Mga Dokumento para sa Pagpapanatili ng Rekord ng Negosyo at Paghahanda sa Buwis
Itago ang mga dokumentong sumusuporta sa kita, gastos, ari-arian, at obligasyon na nakasaad sa iyong mga libro. Binubuod ng mga ulat sa pananalapi ang mga transaksyon, habang ipinapaliwanag naman ng mga resibo, invoice, pahayag, at iba pang talaan kung ano talaga ang nangyari. Ang isang organisadong pakete ng paghahanda ng buwis ay nangangailangan ng parehong mga kabuuan at isang paraan upang masubaybayan ang suporta ng mga ito.
Itugma ang suporta sa transaksyon
Idinodokumento ng mga pahayag ng bangko at card ang paggalaw ng pera. Kinikilala ng mga invoice at ulat ng benta ng customer ang mga resibo. Ipinapaliwanag ng mga invoice at resibo ng vendor ang mga pagbili. Sinusuportahan ng mga kasunduan sa pautang at mga pahayag ng nagpapautang ang aktibidad sa utang, habang itinatatag ng mga dokumento ng kagamitan ang mga detalye ng pagbili at paggamit ng negosyo. Ang ilang gastusin ay nangangailangan ng karagdagang mga tala, kaya ang isang pag-withdraw lamang sa bangko ay maaaring hindi patunayan ang bawat kaugnay na katotohanan.
Panatilihin ang mga pagsasaayos at paliwanag kasabay ng taon
I-save ang mga natapos na rekonsiliasyon, isang general ledger, mga pangwakas na ulat sa pananalapi at isang listahan ng mga mahahalagang pagwawasto. Isama ang dokumentasyon para sa mga transaksyon ng may-ari, mga hindi pangkaraniwang deposito, mga kredito ng customer at anumang mga aytem na naghihintay ng pagpapasya ng tagapagbigay ng buwis. Kung ang accountant ay magbibigay ng mga pagsasaayos sa katapusan ng taon, itago ang mga naaprubahang entry at kumpirmahin na ang file ng bookkeeping ay sumasalamin sa mga ito.
Gumamit ng patakaran sa pagpapanatili batay sa mga rekord
Ipinaliwanag ng IRS na ang mga panahon ng pagpapanatili ay nag-iiba ayon sa uri ng rekord at mga pangyayari. Ang ilang mga rekord ay kailangang itago nang mas mahaba kaysa sa isang karaniwang file ng suporta sa pagbabalik ng buwis, kabilang ang ilang mga rekord ng asset at trabaho. Maaari ring ilapat ang iba pang mga kinakailangan sa negosyo, tagapagpahiram o legal. Panatilihin ang mga naa-access na backup at panatilihin ang koneksyon sa pagitan ng bawat dokumento at ng transaksyon nito upang makuha ang mga rekord nang hindi umaasa sa memorya.
Maglapat ng iskedyul ng pagpapanatili sa bawat uri ng rekord
Walang iisang panahon ng pagpapanatili na sumasaklaw sa bawat dokumento ng negosyo. Karaniwang iniuugnay ng IRS ang pagpapanatili ng suporta sa buwis sa kaugnay na panahon ng mga limitasyon, na may mga eksepsiyon na nangangailangan ng mas mahabang pagpapanatili. Panatilihin ang mga kopya ng mga isinampang deklarasyon at suriin ang naaangkop na tuntunin bago sirain ang mga rekord na sumusuporta sa mga ito. Ang regular na paglilinis ng mga digital na folder ay hindi dapat maging isang awtomatikong patakaran sa pagtanggal.
Halimbawa, sa pangkalahatan, hinihiling ng IRS ang mga rekord ng buwis sa pagtatrabaho nang hindi bababa sa apat na taon pagkatapos maging dapat bayaran o mabayaran ang buwis, alinman ang mas huli. Ang mga rekord para sa ari-arian ng negosyo ay maaaring kailanganing manatiling magagamit sa pamamagitan ng pagmamay-ari at lampas sa pagtatapon, dahil sinusuportahan nito ang batayan at mga kalkulasyon sa ibang pagkakataon. Ang mga kinakailangan ng nagpapautang, seguro, at iba pang mga kinakailangan ay maaaring magpalawak pa ng pagpapanatili.
Panatilihing kapaki-pakinabang ang mga elektronikong rekord pagkatapos magpalit ng software
Ang nababasang pag-export at gumaganang backup ay nakakatulong na mapanatili ang access kapag natapos na ang isang subscription o nagsara ang isang bank account. I-save ang mga kumpletong statement, ulat, at mga sumusuportang file sa isang organisadong lokasyon, pagkatapos ay i-verify na maaaring mabuksan ang mahahalagang file. Ang screenshot ng kabuuan ay mas mahinang archive kaysa sa pinagbabatayang ulat ng transaksyon at mga dokumentong pinagmulan.
Gumamit ng pare-parehong mga label ng taon, account, at dokumento. Panatilihin ang koneksyon sa pagitan ng resibo at ng naitalang pagbili, kasama ang anumang paliwanag para sa layunin ng negosyo na kinakailangan. Ang pagpapanatili ng isang file ay bahagi lamang ng gawain, kaya dapat mahanap ng isang taong susuri sa isang transaksyon sa ibang pagkakataon ang tamang file at maunawaan kung ano ang sinusuportahan nito.
Paghiwalayin ang taunang handoff mula sa mas mahabang archive
Ang folder na ipapadala sa iyong tax professional ay maaaring maglaman ng mga ulat at mga sumusuportang iskedyul na hiniling para sa isang taon. Ang mas malawak na archive ng negosyo ay maaaring magsama ng mga mas lumang dokumento ng asset, mga naunang rekonsiliasyon at mga makasaysayang talaan na kinakailangan upang ipaliwanag ang isang panimulang balanse. Panatilihing organisado ang parehong hindi inaakala na ang pagkumpleto ng isang tax return ay ginagawang hindi na kailangan ang pinagbabatayan na suporta.
Ang tungkulin ng Paper Trail sa pag-iingat ng mga talaan ay ang pag-oorganisa ng mga talaan at pagpapakita ng mga nawawalang suporta. Ang mga desisyon tungkol sa isang partikular na kinakailangan sa pagpapanatili o ang mga kahihinatnan sa buwis ng hindi kumpletong ebidensya ay nararapat sa naaangkop na propesyonal. Ang praktikal na layunin ay isang bakas ng talaan na maaaring makuha muli na patuloy na may katuturan pagkatapos magtapos ang taon.