Bookkeeping na Handa sa Buwis: Ayusin ang Iyong mga Rekord Bago Mag-file

Nakakatulong ang mga resibo sa pagpapaliwanag ng mga indibidwal na pagbili, ngunit kailangan din ng isang tagahanda ng buwis ng isang maaasahang buod ng aktibidad ng negosyo. Mas mahirap gamitin ang isang tumpok ng mga dokumento kapag ang mga kaugnay na transaksyon ay hindi pa naoorganisa o ang mga balanse ng account ay kailangan pa ring suriin.

Ang layunin ay ikonekta ang mga sumusuportang talaan sa mga kabuuan sa mga libro. Ang isang kategorya ng gastos ay dapat may mga transaksyon sa likod nito, at ang mga transaksyong iyon ay dapat may nauunawaang layunin sa negosyo. Inilalarawan ng IRS ang mga sumusuportang dokumento bilang ebidensya para sa mga entry sa mga libro at sa tax return. Ang pagpapanatiling malinaw ng koneksyon ay nakakabawas sa pangangailangang buuin ito muli sa ibang pagkakataon.

Ilista ang bawat bank account, credit card, at serbisyo sa pagbabayad na ginagamit para sa negosyo sa buong taon. Isama ang mga saradong account at mga account na binuksan sa kalagitnaan ng panahon. Tiyaking sakop ng mga statement ang buong taon sa halip na ang mga buwan lamang na madaling i-download.

Itugma ang naitalang aktibidad sa mga pahayag bago umasa sa mga ulat. Siyasatin ang mga duplikado, nawawalang mga transaksyon, at mga pagbabayad na naitala sa maling lugar. Magtago ng hiwalay na talaan ng mga hindi nalutas na aytem. Ang isang pagkakaiba na may paliwanag ay nangangailangan pa rin ng naaangkop na paggamot, ngunit ang isang hindi maipaliwanag na pagsasaayos na ginawa lamang upang matapos ang file ay maaaring magtago ng isyu mula sa taong naghahanda ng pagbabalik ng buwis.

Ang mga kapaki-pakinabang na sumusuportang talaan ay tumutukoy sa kung ano ang binili, ang halaga, ang kaugnay na petsa at ang layunin ng negosyo. Ang iba't ibang transaksyon ay maaaring mangailangan ng iba't ibang dokumentasyon. Ang isang card statement ay maaaring sumusuporta sa pagbabayad habang ang isang supplier invoice ay nagpapaliwanag sa item o serbisyong natanggap.

Ayusin ang mga rekord sa paraang ginagawang praktikal ang pagkuha. Ang isang halimbawa ay isang folder para sa bawat taon, na may mga buwanang file ng statement at magkakahiwalay na grupo para sa mas malalaking pagbili at hindi pangkaraniwang aktibidad. Pinapayagan ng IRS ang isang sistema ng pagtatala na angkop sa negosyo, basta't malinaw nitong ipinapakita ang kaugnay na aktibidad sa pananalapi. Ang mahalagang katangian ay ang kakayahang ikonekta ang isang rekord sa transaksyong sinusuportahan nito.

Ang mga paglilipat sa pagitan ng mga account, aktibidad ng may-ari, mga nalikom sa pautang, at mga pagbabayad ay nangangailangan ng pagsusuri kung ano talaga ang kinakatawan ng paggalaw. Ang pagdeposito ng pera sa negosyo ay hindi palaging isang pagbebenta ng customer, at ang bawat pag-withdraw ay hindi awtomatikong isang deductible na gastos.

Itago ang mga dokumento para sa kagamitan at iba pang mahahalagang ari-arian na may kasamang mga kaugnay na detalye ng pagbili. Kung may personal na bayad na lumalabas sa isang business account, tukuyin ito sa halip na ilagay ito sa isang maginhawang kategorya ng gastos. Dapat ilarawan nang wasto ng talaan ng bookkeeping ang aktibidad. Pagkatapos ay matutukoy ng iyong tax preparer ang naaangkop na pagtrato sa buwis mula sa mga talaan at mga pangyayari ng negosyo.

Kabilang sa isang kapaki-pakinabang na handoff ang mga ulat sa pananalapi para sa tamang panahon, ang mga sumusuportang iskedyul na may kaugnayan sa negosyo at isang maikling listahan ng mga aytem na naghihintay pa rin ng pagsusuri. Maaaring kabilang sa mga iskedyul na iyon ang mga balanse sa pautang, mga asset na binili, mga hindi nabayarang invoice at singil, kasama ang mga kaugnay na talaan ng payroll at platform ng pagbabayad.

Isang halimbawa ay ang isang may-ari na nagpalit ng mga payment processor sa kalagitnaan ng taon. Ang pagpapadala lamang ng buod ng kasalukuyang processor ay mag-iiwan ng bahagi ng aktibidad ng taon na hindi maipaliwanag. Ang isang tala na tumutukoy sa parehong processor at sa mga petsa kung kailan ginamit ang bawat isa ay ginagawang mas madaling sundan ang handoff. Ang mga partikular na tala tungkol sa mga aktwal na pagbabago ay mas kapaki-pakinabang kaysa sa pag-asa na matuklasan ng preparer ang mga ito mula sa mga nakakalat na file.

Sinusuportahan ng tax ready bookkeeping ang paghahanda ng isang return. Hindi ito nangangahulugan na ang bawat transaksyon ay nakatanggap na ng pinal na pagtrato sa buwis o naihain na ang return. Ang uri ng entity, paraan ng accounting, at mga indibidwal na pangyayari ay maaaring makaapekto sa gawaing paghahanda.

Kapag naayos na ang mga talaan, ang talakayan kasama ang tagapaghanda ng buwis ay maaaring tumuon sa mga aytem na nangangailangan ng propesyonal na pagpapasya sa halip na sa paghahanap ng isa pang nawawalang pahayag. Pagkatapos maghain, itago ang mga rekord at ang mga paliwanag sa likod ng mga ito. Ang isang pare-parehong gawain sa pag-iingat ng talaan ay ginagawang mas madaling maunawaan ang susunod na taon at pinapanatiling kapaki-pakinabang ang impormasyong pinansyal sa buong taon.

Ang pagkumpleto ng isang tax return ay hindi awtomatikong nagtatapos sa pangangailangang panatilihin ang mga sumusuportang rekord nito. Ibinabatay ng IRS ang pagpapanatili nito sa uri ng dokumento at mga pangyayari, at ang ilang mga rekord ng asset o trabaho ay kailangang itago nang mas matagal kaysa sa ibang mga file. Ang iba pang mga kinakailangan sa negosyo ay maaari ring makaapekto sa pagpapanatili. Gumamit ng iskedyul ng rekord na naaangkop sa negosyo bago alisin ang mga lumang dokumento.

I-save ang mga pangwakas na ulat, mga rekonsiliasyon, mga naaprubahang pagsasaayos, at mga kaugnay na suporta sa isang nababasang archive. Maaaring magsara kalaunan ang isang subscription sa software o bank account, kaya siguraduhin na ang mahahalagang pag-export at mga backup ay nananatiling naa-access. Ang isang organisadong archive ay nakakatulong na ipaliwanag ang isang naunang balanse o transaksyon nang hindi hinihiling sa may-ari na alalahanin ang mga detalye pagkalipas ng ilang taon.