Mga Dokumentong Dapat Ihanda Bago Kumuha ng Bookkeeper

Tukuyin ang mga produkto o serbisyong ibinebenta mo, kung paano nagbabayad ang mga customer at kung aling mga account ang ginagamit mo para sa mga gastusin. Tandaan ang mga payment processor, cash sales, customer invoicing, imbentaryo o mga pautang kung naaangkop. Mahalaga ang bilang ng mga account, ngunit ang mga ugnayan sa pagitan ng mga ito ay kadalasang nagpapaliwanag sa tunay na kasalimuotan.

Mangalap ng mga kamakailang ulat sa pananalapi, mga talaan ng pagkakasundo, at tinatayang bilang ng mga buwan na hindi natapos. Kung hindi ka sigurado kung natapos ang isang buwan, sabihin ito. Ilista ang mga kilalang isyu tulad ng mga dobleng entry, magkahalong personal na paggastos, nawawalang mga resibo, o hindi maipaliwanag na balanse. Ang mga detalyeng ito ay nakakatulong na paghiwalayin ang isang proyekto ng pagkukumpuni mula sa patuloy na operasyon. buwanang pagtatala ng libro.

Magpasya kung ang iyong agarang pangangailangan ay mga kasalukuyang talaan, mga naitama na ulat, isang organisadong paglilipat ng buwis o isang paulit-ulit na proseso. Tandaan ang anumang mahalagang deadline at kung ang isang tagahanda ng buwis ay kasangkot na. Bago magbigay ng access, sumang-ayon sa saklaw, pagmamay-ari ng talaan, pagbabahagi ng dokumento at kung sino ang nagpapahintulot sa mga pagbabago. Ang isang malinaw na panimulang larawan ay nagbibigay-daan sa pagpaplano ng serbisyo batay sa iyong negosyo nang hindi mo kinakailangang dumating na may kadalubhasaan sa accounting o isang perpektong organisadong file.

Matapos mapagkasunduan ang saklaw at paraan ng pagbabahagi ng dokumento, tipunin ang mga talaan para sa mga account at mga panahong sinusuri. Mas kapaki-pakinabang ang isang kumpletong hanay ng mga pahayag kaysa sa mga screenshot na walang kaugnayan. Tukuyin ang mga dokumentong hindi magagamit upang ang mga ito ay maisaalang-alang kapag pinaplano ang gawain.

• Mga pahayag ng bangko at credit card, kabilang ang mga saradong account na ginamit sa panahong iyon.
• Mga ulat sa pagproseso ng benta at pagbabayad, mga invoice ng customer at mga natitirang balanse.
• Mga singil, resibo, at talaan ng mga pagbabayad o kredito ng supplier.
• Mga pahayag ng pautang at mga dokumento sa pagbili ng mga kagamitang sumusuporta kung kinakailangan.
• Mga umiiral na ulat sa pananalapi at mga nakumpletong talaan ng pagkakasundo.
• Listahan ng kahilingan ng iyong tagapagbigay ng buwis o mga aprubadong adjusting entry, kung naaangkop.

Kung ibang tao ang nagpanatili ng mga libro, tukuyin ang huling panahon na kanilang natapos at ayusin ang isang maayos na paglilipat. Panatilihin ang mga kopya ng mga ulat, mga rekonsiliasyon, at mga dokumentadong pagsasaayos. Kumpirmahin na kontrolado ng iyong negosyo ang accounting file nito at ang access ay maaaring ibigay sa pamamagitan ng mga sinusuportahang pahintulot ng user ng software.

Ang pagpapalit ng provider ay isang pagkakataon upang linawin ang mga responsibilidad, hindi isang dahilan upang itapon ang maaasahang kasaysayan. Iwasan ang magkakapatong na mga entry sa pamamagitan ng pagsang-ayon kung kailan matatapos ang dating gawain at magsisimula ang bago. Ang mga pagwawasto sa kasaysayan ay maaaring mangailangan ng hiwalay na pagsusuri kung nakakaapekto ang mga ito sa mga balanse o ulat na ginagamit na ng iyong accountant.

Hindi kailangang malaman ng isang may-ari ang bawat termino sa accounting. Ang paglalarawan ng isang hindi maipaliwanag na balanse, hindi natapos na panahon, o ulat na hindi dumarating ay nagbibigay sa pagsusuri ng isang praktikal na panimulang punto. Ang mga magagamit na rekord ay makakatulong na matukoy kung ang trabaho ay isang limitadong pagwawasto, isang proyektong panghabol, o patuloy na buwanang suporta.

Magtago ng detalyadong talaan sa napagkasunduang channel ng dokumento sa halip na sa isang paunang pag-uusap sa website. Maaaring talakayin ang paunang saklaw gamit ang pangalan ng software, tinatayang bilang ng mga account, panahong kasangkot, at ninanais na resulta. Sapat na iyon para simulan ang pagpaplano nang hindi na kailangang ibahagi ang mga kredensyal ng account o magpadala ng mga dokumentong pinansyal bago pa man maitatag ang proseso.