Pagkategorya ng Transaksyon

Ang tsart ng mga account ay ang listahan ng mga kategorya at mga balance account na ginagamit ng negosyo. Dapat itong magbigay ng sapat na detalye upang maunawaan ang operasyon nang hindi lumilikha ng dose-dosenang halos magkaparehong kategorya. Ang upa, advertising at software ay maaaring maging kapaki-pakinabang na pagpapangkat ng mga gastos, habang ang cash, credit card at mga pautang ay naglalarawan ng iba't ibang uri ng mga balanse.

Dapat suriin ang mga umiiral na kategorya bago magdagdag ng mga bago. Ang isang malinaw na pamamaraan ng pagpapangalan ay nakakatulong na maiwasan ang paglitaw ng parehong uri ng transaksyon sa iba't ibang lugar sa buong taon.

Ang parehong mangangalakal ay maaaring magbenta ng mga gamit sa opisina, kagamitan, imbentaryo, at mga personal na gamit. Kadalasan, ang deskripsyon ng bangko ay tumutukoy sa nagbebenta ngunit hindi ipinapaliwanag ang binili. Ang mga resibo, invoice, at konteksto ng may-ari ay nakakatulong na matukoy kung ano ang dapat isama sa mga libro at kung kailangang hatiin ang isang entry.

Makakatulong ang automation sa mga paulit-ulit na pattern, ngunit ang isang patakaran na nakabatay lamang sa pangalan ng isang merchant ay maaaring mabilis na maulit ang isang pagkakamali. Ang mga hindi pangkaraniwang dami, mga nagbagong supplier at mga pagbili na may magkahalong layunin ay nararapat sa indibidwal na atensyon.

Ang paglilipat ng pera sa pagitan ng mga account ng negosyo ay nagbabago kung saan nakalatag ang pera. Hindi ito lilikha ng isa pang benta o isa pang gastos sa pagpapatakbo. Ang mga pagbabayad para sa isang business credit card ay kailangan ding kumonekta sa balanse ng card, dahil ang mga pinagbabatayang pagbili ay itinatala nang hiwalay.

Ang mga kontribusyon, pagwi-withdraw, at aktibidad sa pautang ng may-ari ay nangangailangan ng sarili nitong pagtrato batay sa mga pangyayari sa negosyo. Ang isang bayad sa pautang ay maaaring maglaman ng higit sa isang bahagi, kaya ang pagtatalaga ng buong bayad sa iisang gastos nang hindi sinusuri ang mga detalye ay maaaring magkamali sa paglalahad ng mga ulat.

Halimbawang paglalarawan: isang negosyo ang bumili ng $300 na naglalaman ng $240 na mga gamit sa opisina at $60 na mga personal na gamit ng may-ari. Ang pagtatala ng buong binili bilang mga gamit sa opisina ay magtatago ng personal na bahagi. Ang isang mas tumpak na talaan ay naghihiwalay sa mga bahagi at gumagamit ng naaangkop na pagtrato para sa aktibidad ng may-ari.

Inilalarawan ng halimbawa kung bakit mahalaga ang konteksto. Ang wastong paghawak ng mga transaksyon ng may-ari ay nakasalalay sa entidad at mga pangyayari, kaya maaaring kailanganin ng isang accountant na kumpirmahin ang pagtrato sa halip na maglapat ng isang pangkalahatang tuntunin.

Tinutukoy ng isang kapaki-pakinabang na query ang petsa ng transaksyon, paglalarawan, at ang impormasyong nawawala sa talaan. Pagkatapos ay maipapaliwanag ng may-ari kung ang isang pagbili ay para sa isang proyekto ng kliyente, pangkalahatang paggamit sa negosyo, o iba pang layunin. Ang mga aktwal na dokumentong pinansyal ay kabilang sa napagkasunduang ligtas na daloy ng trabaho kapag nagsimula na ang trabaho.

Kung saan hindi kumpleto ang mga magagamit na ebidensya, ang transaksyon ay dapat manatiling nakikita bilang isang hindi pa nareresolbang aytem. Ang pagtatalaga ng lahat sa iba pang gastusin ay maaaring mag-alis ng pila ng software, ngunit hindi ito lilikha ng makabuluhang impormasyon sa pananalapi.

Kasama sa isang kapaki-pakinabang na tanong ang orihinal na paglalarawan at isang partikular na tanong tungkol sa layunin ng negosyo. Itanong kung ang isang bayad ay nakapagbayad na ba ng isang umiiral na singil, bumili ng isang asset o nakapagbayad na ba ng isang tao. Dapat matukoy ng sagot ang sinusuportahang kategorya sa halip na ang kategorya ay pinili lamang para tapusin ang isang batch.

Itago ang paliwanag kasama ang pinagbabatayang resibo o invoice. Maaaring matukoy ng pangalan ng nagtitinda kung sino ang nakatanggap ng pera habang hindi pa rin malinaw ang layunin, lalo na kung ang parehong tagapagtustos ay nagbibigay ng iba't ibang uri ng produkto o serbisyo.

Para sa isang bayad na sumasaklaw sa ilang mga pagbili, panatilihin ang detalye ng invoice at tukuyin ang mga bahaging nangangailangan ng hiwalay na pagtrato. Kung ang may-ari ay hindi makapagbibigay ng sapat na impormasyon, panatilihin ang limitasyong iyon para sa pagsusuri sa halip na lumikha ng isang kumpiyansang paglalarawan na hindi sinusuportahan ng ebidensya.

Dapat mapabuti ng pagkakategorya ang paraan ng pagbabasa ng mga ulat sa paglipas ng panahon. Kung ang parehong subscription ay nagbabago ng mga kategorya bawat buwan, ang maliwanag na pagtaas sa isang gastos ay maaaring magpakita lamang ng hindi pare-parehong pag-coding. Ang pagdodokumento ng paulit-ulit na pagproseso ay nakakatulong na mapanatiling kapaki-pakinabang ang mga paghahambing at binabawasan ang paulit-ulit na mga tanong.

Maaaring kabilang sa serbisyong ito ang pagsusuri sa mga umiiral na kategorya, pag-uuri ng mga kasalukuyang transaksyon, at pagtukoy sa mga entry na nangangailangan ng karagdagang impormasyon. Hindi nito itinatatag ang pagiging karapat-dapat sa pagbawas sa pamamagitan lamang ng pagpapangalan ng isang account. Ang pagtrato sa buwis, paggamit ng kapital, at iba pang mga espesyal na paghatol ay dapat na iugnay sa naaangkop na propesyonal kapag kinakailangan ito ng mga katotohanan.

Maaaring magbenta ang isang supplier ng mga kagamitan, suplay, at personal na gamit, kaya ang pangalan lamang ng vendor ay hindi sapat upang lumikha ng isang maaasahang tuntunin sa kategorya. Sinusuri ng Paper Trail ang mga magagamit na sumusuportang detalye at pinapanatiling nakikita ang mga hindi tiyak na entry hanggang sa makumpirma ang kanilang layunin. Ang pare-parehong pagtrato sa paulit-ulit na aktibidad ay nagbibigay sa mga susunod na buwan ng mas maaasahang pundasyon.

Mas mahalaga ang pagkakaroon ng pare-parehong kategorya at malinaw na proseso ng eksepsiyon dahil sa mas mataas na dami ng transaksyon. Ang pagpapangkat ng magkakatulad na transaksyon ay maaaring gawing mas madaling pamahalaan ang pagsusuri, ngunit ang magkakatulad na paglalarawan ng mangangalakal ay hindi nagpapatunay na ang bawat pagbabayad ay may parehong layunin. Idokumento ang paulit-ulit na pagtrato, suriin ang hindi pangkaraniwang aktibidad, at panatilihing nakikita ang mga hindi tiyak na entry. Sinusuportahan nito ang pare-parehong pag-uulat habang tumataas ang bilang ng mga transaksyon at mga taong nagsusuplay ng mga rekord.