Pamamahala ng Singil ng Nagbebenta

Ang mga singil ng vendor ay dumarating sa pamamagitan ng email, mga portal ng pagsingil, at iba pang mga channel. Kung walang pare-parehong proseso, ang mga takdang petsa at mga sumusuportang detalye ay madaling makaligtaan. Inaayos namin ang mga singil sa loob ng isang napagkasunduang daloy ng trabaho, na tumutulong sa iyong matukoy ang mga natanggap na invoice, mga nakabinbing pag-apruba, mga takdang singil, at mga natapos na item.

• Tumanggap o mangolekta ng mga singil ng vendor sa pamamagitan ng mga aprubadong channel.
• Itala ang mga pangalan ng vendor, numero ng invoice, petsa ng pagsingil, halaga, at mga takdang petsa.
• Suriin ang mga nawawalang detalye, posibleng mga duplikado, o mga bagay na nangangailangan ng paglilinaw ng kliyente.
• Panatilihin ang isang organisadong listahan ng mga bukas na bayarin at mga paparating na obligasyon sa pagbabayad.
• Maghanda ng mga buod ng mga natitirang bayarin at mga aytem na naghihintay ng pag-apruba.

Inaayos Paper Trail ang mga rekord at ipinapaalam sa iyo ang mga isyu. Kinukumpirma ng iyong negosyo kung ang mga singil ay balido, natanggap ang mga produkto o serbisyo, at dapat na awtorisado ang mga bayad. Hindi namin inaaprubahan ang mga gastos ng vendor o sinisimulan ang pagbabayad nang walang iyong pag-apruba.

Gumagana kami sa loob ng mga proseso ng pagsingil at pagtatala na napagkasunduan para sa iyong account. Ang layunin ay pare-parehong dokumentasyon at mas madaling pagsusuri, hindi pinapalitan ang iyong mga panloob na pamamaraan ng awtorisasyon.

Tinutukoy ng iyong negosyo ang mga aprubadong pinagmumulan ng mga singil ng vendor at kung saan pinapanatili ang administratibong talaan. Ang isang singil na natanggap sa pamamagitan ng email o sa pamamagitan ng isang billing portal ay nangangailangan ng isang pare-parehong lugar sa prosesong iyon upang hindi ito mananatiling nakahiwalay sa listahan ng pagsusuri.

Dapat ding tukuyin ng daloy ng trabaho kung sino ang nagbibigay ng mga sumusuportang dokumento at kung sino ang sumasagot sa mga tanong tungkol sa pagbili. Inaayos Paper Trail ang impormasyon ng singil sa loob ng saklaw, habang kinukumpirma ng iyong pangkat kung ang pinagbabatayang obligasyon ay balido.

Itinatala namin ang vendor, sanggunian ng invoice, petsa ng pagsingil, halaga at takdang petsa mula sa magagamit na singil. Ang mga detalyeng ito ay nagbibigay sa tagasuri ng paraan upang matukoy ang obligasyon at maiba ito mula sa ibang singil ng parehong supplier.

Ipinapaalam sa inyo ang isang nawawalang sanggunian sa invoice o hindi malinaw na takdang petsa. Hindi kami nag-iimbento ng mga tuntunin sa pagbabayad o ipinapalagay na ang isang singil ay naaprubahan dahil ang dokumento ay dumating sa pamamagitan ng isang pamilyar na paraan.

Ang parehong singil ng vendor ay maaaring dumating bilang isang orihinal na invoice, isang kopya na ipinadala sa pamamagitan ng email, at isang paalala. Ang pagtukoy ng isang posibleng duplikado bago ito ituring bilang isa pang obligasyon ay makakatulong sa iyong koponan na suriin ang mga talaan nang may tamang konteksto.

Ang isang binagong invoice ay nangangailangan din ng malinaw na koneksyon sa naunang bersyon. Kinukumpirma ng iyong negosyo kung aling dokumento ang naaangkop at kung awtorisado ang isang kredito o pagsasaayos. Iniingatan namin ang isyu para sa pagsusuri sa halip na gumawa ng hindi sinusuportahang pagbabago sa halagang dapat bayaran.

Dapat na maiba ng isang bukas na listahan ng bayarin kung ano ang dapat bayaran mula sa kung ano ang naghihintay ng pag-apruba o karagdagang impormasyon. Ang pagpapanatili ng takdang petsa kasama ng katayuan ng pag-apruba ay makakatulong sa tagasuri na maunawaan ang parehong deadline at ang aksyon na kailangan pa rin.

Hindi pinahihintulutan ng takdang petsa ang pagbabayad. Kung ang isang bayarin ay mananatiling hindi naaprubahan habang papalapit ang petsa, tinutukoy namin ang sitwasyong iyon sa loob ng napagkasunduang daloy ng trabaho. Ang iyong awtorisadong pangkat ang magpapasya kung ang bayarin ay dapat ituloy, kuwestiyunin o manatiling naka-hold.

Ang inyong pangkat ang magbibigay ng mga singil ng vendor at ng impormasyong kailangan upang maitatag ang inaprubahang proseso ng pagsusuri. Ang mga sanggunian sa pagbili, mga kaugnay na sumusuportang dokumento at kumpirmasyon ng taong responsable para sa isang vendor ay makakatulong na linawin ang mga tanong tungkol sa isang obligasyon.

Ang mga pagbabago sa mga detalye o tagubilin ng vendor ay dapat sumunod sa iyong sariling mga kontrol. Huwag magpadala ng mga password sa bangko sa pamamagitan ng isang regular na mensahe. Ang aming tungkuling administratibo ay hindi pumapalit sa iyong mga pamamaraan para sa pagkumpirma ng pagkakakilanlan ng vendor o pagpapahintulot ng isang pagbabago.

Kasama sa napagkasunduang output ang mga organisadong talaan ng bayarin at mga buod ng mga natitirang aytem, ​​mga paparating na takdang petsa, at mga nakabinbing pag-apruba. Matutukoy ng iyong pangkat kung aling mga bayarin ang handa na para sa susunod nitong desisyon nang hindi na kailangang maghanap sa magkakahiwalay na folder at mensahe.

Pagkatapos, maaaring isaayos ng Payment Coordination ang mga paghahanda sa pagbabayad para sa awtorisadong pagsusuri. Ito ay isang hiwalay na hakbang administratibo. Ang pagtatala ng singil o pagdaragdag nito sa isang due list ay hindi nangangahulugang inaprubahan na Paper Trail ang gastos o naglabas na ng bayad.