Pag-iingat ng Aklatan sa Virginia

Pag-iingat ng mga talaan na sumusuporta sa mga libro

Ang seksyon 8.1.102 ng retention ng Virginia Code ay nag-aatas sa bawat nagbabayad ng buwis na magtago ng mga angkop na rekord at dokumento na nagpapatunay sa lahat ng impormasyong nakapaloob sa anumang return na kinakailangan sa ilalim ng subtitle ng buwis, at anumang iba pang kaugnay na rekord na maaaring hingin ng Tax Commissioner sa pamamagitan ng regulasyon, at ang seksyon 8.1.103 ng retention ay nag-aatas na ang mga rekord na iyon ay maging available sa mga regular na oras ng negosyo para sa inspeksyon. Pinagmulan, desisyon ng Department of Taxation na sinipi ang mga seksyong iyon: https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/22-108

Para sa retail sales at use tax, ang Virginia Code, ang retention section 8.1.633 at ang regulasyon 23 ng Virginia Administrative Code 10.210.470, ay nag-aatas sa bawat rehistradong dealer na magtago ng sapat at kumpletong mga rekord na kinakailangan upang matukoy at mapatunayan ang pananagutan sa buwis, kabilang ang mga benta, pag-upa, at pagbili, mga libro ng account, at mga sertipiko ng exemption at resale. Pinagmulan: https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/06-20 at https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/22-132

Paano nakakaapekto ang mga buwis ng estado sa ledger

Ang Virginia ay nagpapataw ng indibidwal na buwis sa kita, buwis sa kita ng korporasyon, buwis sa pagbebenta sa tingian at buwis sa paggamit, at buwis sa pagpigil ng employer sa mga sahod sa Virginia. Ang mga rehistradong dealer ay nangongolekta at nagpapadala ng buwis sa pagbebenta at naghahain ng mga return, kabilang ang Form ST.9 para sa mga retail sales at buwis sa paggamit, na may mga iskedyul na naglalaan ng mga benta sa mga lokalidad at rehiyon kung saan nalalapat ang mga karagdagang buwis. Ang pinagmulan para sa istruktura ng alokasyon ng ST.9, ang materyal ng form ng Department sa mga resulta ng paghahanap mula sa tax.virginia.gov, ay nakabuod dito nang walang direktang link ng form, upang maiwasan ang pag-imbento ng URL.

Ang isang dealer na may mga lokasyon sa higit sa isang lokalidad, o walang nakapirming lokasyon, ay nangangailangan ng mga talaan ng benta ayon sa lokalidad, dahil ang buwis sa pagbebenta sa Virginia ay kinabibilangan ng isang bahagi ng estado at isang lokal na bahagi at, sa mga tinukoy na rehiyon, mga karagdagang buwis sa rehiyon na inilarawan sa mga iskedyul ng ST.9.

Mga talaan ng payroll at pag-uulat ng employer

Ang mga employer ay nagbabawas ng buwis sa kita sa Virginia mula sa mga sahod, nagpaparehistro para sa isang withholding account sa Virginia Tax, at naghahain ng mga withholding return at taunang rekonsiliasyon. Ang mga sakop na employer ay nagpaparehistro rin sa Virginia Employment Commission, naghahain ng mga quarterly wage report, at nagbabayad ng unemployment tax.

Gaano katagal dapat itago ang mga rekord

Ang mga rekord at dokumento sa ilalim ng Virginia Code na may retention section 8.1.102 ay dapat pangalagaan sa loob ng tatlong taon mula sa kinakailangang petsa ng paghahain ng return na kinauukulan ng mga ito. Pinagmulan: https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/22-108

Ang mga nagbebenta ng buwis sa pagbebenta at paggamit ay dapat magtago at magpanatili ng mga rekord sa loob ng tatlong taon, kabilang ang mga sertipiko ng eksemsyon at muling pagbebenta, sa ilalim ng Virginia Code ng seksyon 8.1.633 ng pagpapanatili at ang regulasyong binanggit sa seksyon ng pagtatala. Pinagmulan: https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/06-20

Kapag ang isang industriya ay nangangailangan ng karagdagang mga talaan

Konstruksyon at mga kontratista. Ang pagtrato sa buwis sa pagbebenta ng Virginia para sa mga kontratista ay naiiba sa mga nagtitingi dahil ang mga kontratista ay karaniwang tinatrato bilang mga gumagamit ng mga materyales sa konstruksyon ng real property sa maraming pattern ng katotohanan, kaya ang mga kontrata, mga invoice ng materyales, at mga rekord na naghihiwalay sa mga materyales at paggawa ay mahahalagang rekord ng pag-audit sa ilalim ng mga tuntunin sa rekord ng dealer at mamimili sa seksyon ng pagtatala. Ang partikular na pagtrato ay nakadepende sa mga katotohanan ng kontrata at kasalukuyang gabay ng Kagawaran.

Ang mga kontratista ng gobyerno at mga non-profit na organisasyon na naghahabol ng mga exemption ay nangangailangan ng mga sertipiko at rekord ng kontrata na nag-uugnay sa isang exempt purchase sa exempt entity at sa kontrata, dahil ang isang hindi sinusuportahang exempt sale ay maaaring tasahin sa dealer, gaya ng inilalarawan ng talakayan tungkol sa exempt sales sa desisyon sa seksyon ng recordkeeping mula 2006.

Pag-iingat ng Aklat sa Praktikal na Pagsasagawa

Ang mga sumusunod na sitwasyon ay naglalarawan kung paano maaaring isaayos ng isang negosyo ang mga talaan nito. Ang mga ito ay mga halimbawa lamang, hindi isang pagpapasiya ng pagtrato sa buwis para sa anumang partikular na negosyo.

Ang isang dealer sa Virginia na may mga tindahan sa dalawang lokalidad ay nag-iingat ng mga sertipiko ng benta at exemption ayon sa lokasyon sa loob ng tatlong taon mula sa petsa ng paghahain ng return, at naghahain ng mga iskedyul ng ST.9 na naglalaan ng mga benta sa bawat lokalidad, sa halip na maghain mula sa iisang pinagsamang kabuuang benta.

Ang isang employer sa Richmond ay nag-uulat ng isang bagong empleyado sa loob ng 20 araw, nagbabawal ng buwis sa kita sa Virginia mula sa mga sahod, at naghahain ng hiwalay na quarterly wage report sa Virginia Employment Commission, dahil ang bagong ulat sa pagkuha ng empleyado ay hindi nakakatugon sa tungkulin sa ulat ng sahod.

Lokal na alokasyon ng benta at pagpapanatili ng rekord ng dealer

Dapat panatilihin ng mga dealer sa Virginia na nagtatrabaho sa iba't ibang lokasyon ang alokasyon na ginamit para sa kanilang tax return kasama ang mga pinagbabatayang invoice. Ang isang customer na hindi nagbabayad ng buwis ay lumilikha rin ng tanong sa dokumentasyon na hindi masasagot gamit lamang ang isang deposito sa bangko.

Ito ay isang pagkakaiba sa daloy ng trabaho sa accounting, hindi isang pag-aangkin na ang bawat negosyo sa Virginia ay napapailalim sa parehong tuntunin sa buwis o pag-file. Ang naaangkop na pagtrato ay nakadepende sa aktwal na transaksyon at aktibidad ng negosyo. Responsibilidad ng isang bookkeeper na pangalagaan ang ebidensya ng transaksyon at uriin ang mga halaga nang pare-pareho. Ang pagtukoy sa isang pinagtatalunang posisyon sa buwis o pagtrato sa pag-file ay isang hiwalay na propesyonal na paghatol.

Isang praktikal na buwanang pagsusuri para sa mga negosyo sa Virginia

Magsimula sa orihinal na pinagmulan sa halip na sa feed ng bangko. Ang invoice ng customer, ulat ng pagbebenta, rehistro ng payroll, singil ng supplier, o kontrata ay nagpapaliwanag kung ano ang nangyari. Itugma ito sa kaukulang deposito o bayad, imbestigahan ang mga pagkakaiba, at itala ang mga pagsasaayos na may malinaw na paliwanag. Kapag kinakailangan ang isang ulat sa buwis o payroll ng estado, magpanatili ng isang hiwalay na pagkakasundo mula sa ledger sa mga halagang kasama sa ulat na iyon. Nagbibigay-daan ito sa isang may-ari na ihambing ang mga resulta ng pagpapatakbo nang hindi nalilito ang kita ng negosyo sa mga nakolektang buwis, mga withholding ng empleyado, o iba pang mga pananagutan.

Para sa isang may-ari na naghahandang ibigay ang mga rekord sa isang propesyonal sa buwis, ang kapaki-pakinabang na pakete ay kinabibilangan ng buod ng panahon, mga kopya ng inihaing pagbabalik kung saan naaangkop, ang mga transaksyong sumusuporta sa mga mahahalagang pagsasaayos, at isang maikling listahan ng mga hindi pa nalutas na tanong. Ang isang napagkasunduang bank account ay bahagi lamang ng paketeng iyon. Ang kalidad ng mga rekord ay nakasalalay sa kung masusubaybayan ng isang tagasuri ang mahahalagang numero pabalik sa kanilang mga pinagmulan.

Ano ang dapat panatilihing magagamit

Panatilihin ang mga organisadong kopya ng mga invoice, resibo, bank at card statement, payroll report, account reconciliations, at anumang exemption o special program documents na may kaugnayan sa negosyo. Dapat tukuyin ng retention schedule kung aling batas o programa ang kumokontrol sa bawat kategorya sa halip na ipagpalagay na may isang deadline na sumasaklaw sa bawat rekord. Panatilihin ang mga dokumentong may kaugnayan sa isang nakabinbing audit, claim, o hindi pagkakaunawaan hanggang sa malutas ang bagay na ito, at beripikahin ang anumang desisyon sa pagsira laban sa kasalukuyang naaangkop na tuntunin.

Ang Paper Trail ang humahawak sa organisasyon, klasipikasyon, at pagkakasundo ng bookkeeping sa gawaing ito. Ang mga posisyon sa tax return, mga legal na interpretasyon, at mga espesyalisadong klasipikasyon ng payroll ay dapat suriin ng naaangkop na kwalipikadong propesyonal.