Pumili sa Pagitan ng Dalawang Posibleng Kategorya ng Gastos
Kapag ang isang transaksyon ay tila akma sa dalawang kategorya ng gastos, uriin ito ayon sa kung ano ang binili at kung paano ito ginagamit ng negosyo. Maaaring hatiin ang isang pagbili kapag naglalaman ito ng tunay na magkaibang mga item. Ang pare-pareho at dokumentadong pagtrato ay mas mahalaga kaysa sa pagpili ng isang kategorya mula lamang sa pangalan ng merchant.
Tingnan ang invoice kaysa sa tindahan
Ang isang binili mula sa isang malaking retailer ay maaaring maglaman ng mga gamit sa opisina, mga produktong muling ibinebenta, at isang personal na gamit. Pareho ang merchant, ngunit magkaiba ang layunin sa accounting. Gamitin ang detalye ng item upang makatwirang maipamahagi ang binili. Ang kabuuan ng mga pinaghati-hating entry ay dapat tumugma sa aktwal na transaksyon, at ang sumusuportang resibo ay dapat manatiling naka-link o madaling mahanap.
Gumamit ng pare-parehong tuntunin para sa magkatulad na paggastos
Kung sinusuportahan ng isang subscription sa software ang mga regular na operasyon sa opisina, pumili ng isang makatwirang kategorya at gamitin ito nang palagian. Ang paggawa ng magkakapatong na mga account tulad ng ilang bersyon ng gastos sa software ay maaaring maghiwalay sa mga ulat. Kapag mas maraming detalye ang kapaki-pakinabang, maaaring ibigay ito ng mga proyekto o iba pang mga field ng pagsubaybay nang hindi binabago ang pangunahing kategorya ng gastos bawat buwan.
Tukuyin ang mga aytem na nangangailangan ng ibang uri ng pagsusuri
Ang ilang mga pagbili ay hindi lamang basta pagpili sa pagitan ng dalawang gastusin sa pagpapatakbo. Ang kagamitan, imbentaryo, mga serbisyong prepaid o magkahalong gamit pangnegosyo at personal ay maaaring mangailangan ng iba't ibang pagtrato. Tanungin ang tagapagbigay ng buwis tungkol sa mga tanong sa klasipikasyon o alokasyon ng buwis na nakakaapekto sa kita. Magpanatili ng maikling gabay sa kategorya para sa mga paulit-ulit na sitwasyon upang ang mga susunod na buwan ay sumunod sa parehong lohika at ang mga paghahambing ay manatiling makabuluhan.