外包记账 vs. 聘请您的第一位内部记账员
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当企业发展壮大，不再适合使用非正式的电子表格和偶尔的记账服务时，企业主通常会面临人员配备方面的决定。公司应该聘请第一位专职记账员，还是应该与外部记账服务提供商签订合同？
这不仅仅是比较每月价格和工资那么简单。它决定了谁负责记账、企业如何监督工作、负责人不在时该怎么办，以及随着公司发展，财务记录如何保持可访问性。
在选择执行人员之前，先明确工作内容。
首先要明确哪些任务需要完成。交易分类、账户核对、收支跟踪、应付账款和应收账款记录以及财务报表编制都是不同的职责。有些公司还需要定期开具发票、跟进付款或进行财务分析。
工作描述或服务方案应明确列出具体包含哪些任务、工作频率、企业需要提供哪些信息以及报告提交时间。如果一项安排包含每周对账，而另一项安排仅包含月末审核，则两者并非等效方案。
企业也应该将记账工作与需要专业税务或法律知识的服务区分开来。负责准确记录的人员并不意味着他们就自动成为公司的税务筹划员、审计员或战略财务主管。
公司内部簿记员会带来哪些改变？
当记账工作与日常运营紧密结合时，聘用一名员工就显得很有吸引力。员工可以处理内部的紧急问题，协调各部门的文书工作，并在出现发票和交易时直接与经理对接。
这种人员配备也意味着管理责任。雇主需要明确岗位职责、监督工作质量、安排人员缺勤、维护安全访问权限，并在员工离职时做好人员衔接计划。根据岗位和雇佣安排的不同，工资税、员工福利、招聘成本和培训也可能与此相关。
美国国税局解释说，员工分类取决于实际关系，包括行为控制、财务控制以及关系类型。企业不应想当然地认为称某人为独立承包商就一定是正确的分类。
外包带来了哪些变化
外包记账服务提供商通常提供的是固定的服务，而非全职员工。这种安排可以让企业主获得定期记账服务，而无需聘请专人驻守办公室。如果服务协议清晰明确，还可以确保工作交接流程规范，并记录日常工作内容。
但外包并不能免除所有者提供准确信息、解答交易疑问和审核报告的责任。公司仍然需要有授权的人员来批准决策、补发缺失的收据并解释异常活动。
服务提供商的服务范围很重要。协议涵盖所有金融账户还是仅限部分账户？是否有每月交易限额？如何处理未分类的交易？如果记录滞后数月会怎样？服务是否包含发票或账单协调，还是需要单独报价？
这些问题可以防止企业仅凭标签就购买套餐，却误以为其中包含了供应商从未同意执行的工作。
无论哪种安排，连续性和账户所有权都至关重要。
记账关系绝不应仅仅依赖于一个人的记忆。企业需要明确拥有其会计软件、银行记录、发票、支持文件和报表历史记录的所有权。如果服务提供商或员工发生变更，企业应该了解如何转移访问权限。
一份清晰的已核对周期和未决问题的记录，会让下个月的工作更加轻松。如果合作关系终止，公司应该清楚自己将收到哪些记录，哪些记录尚未完成，以及还需要哪些审批。
美国国税局表示，企业账簿记录必须与纳税申报表上所列金额相符。无论账簿是由员工还是外部服务商保管，这项持续的义务都属于企业。