阿拉巴马州簿记

保存支持账目的记录

阿拉巴马州税法典第40章规定了与所申报税种相关的记录保存义务。对于销售税、使用税和租赁税，跨州零售商、销售商、供应商、出租人或在阿拉巴马州开展业务的个人必须保存完整且充分的记录，以便阿拉巴马州税务局确定应缴税款。该规则列出了记录，包括在阿拉巴马州的销售或租赁收入总额，无论销售商是否认为这些收入应纳税。资料来源：阿拉巴马州税务局，《销售和使用税规则手册》，第810-27-1-.7.01条规则摘要（搜索结果）。 https://www.revenue.alabama.gov/ultraviewer/viewer/basic_viewer/index.html?form=2022/08/Sales_Use_Rulebook.pdf

纳税人必须将已提交的纳税申报表副本作为记录的一部分保存，并保留财产记录直至计算财产成本基础所需的时间。该措辞出自阿拉巴马州税务局发布的个人所得税申报指南。来源： https://revenue.alabama.gov/wp-content/uploads/2026/01/25f40bk.pdf

州税如何影响账簿

阿拉巴马州征收州销售税、使用税、上述规则中提及的有形动产租赁税、个人所得税、公司所得税以及雇主代扣代缴的阿拉巴马州所得税。每项税都有其单独的申报表，因此记账时必须区分总收入、应税销售额和非应税销售额、需缴纳使用税的采购以及需代扣代缴的工资。资料来源：上述阿拉巴马州税务局规则手册以及上述阿拉巴马州所得税手册（其中讨论了个人所得税、代扣代缴申报表、销售税申报表和W-2表格的填写）。

工资记录和雇主报告

所有阿拉巴马州雇主必须在员工新入职或重新入职之日起七日内，向阿拉巴马州劳工部报告每位新入职或重新入职的员工信息。采用电子方式报告的雇主每月可提交两次，两次提交间隔不少于12天，不多于16天。拥有五名或以上员工的雇主必须通过互联网系统提交报告。所需数据包括员工姓名、地址、社会保障号码、入职首日、员工是新入职还是重新入职，以及雇主的联邦雇主识别号码、名称和地址。未按规定报告者，每次违规最高可被处以25美元的罚款，具体罚款金额请参见相关机构网站。资料来源：阿拉巴马州劳工部，《阿拉巴马州新员工登记》。 https://adol.alabama.gov/employers/alabama-new-hire/

当一个行业需要更多记录时

根据阿拉巴马州的许可制度，受监管行业的企业负有额外的记录义务，包括机动车经销商和车辆文件许可机构、金融机构以及需缴纳阿拉巴马州酒精、烟草和燃油税的企业。搜索结果中发现的车辆文件保存备忘录是发给许可官员的，而非一般企业，因此本文不作概括性说明。来源：阿拉巴马州税务局备忘录 http://revenue.alabama.gov/wp-content/uploads/2017/05/Memo_2016-23_Record_Retention_Requirements-1.pdf

建筑业和其他行业的雇主，如果雇佣了受阿拉巴马州失业和工伤赔偿法保护的工人，除了税务记录外，还必须保存这些计划要求的工资单和工伤相关记录。

簿记实践

以下情况说明了企业如何组织其账簿记录。这些只是示例，并非针对任何特定企业的税务处理方式。

阿拉巴马州一家小型零售商完成一笔销售并收取了销售税，之后又从外州卖家处购买了一台设备，该卖家未收取销售税。该零售商的账簿需要一份销售日记账，记录第一笔交易的总收入，以及一份采购记录，记录第二笔交易的设备成本，以便能够根据同一份记录编制销售退货和任何使用税申报表。

一家咖啡馆周一雇佣了一名厨师。老板在七天内向劳工部报告了新员工的情况，建立了包含入职日期和社会保障号码的工资记录，并从同一个工资登记簿提交了季度失业工资报告和预扣税申报表，因此这三份报告一致。

租赁交易以及州销售税和地方销售税的划分

既出租又出售设备的企业不能想当然地认为同一笔收据描述可以同时计入两种收入类别。月度账簿应将租赁收入单独列示，保留相关协议，并将销售活动与其发生地关联起来。

这只是会计工作流程上的区别，并非声称阿拉巴马州所有企业都适用相同的税收或申报规则。具体的税务处理取决于实际交易和业务活动。簿记员的职责是保存交易凭证并对金额进行一致的分类。而确定有争议的税务立场或申报处理则属于独立的专业判断。

一份面向阿拉巴马州企业的实用月度回顾

首先要从原始记录入手，而不是银行流水。客户发票、销售报告、工资登记簿、供应商账单或合同都能说明发生了什么。将其与相应的存款或付款进行核对，调查差异，并清晰地记录调整项。如果需要提交州税或工资报告，则需单独建立账簿与该报告金额的对账表。这样，企业主就能在不混淆营业收入、已收税款、员工预扣款或其他负债的情况下，比较经营业绩。

对于准备将账目交给税务专业人士的业主来说，一份有用的资料包应包括：期间汇总表、已提交的纳税申报表副本（如适用）、支持重大调整的交易记录以及一份未决问题的简要清单。已核对的银行账户只是该资料包的一部分。账目记录的质量取决于审核人员能否追溯重要数据的来源。

需要保留哪些物品

妥善保存发票、收据、银行和信用卡对账单、工资报告、账户调节表以及与业务相关的任何豁免或特殊项目文件的副本。应制定保存期限表，明确每类文件适用哪项法律或项目，而不是想当然地认为所有记录都适用同一个截止日期。对于待处理的审计、索赔或争议，应保留相关文件直至问题解决，并根据现行适用规则核实任何销毁决定。

Paper Trail负责这项工作的簿记组织、分类和对账部分。税务申报立场、法律解释和特殊的工资分类应由相应的合格专业人员审核。