账户与账单

只有准确发送并跟进，发票才能发挥作用。供应商账单不能仅仅放在文件夹里，它需要准确的记录、明确的到期日和清晰的审批流程。 Paper Trail将这些环节整合起来，形成井然有序的记录和持续的跟进。

• 客户发票：使用已批准的详细信息准备和交付客户发票，并保留已开票内容的记录。
• 付款跟进：跟踪未付款发票，监控未付金额，并按约定的时间表发送适当的提醒。
• 供应商账单管理：接收和整理供应商账单，记录金额和到期日，并保持待付款项可见。
• 付款协调：准备供应商付款以供审核和批准，以便您的团队可以决定支付哪些款项以及何时支付。
• 账户和账单报告：提供未付客户发票、未付供应商账单和需要注意事项的汇总信息。

Paper Trail负责在约定的服务范围内进行准备、整理、跟踪和沟通工作。您的企业始终掌控资金。我们不会擅自发放供应商款项、转账或代表您审批支出。供应商付款将由您审核批准。

我们的基础版、增强版和专业版套餐均包含相同的核心账户和账单服务。区别在于每月处理的客户发票和供应商账单数量。业务量较大或有特殊流程的企业可以申请企业版报价。

我们首先确定客户账单指示和供应商账单的接收位置、记录保存的系统以及有权批准变更的人员。您的团队需要确定负责账单决策和付款审批的人员。双方商定的范围将明确Paper Trail系统需要处理哪些管理步骤。

一份有效的交接清单应包含客户和供应商名单、发票条款、未结项目以及当前的审批流程。如有信息缺失，应及时与指定联系人沟通，切勿凭空臆测。

您已获批准的账单信息包含客户、描述、金额和条款。发票的编制和发送会生成账单记录。付款状态跟踪功能会区分未结清的发票和已部分或全部结清的发票。

如有需要，我们会按照您约定的时间和指示进行沟通。有关价格、服务争议或优惠申请等问题，将由您的商家做出决定。

供应商账单需要包含可识别的供应商信息、发票编号、金额和到期日。我们会整理这些信息，以便将已收到的账单与待澄清或待审批的项目区分开来。疑似重复的账单应保持“待处理”状态，直到您的团队确认其状态为止。

付款准备工作遵循已批准的工作流程。记录会明确列出已准备的内容、仍需审批的内容以及已提供的确认信息。准备工作完成并不代表Paper Trail有权发放资金。

您的团队负责提供已获批准的客户账单说明、供应商账单、付款条款以及授权审核人的姓名。客户详细信息、信用额度、争议金额或供应商信息的任何变更，都需要相关决策负责人明确指示。

请使用既定的文件流程提交证明材料。请勿发送银行密码或未经授权的账户访问权限。我们无需在普通消息中要求您提供登录凭证即可识别缺失的信息。

当每笔款项都能追溯到相应的发票或账单时，未结余额汇总就非常有用。管理记录可以区分未付发票、部分付款发票、待审批账单以及需要更多信息的项目。

这些摘要列出了在约定的服务范围内需要关注的工作。它们不能取代已核对的财务报表。月度记账部门负责维护这些财务记录，而会计和结算部门则负责管理日常行政工作流程。

客户可能会对发票提出疑问，供应商可能会发送修改后的账单，或者付款确认函可能缺少明确的参考信息。我们会找出未解决的问题，并沟通所需步骤，确保行政记录中不会隐藏任何不确定性。

贵公司负责对有效性、调整、让步和付款授权做出根本性决定。Paper Paper Trail会整理支持信息并记录在约定流程中收到的指示。我们不保证任何付款或收款结果。