Itama ang Bill ng Vendor na Nabayaran nang Dalawang beses
Kung ang singil ng isang vendor ay nabayaran nang dalawang beses, tiyakin na mayroong dalawang totoong bayad sa halip na dalawang kopya ng isang entry. Ang isang tunay na dobleng bayad ay maaaring lumikha ng kredito sa vendor o isang halagang mababawi. Ang pagtatala nito bilang isa pang pagbili ay karaniwang magpapalaki sa gastos.
Kumpirmahin na dalawang beses talagang natira ang pera
Ihambing ang mga statement ng bangko o card sa mga sanggunian sa bill at pagbabayad. Ang dalawang entry ng software ay hindi nagpapatunay na naganap ang dalawang pagbabayad. Ang manu-manong inilagay na pagbabayad at ang isang na-download na transaksyon ay maaaring kumakatawan sa parehong pag-withdraw sa bangko. Kung mayroon lamang isang pag-withdraw, ang pagkukumpuni ay isang duplicate na pagwawasto ng rekord, hindi isang kahilingan para sa pagbabalik ng pera.
Panatilihing hiwalay ang totoong sobrang bayad sa bayarin
Kung naayos na ang parehong bayad, iwanang nabayaran na ang orihinal na singil at tukuyin ang sobra sa nagbebenta. Kumpirmahin kung ibibigay ang refund o kung may ilalapat na credit sa isang valid na singil sa hinaharap. Panatilihin ang tugon ng nagbebenta at ang mga kaugnay na reperensya sa pagbabayad upang masundan ang balanse hanggang sa malutas ito.
Itala ang refund o credit nang walang isa pang distortion
Kapag dumating ang refund, itugma ito sa naitalang sobrang bayad sa halip na awtomatikong ituring ito bilang bagong kita sa benta. Kapag ginamit ang isang credit, idokumento kung aling bill ang babawasan nito sa susunod. Ang orihinal na gastos ay dapat manatiling masusubaybayan sa aktwal na pagbili. Ang pagsusuri sa mga pahayag ng vendor at pagtutugma ng mga bill bago ang pagbabayad ay nakakatulong na maipakita nang mas maaga ang mga pag-uulit at pinapanatili itong kapaki-pakinabang sa mga ulat ng mga payable para sa pagpapasya kung ano pa ang kailangang bayaran.