Paglipat ng mga Tagapagbigay ng Bookkeeping sa Kalagitnaan ng Taon Nang Hindi Nawawala ang Iyong Kasaysayan sa Pananalapi

Hindi kailangang maghintay hanggang Disyembre ang isang negosyo para palitan ang isang tagapagbigay ng serbisyo sa bookkeeping na hindi na nakakatugon sa mga pangangailangan nito. Ngunit ang pagpapalit ng kumpanya sa kalagitnaan ng taon ay nagbabangon ng isang mahalagang tanong: paano mo ililipat ang trabaho nang hindi nawawala ang kahulugan sa likod ng mga numero?

Ang hamon ay karaniwang hindi ang paglipat ng spreadsheet mula sa isang folder patungo sa isa pa. Ito ay ang pag-alam kung aling mga buwan ang napagkasunduan, kung aling mga balanse ang sinusuportahan, kung ano ang hindi pa nareresolba, at kung sino ang responsable sa paglilipat.

Bago tapusin ang kasalukuyang kasunduan, tanungin ang katayuan ng bawat kaugnay na pinansyal na account. Tukuyin ang pinakahuling petsa ng pagkakasundo at kung ang panahong iyon ay natapos at nasuri. Ang isang bank account na napagkasundo hanggang Agosto ay nasa ibang kondisyon mula sa isang account na may mga transaksyong ipinasok noong Agosto ngunit walang nakumpletong pagkakasundo.

Hilingin ang mga pahayag pinansyal na ginawa para sa mga nakumpletong panahon, kabilang ang mga Pahayag ng Kita at Pagkalugi at mga Balance Sheet kung saan ang mga ulat na iyon ay bahagi ng kasunduan. Ang mga dokumentong ito ay nagbibigay sa papasok na provider ng isang sanggunian, ngunit ang mga sumusuportang rekord ay nananatiling mahalaga.

Kung hindi makumpirma ng isang tagapagbigay ng serbisyo kung aling panahon ang kumpleto, hindi dapat ilarawan ng negosyo ang panahong iyon bilang pinal. Kailangang malaman ng bagong tagapagbigay ng serbisyo ang kawalan ng katiyakan bago gamitin ang mga balanseng iyon bilang panimulang punto.

Kasama sa isang kapaki-pakinabang na paglilipat ang access sa platform ng accounting, mga naaangkop na pahayag ng bangko at credit card, mga ulat ng pagkakasundo, mga kalakip ng transaksyon, mga resibo, mga invoice, at isang listahan ng mga bukas na tanong. Maaaring kailanganin din ng negosyo ang mga talaan ng mga natitirang invoice ng customer at mga singil ng vendor, depende sa saklaw ng serbisyo.

Binibigyang-diin ng IRS na dapat suportahan ng mga rekord ang kita at gastos ng negosyo. Mahalaga ang prinsipyong iyan sa panahon ng pagpapalit ng provider dahil ang mga file ng bookkeeping ay dapat manatiling magagamit kahit wala na ang taong nagpasok ng mga transaksyon.

Ang pag-export lamang ng isang Pahayag ng Kita at Pagkalugi ay hindi sapat na handoff kung walang makapagpapaliwanag kung paano inuri ang isang malaking deposito o kung bakit naiiba ang balanse ng isang account sa pahayag nito.

Ang mga desisyon sa bookkeeping ay kadalasang may konteksto na hindi halata mula sa paglalarawan ng transaksyon. Ang paglilipat sa pagitan ng mga account ay maaaring magmukhang kita hanggang sa may magkumpirma kung ano ito. Ang bayad sa vendor ay maaaring sumaklaw sa ilang mga invoice. Ang deposito ay maaaring may kaugnayan sa isang transaksyon mula sa isang naunang panahon. Humingi ng listahan ng mga eksepsiyon sa papalabas na provider na naglalaman ng mga hindi nalutas na klasipikasyon, nawawalang mga resibo, hindi pangkaraniwang balanse, at mga pagsasaayos na naghihintay ng pag-apruba. Kung hindi maibigay ng provider ang listahang iyon, dapat magtatag ang papasok na provider ng isa habang onboarding sa halip na tahimik na ipagpalagay na tama ang mga libro.

Ang layunin ay hindi ang lumikha ng mahabang talaan ng mga paninisi. Ito ay upang hayaan ang susunod na tao na tukuyin ang gawaing natapos na at ang gawaing nangangailangan pa ng atensyon.

Dapat manatiling kontrolado ng negosyo ang platform ng accounting at mga talaan sa pananalapi nito. Suriin ang mga tungkulin ng user, alisin lamang ang mga hindi kinakailangang kredensyal kapag ligtas na ang paglilipat, at bigyan ang bagong provider ng access na naaangkop para sa mga napagkasunduang tungkulin nito.

Iwasan ang pagbabahagi ng personal na password sa pagbabangko sa pamamagitan ng email o pagpapahintulot sa isang provider na umasa sa login ng ibang tao. Gumamit ng mga available na indibidwal na kontrol sa pag-access kung saan sinusuportahan sila ng bangko at software. Panatilihin ang mga karapatan sa pag-apruba para sa mga pagbabayad at pangangasiwa ng account sa mga awtorisadong tauhan ng negosyo maliban kung may ibang nakasaad na hiwalay at sinadyang kaayusan.

Ang pagpapalit ng provider ay isa ring magandang pagkakataon upang beripikahin kung saan konektado ang mga automated bank feed, mga tool sa pag-upload ng dokumento, at mga notification sa pag-uulat.

Kadalasang nabibigo ang mga pagbabago sa kalagitnaan ng taon sa hangganan ng mga provider. Ipinapalagay ng isang kumpanya na ang isa naman ay magtutuos sa buwang ginaganap. Inaasahan ng bagong provider ang pinal na balanse sa pagbubukas. Iniisip ng may-ari na sakop na ang lahat dahil parehong kumpanya ang nabayaran noong panahon ng transisyon.

Magtakda ng nakasulat na hangganan: ang papalabas na provider ang bahala sa mga transaksyon hanggang sa isang tinukoy na petsa, habang ang papasok na provider ang mananagot simula sa isa pang malinaw na nakasaad na petsa. Kung kinakailangan ang paglilinis bago magsimula nang normal ang bagong serbisyo, dapat itong tukuyin at i-quote sa halip na tahimik na isali sa paulit-ulit na gawain.

Dapat ding tukuyin ng iskedyul ng transisyon kung kailan ihahatid ang unang bagong ulat at kung anong mga tanong ang kailangang sagutin ng may-ari habang onboarding.

Ang kakayahan ng isang provider na ipaliwanag ang mga kinakailangan nito sa onboarding ay nagsasabi sa iyo ng isang bagay tungkol sa kung paano nito pamamahalaan ang mga rekord pagkatapos. Itanong kung anong impormasyon ang kailangan para magsimula, paano susuriin ang mga naunang rekonsiliasyon, at ano ang mangyayari kung ang mga umiiral na file ay hindi kumpleto.

Nag-aalok ang Paper Trail ng paulit-ulit na bookkeeping at Pagkukumpuni ng Bookkeeping para sa mga rekord na nangangailangan ng pagwawasto. Ang isang negosyong nagpapalit ng mga provider ay maaaring humingi ng presyo batay sa istruktura ng kasalukuyang account, dami ng transaksyon, at kondisyon ng paglilipat nito. Ang layunin ay isang malinis na pagpapatuloy ng rekord sa pananalapi, hindi isang minadaliang pagbabago na lumilikha ng pangalawang problema sa bookkeeping.