Pag-iingat ng Aklat sa Texas

Pag-iingat ng mga talaan na sumusuporta sa mga libro

Ang seksyon 11.0041 ng Kodigo sa Buwis ng Texas, ang pagtatala ng mga rekord, ay nag-aatas sa isang nagbabayad ng buwis na kinakailangang magtago ng mga rekord sa ilalim ng Kodigo sa Buwis na panatilihing bukas ang mga rekord na iyon para sa inspeksyon at magpakita ng mga kasabay na rekord at mga sumusuportang dokumento na nagpapatunay sa isang paghahabol tungkol sa buwis, multa, o interes. Kabilang sa mga halimbawa sa batas ang mga invoice, voucher, tseke, rekord sa pagpapadala, at mga kontrata. Pinagmulan, teksto ng batas na muling ginawa ng isang pangalawang tagapaglathala ng code: https://texas.public.law/statutes/tex._tax_code_section_111.0041 at https://law.justia.com/codes/texas/2022/tax-code/title-2/subtitle-b/chapter-111/subchapter-a/section-111-0041/

Sa isang pag-audit ng Comptroller, dapat magbigay ang nagbabayad ng buwis ng mga rekord na hiniling ng auditor na kinakailangan para sa isang kumpletong pag-audit. Inililista ng abiso ng pag-audit ng Comptroller ang mga sales invoice, purchase invoice, capital asset invoice, resale at exemption certificate, accounting book, general ledger, subsidiary journal, chart of accounts, financial statement, federal income tax information, bank statement, workpaper, computer records, at dokumentasyon para sa mga refund at credit. Pinagmulan: Texas Comptroller, https://comptroller.texas.gov/taxes/publications/96-146.pdf

Paano nakakaapekto ang mga buwis ng estado sa ledger

Ang Texas ay nagpapataw ng buwis sa pagbebenta ng estado at buwis sa paggamit, kasama ang mga lokal na buwis sa pagbebenta at paggamit, at buwis sa prangkisa sa mga sakop na entidad na maaaring buwisan kabilang ang mga korporasyon, mga kompanyang may limitadong pananagutan, mga limitadong pakikipagsosyo, at mga propesyonal na asosasyon, anuman ang buwis na dapat bayaran sa isang partikular na taon, na may taunang ulat at ulat ng pampublikong impormasyon na inilarawan sa Tax Code Chapter 171. Pinagmulan para sa mga tungkulin sa ulat ng buwis sa prangkisa: https://statutes.capitol.texas.gov/Docs/TX/htm/TX.171.htm

Ang buwis sa prangkisa ay hindi isang buwis sa kita. Ito ay karaniwang nakabatay sa margin gaya ng tinukoy sa Kabanata 171, kaya ang kita, halaga ng mga produktong nabenta, at mga talaan ng kabayaran ay kailangang itago sa isang anyo na sumusuporta sa napiling pagkalkula ng margin, bilang karagdagan sa mga talaan ng buwis sa pagbebenta.

Mga talaan ng payroll at pag-uulat ng employer

Walang withholding tax sa kita ng estado para sa sahod ang Texas, dahil wala itong personal income tax, tulad ng nasa seksyon ng buwis ng estado.

Ang isang employer na may pananagutan sa kawalan ng trabaho ay dapat magparehistro sa Texas Workforce Commission sa loob ng sampung araw mula sa pagbabayad ng sahod at pagiging may pananagutan, maghain ng mga ulat sa sahod at magbayad ng mga buwis sa kawalan ng trabaho nang elektroniko maliban kung mayroon itong aprubadong hardship waiver, at iulat ang mga bago at muling tinanggap na manggagawa sa loob ng 20 araw mula sa petsa ng pagkuha sa Employer New Hire Reporting Operations Center na pinangangasiwaan ng Office of the Attorney General. Mga Pinagmulan: https://www.twc.texas.gov/programs/unemployment-tax/responsibilities-liable-employer at https://www.twc.texas.gov/employer-resources/new-hire-reporting

Kita, mga binili, at dokumentasyon

Ang mga invoice ng pagbili ay minarkahan upang ipakita kung nabayaran na ang buwis sa pagbebenta sa Texas, kung naibigay na ang sertipiko ng muling pagbebenta o exemption, o kung naipon na ang buwis sa paggamit, dahil ang pagkakaibang iyon ay isang regular na punto ng pag-audit ng Comptroller.

Gaano katagal dapat itago ang mga rekord

Nakasaad sa abiso ng pag-audit ng Comptroller na ang statute of limitations ay apat na taon para sa mga buwis na dapat bayaran sa estado at ang isang pag-audit ay karaniwang sumasaklaw sa pinakahuling apat na taong panahon, na may mga eksepsiyon kung saan ang isang mali o mapanlinlang na pagbabalik ay isinampa nang may layuning umiwas, kung saan ang isang pagbabalik ay magtataas ng buwis ng 25 porsyento o higit pa sa pagwawasto gaya ng inilarawan sa abiso, o kung saan walang pagbabalik na isinampa. Pinagmulan: https://comptroller.texas.gov/taxes/publications/96-146.pdf

Kapag ang isang industriya ay nangangailangan ng karagdagang mga talaan

Enerhiya. Ang mga prodyuser ng langis at gas at iba pang mga nagbabayad ng buwis sa severance ay dapat magtago ng mga talaan ng produksyon, benta, at presyo na sumusuporta sa mga ulat ng severance tax, bilang karagdagan sa mga talaan ng franchise at sales tax. Ang saklaw ay limitado sa mga negosyong nasa produksyon na maaaring buwisan sa severance tax.

Dapat pag-iba-ibahin ng mga kontratista sa konstruksyon at pagpapabuti ng real estate ang mga serbisyong maaaring buwisan, mga materyales na isinama sa real property, at mga pagbili sa muling pagbebenta, dahil ang pagtrato sa buwis sa pagbebenta sa Texas ay iba-iba ayon sa uri ng kontrata. Ang kanilang mga invoice at kontrata ay kabilang sa mga talaang nakalista sa paunawa ng pag-audit ng Comptroller sa seksyon ng pagtatala.

Pag-iingat ng Aklat sa Praktikal na Pagsasagawa

Ang mga sumusunod na sitwasyon ay naglalarawan kung paano maaaring isaayos ng isang negosyo ang mga talaan nito. Ang mga ito ay mga halimbawa lamang, hindi isang pagpapasiya ng pagtrato sa buwis para sa anumang partikular na negosyo.

Ang isang kompanyang may limitadong pananagutan sa Texas ay nag-iingat ng mga invoice ng benta, invoice ng pagbili, sertipiko ng muling pagbebenta, general ledger, mga pahayag ng bangko, at mga workpaper ng franchise tax margin nang hindi bababa sa apat na taon, at iniingatan ang mga ito nang mas matagal sa loob ng isang taon na nasa ilalim ng pagdinig ng Comptroller, gaya ng kinakailangan sa seksyon ng pagpapanatili.

Ang isang employer ay kumukuha ng manggagawa sa unang araw ng buwan, irerehistro o kinukumpirma ang account nito sa Workforce Commission, iuulat ang bagong empleyado sa loob ng 20 araw ng kalendaryo, at ihahain ang ulat ng quarterly wage nito sa elektronikong paraan sa halip na sa pamamagitan ng koreo, maliban na lang kung mayroon itong hardship waiver.

Mga kalkulasyon ng buwis sa prangkisa at dokumentasyon ng nagbebenta

Ang isang kompanya sa Texas ay maaaring magpanatili ng isang perpektong napagkasunduang bank account ngunit kulang pa rin sa mga iskedyul na kailangan upang ipaliwanag ang mga kalkulasyon ng franchise tax margin. Ang kita, mga rekord ng kwalipikadong gastos, mga invoice ng customer, at dokumentasyon ng exemption ay dapat na konektado ngunit hindi pinagsama-sama.

Ito ay isang pagkakaiba sa daloy ng trabaho sa accounting, hindi isang pag-aangkin na ang bawat negosyo sa Texas ay napapailalim sa parehong tuntunin sa buwis o pag-file. Ang naaangkop na pagtrato ay nakadepende sa aktwal na transaksyon at aktibidad ng negosyo. Responsibilidad ng isang bookkeeper na pangalagaan ang ebidensya ng transaksyon at uriin ang mga halaga nang pare-pareho. Ang pagtukoy sa isang pinagtatalunang posisyon sa buwis o pagtrato sa pag-file ay isang hiwalay na propesyonal na paghatol.

Isang praktikal na buwanang pagsusuri para sa mga negosyo sa Texas

Magsimula sa orihinal na pinagmulan sa halip na sa feed ng bangko. Ang invoice ng customer, ulat ng pagbebenta, rehistro ng payroll, singil ng supplier, o kontrata ay nagpapaliwanag kung ano ang nangyari. Itugma ito sa kaukulang deposito o bayad, imbestigahan ang mga pagkakaiba, at itala ang mga pagsasaayos na may malinaw na paliwanag. Kapag kinakailangan ang isang ulat sa buwis o payroll ng estado, magpanatili ng isang hiwalay na pagkakasundo mula sa ledger sa mga halagang kasama sa ulat na iyon. Nagbibigay-daan ito sa isang may-ari na ihambing ang mga resulta ng pagpapatakbo nang hindi nalilito ang kita ng negosyo sa mga nakolektang buwis, mga withholding ng empleyado, o iba pang mga pananagutan.

Para sa isang may-ari na naghahandang ibigay ang mga rekord sa isang propesyonal sa buwis, ang kapaki-pakinabang na pakete ay kinabibilangan ng buod ng panahon, mga kopya ng inihaing pagbabalik kung saan naaangkop, ang mga transaksyong sumusuporta sa mga mahahalagang pagsasaayos, at isang maikling listahan ng mga hindi pa nalutas na tanong. Ang isang napagkasunduang bank account ay bahagi lamang ng paketeng iyon. Ang kalidad ng mga rekord ay nakasalalay sa kung masusubaybayan ng isang tagasuri ang mahahalagang numero pabalik sa kanilang mga pinagmulan.

Ano ang dapat panatilihing magagamit

Panatilihin ang mga organisadong kopya ng mga invoice, resibo, bank at card statement, payroll report, account reconciliations, at anumang exemption o special program documents na may kaugnayan sa negosyo. Dapat tukuyin ng retention schedule kung aling batas o programa ang kumokontrol sa bawat kategorya sa halip na ipagpalagay na may isang deadline na sumasaklaw sa bawat rekord. Panatilihin ang mga dokumentong may kaugnayan sa isang nakabinbing audit, claim, o hindi pagkakaunawaan hanggang sa malutas ang bagay na ito, at beripikahin ang anumang desisyon sa pagsira laban sa kasalukuyang naaangkop na tuntunin.

Ang Paper Trail ang humahawak sa organisasyon, klasipikasyon, at pagkakasundo ng bookkeeping sa gawaing ito. Ang mga posisyon sa tax return, mga legal na interpretasyon, at mga espesyalisadong klasipikasyon ng payroll ay dapat suriin ng naaangkop na kwalipikadong propesyonal.