Gumawa ng Buwanang Handoff na Magagamit ng Iyong Bookkeeper
Magbigay ng mga statement ng bangko at card, mga resibo, mga invoice ng customer, mga singil ng supplier, mga ulat ng payment processor at mga paliwanag para sa mga hindi malinaw na transaksyon sa negosyo bawat buwan. Isama ang iba pang kaugnay na mga tala, tulad ng mga statement ng pautang o mga buod ng payroll, kapag ang mga ito ay bahagi ng napagkasunduang saklaw ng bookkeeping. Dapat ipakita ng checklist kung paano tumatanggap at gumagastos ng pera ang iyong negosyo.
Magbigay ng kumpletong saklaw ng account
Magbigay ng mga statement para sa bawat kaugnay na bank at credit card account, kasama ang mga rekord para sa mga pautang at mga sistema ng pagbabayad kung kinakailangan. Banggitin ang anumang bago o saradong mga account. Maaaring mag-import ng mga transaksyon ang isang koneksyon sa software nang hindi nagbibigay ng kumpletong panahon ng statement, kaya huwag ipagpalagay na pinapalitan ng isang aktibong feed ang mga buwanang statement na kinakailangan para sa reconciliation.
Ipaliwanag kung ano ang hindi maaaring ipaliwanag sa deskripsyon ng transaksyon
Panatilihin ang mga invoice at resibo na tumutukoy sa kung ano ang binili, kasama ang layunin ng negosyo kapag hindi ito halata. Markahan ang mga hindi pangkaraniwang deposito, refund, kontribusyon ng may-ari, personal na pagbili at pagbili ng kagamitan. Kung ang isang bayad ay may kaugnayan sa maraming invoice o ilang uri ng paggastos, magbigay ng sapat na detalye upang maipamahagi ito nang tama. Ang napapanahong mga paliwanag ay pumipigil sa pag-iipon ng mga hindi tiyak na transaksyon.
Sumang-ayon sa isang ligtas at paulit-ulit na gawain
Gamitin ang aprubadong proseso ng pagbabahagi ng dokumento at ang antas ng access na kailangan ng iyong bookkeeper. Huwag magpadala ng mga password ng account o mga sensitibong dokumento sa pamamagitan ng isang pampublikong pag-uusap sa website. Magtakda ng buwanang deadline ng dokumento at tukuyin kung sino ang sasagot sa mga follow-up na kahilingan. Ang isang pare-parehong proseso ng pagsusumite ay ginagawang mas mahuhulaan ang petsa ng pag-uulat at binabawasan ang pangangailangang muling buuin ang mga transaksyon mula sa memorya makalipas ang ilang buwan. Binibigyang-diin ng IRS ang pagpapanatili ng mga sumusuportang rekord para sa parehong kita at gastos.