行电子报告的雇主，需提交两份月度报告，两份报告的间隔时间不少于 12 天，不多于 16 天。雇主所需信息包括加州就业发展部 (EDD) 的八位数雇主工资税账号、联邦雇主识别号 (FEIN)、企业名称和地址以及联系方式。员工所需信息包括姓名、社会安全号码、家庭住址和入职日期。资料来源：加州就业发展部 (EDD)，加州新员工登记处。 https://edd.ca.gov/en/payroll_taxes/new_hire_reporting

在特定情况下，加州雇主还必须在 20 个日历日内使用“独立承包商报告表”（DE 542 表）报告独立承包商。这些情况包括：企业需要就金额达 600 美元或以上的服务、付款或合同提交联邦 1099-NEC 或 1099-MISC 表格，且承包商为个人、独资经营者或单一成员有限责任公司。来源：加州就业发展部 (EDD)，“新雇主资源”。 https://edd.ca.gov/en/Payroll_Taxes/Helpful_Resources_New_Employer

记录保留多长时间

根据加州特许经营税委员会 (FTB) 的记录保存规定，合并申报纳税人必须保留年度记录，保留期限为特许经营税或所得税调整期限中较长的时期，但不得超过申报表到期日或延期到期日后的八年，或抗议、上诉或退税诉讼待决期间的八年。对于无争议事项，纳税人无需保留超过八年的记录。来源：加州特许经营税委员会，《沃特斯艾奇手册》，第 19 章。 https://www.ftb.ca.gov/tax-pros/procedures/waters-edge-manual/chapter-19.pdf 这里提到的八年规则仅适用于合并报告的情况，并非适用于所有加州企业的普遍规则。

当一个行业需要更多记录时

商业大麻是加州最明显的例子，其记录保存规定了七年的期限，此外还有库存追踪记录和加州税务及金融管理局（CDTFA）的大麻税务记录。只有获得许可的大麻企业才需要履行这些义务。

加州建筑雇主在公共工程项目中负有经认证的工资管理责任，必须根据现行工资法保存并提供这些项目的工资记录。该责任适用于公共工程承包商和分包商，而非所有建筑工程。

簿记实践

以下情况说明了企业如何组织其账簿记录。这些只是示例，并非针对任何特定企业的税务处理方式。

加州一家零售商出售一件商品用于转售。它从买家那里获得转售证明，将该证明与销售发票一起存档，并将销售日志、收银机纸带和采购发票一起保存四年销售税记录期（如保存部分所述），以便审计人员可以追踪免税销售。

圣地亚哥一家咖啡馆雇佣了一名咖啡师，并聘请了一名独立维修承包商，一年内共计工作费用为 800 美元，需要填写 1099 表格。咖啡馆在咖啡师入职后的 20 个日历日内向新员工登记处报告了该咖啡师，并根据加州就业发展部 (EDD) 的规定，在工资单部分填写了 DE 542 表格，于 20 个日历日内报告了该维修承包商的情况。

地区销售税和就业报告

加州零售商可能会收到一笔涵盖多笔应税销售额、退款和手续费的净额银行存款。账簿应保留交易总额和管辖信息，而不是将银行存款视为销售额。工资核对需要单独的文件，将工资报告、付款和工资负债关联起来。

这只是会计工作流程上的区别，并非声称加州所有企业都适用相同的税收或申报规则。具体的税务处理取决于实际交易和业务活动。簿记员的职责是保存交易凭证并对金额进行一致的分类。而确定有争议的税务立场或申报处理则属于独立的专业判断。

一份面向加州企业的实用月度回顾

首先要从原始记录入手，而不是银行流水。客户发票、销售报告、工资登记簿、供应商账单或合同都能说明发生了什么。将其与相应的存款或付款进行核对，调查差异，并清晰地记录调整项。如果需要提交州税或工资报告，则需单独建立账簿与该报告金额的对账表。这样，企业主就能在不混淆营业收入、已收税款、员工预扣款或其他负债的情况下，比较经营业绩。

对于准备将账目交给税务专业人士的业主来说，一份有用的资料包应包括：期间汇总表、已提交的纳税申报表副本（如适用）、支持重大调整的交易记录以及一份未决问题的简要清单。已核对的银行账户只是该资料包的一部分。账目记录的质量取决于审核人员能否追溯重要数据的来源。

需要保留哪些物品

妥善保存发票、收据、银行和信用卡对账单、工资报告、账户调节表以及与业务相关的任何豁免或特殊项目文件的副本。应制定保存期限表，明确每类文件适用哪项法律或项目，而不是想当然地认为所有记录都适用同一个截止日期。对于待处理的审计、索赔或争议，应保留相关文件直至问题解决，并根据现行适用规则核实任何销毁决定。

Paper Trail负责这项工作的簿记组织、分类和对账部分。税务申报立场、法律解释和特殊的工资分类应由相应的合格专业人员审核。