Pag-iingat ng Aklatan sa Rhode Island

Pag-iingat ng mga talaan na sumusuporta sa mga libro

Ang bawat retailer ay dapat magtago ng sapat at kumpletong mga talaan ng negosyo nito sa Rhode Island. Ang Regulasyon SU 89 91 ng Dibisyon ng Pagbubuwis ay nangangailangan ng mga talaan na nagpapakita ng kabuuang kita mula sa mga benta ng nasasalat na personal na ari-arian, kabilang ang parehong mga bagay na maaaring buwisan at hindi maaaring buwisan at anumang mga serbisyo na bahagi ng isang benta, lahat ng mga bawas na pinahihintulutan ng batas at inaangkin sa paghahain ng mga deklarasyon, at ang kabuuang presyo ng pagbili ng lahat ng nasasalat na personal na ari-arian na binili para sa muling pagbebenta at ang kabuuang presyo ng pagbili ng lahat ng naturang ari-arian na binili para sa paggamit o pagkonsumo sa estado. Pinagmulan: https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf

Dapat kasama sa mga rekord na iyon ang mga normal na aklat ng kuwenta na karaniwang pinapanatili ng isang karaniwang maingat na negosyante sa parehong aktibidad, kasama ang lahat ng mga bayarin, resibo, invoice, cash register tape, at iba pang mga dokumento ng orihinal na tala na sumusuporta sa mga tala sa mga aklat, at lahat ng iskedyul at working paper na ginamit sa paghahanda ng mga tax return. Ang hindi pagpapanatili ng mga naturang tala ay itinuturing na ebidensya ng kapabayaan o layuning umiwas sa buwis at maaaring magresulta sa mga parusa. Pinagmulan: https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf

Paano nakakaapekto ang mga buwis ng estado sa ledger

Ang Rhode Island ay nagpapataw din ng magkakahiwalay na buwis na nakakaapekto sa mga partikular na negosyo, kabilang ang buwis sa hotel, buwis sa pagkain at inumin para sa mga establisyimento ng pagkain at inumin, at mga buwis sa basura at iba pang excise tax para sa mga partikular na negosyo. Ang mga buwis na iyon ay nangangailangan ng mga talaan ng kita na hinati ayon sa kategorya para sa mga negosyong sakop ng mga ito.

Pinapanatili ng mga restawran ang mga benta ng pagkain, inumin, at iba pang pagkain sa magkakahiwalay na departamento ng rehistro, dahil ang pag-uulat ng buwis sa pagkain at inumin ay nakadepende sa paghahati na iyon.

Mga talaan ng payroll at pag-uulat ng employer

Dapat iulat ng lahat ng employer na may mga operasyon sa negosyo sa Rhode Island ang mga bagong empleyadong nakatira o nagtatrabaho sa Rhode Island sa loob ng 14 na araw mula sa unang araw ng empleyado sa trabaho. Kinakailangan ng batas ng estado at pederal na batas ang pag-uulat ng mga indibidwal na binayaran kahit na ang tao ay itinuturing na isang empleyado sa ilalim ng mga pamantayan ng pederal na kodigo sa buwis o hindi, ayon sa brochure ng pag-uulat ng bagong hire sa Rhode Island. Pinagmulan: https://dc-newhire.com/files/ri_new_hire.pdf

Ang mga employer ay nagpipigil ng buwis sa kita sa Rhode Island at naghahain ng mga withholding return sa Division of Taxation, at naghahain sila ng mga ulat sa buwis sa unemployment insurance at sahod sa Department of Labor and Training.

Kita, mga binili, at dokumentasyon

Ang tuntunin sa mga rekord sa seksyon ng pagtatala ng mga rekord ng seksyong ito ng estado ay partikular sa estado tungkol sa dokumentasyon. Kinakailangan nito ang mga rekord ng presyo ng pagbili para sa ari-ariang binili para sa muling pagbebenta at para sa ari-ariang binili para sa paggamit o pagkonsumo sa Rhode Island, kasama ang mga invoice, bill, resibo, at mga working paper na sumusuporta sa mga libro, kaya ang dokumentasyon ng pagbili ay isang pinangalanang bahagi ng rekord ng buwis sa pagbebenta sa Rhode Island. Pinagmulan: https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf

Gaano katagal dapat itago ang mga rekord

Ang mga rekord na inilarawan sa Regulasyon SU 89 91 ay dapat panatilihin para sa mga pag-awdit ng Dibisyon ng Buwis ng estado sa loob ng hindi bababa sa 3 taon, maliban kung ang pagsira o iba pang pagtatapon ay pinahihintulutan ng Tagapangasiwa ng Buwis o ng isang awtorisadong kinatawan sa pamamagitan ng pagsulat. Pinagmulan: https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf

Ang mga kopya ng mga aklat ng kuwenta, kabilang ang mga aklat ng pera, mga journal, mga rehistro ng voucher, mga ledger, mga invoice ng benta, mga invoice ng pagbili, at mga credit memoranda, sa microfilm o iba pang awtomatikong media ay katanggap-tanggap kapalit ng mga orihinal na talaan kung natutugunan ang mga kundisyon sa regulasyon. Pinagmulan: https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf

Kapag ang isang industriya ay nangangailangan ng karagdagang mga talaan

Ang mga establisyimento ng kainan at inumin ay nangongolekta at nag-uulat ng buwis sa pagkain at inumin at dapat magtago ng mga talaan ng benta na nahahati sa pagitan ng mga benta ng pagkain at inumin at iba pang mga benta. Nalalapat ito sa mga restawran, bar, caterer, at mga katulad na establisyimento.

Ang mga hotel at iba pang tagapagbigay ng tuluyan ay nangongolekta ng mga buwis sa tuluyan ng estado at lokal at nagtatago ng mga talaan ng occupancy at kita mula sa mga kuwarto ayon sa ari-arian.

Pag-iingat ng Aklat sa Praktikal na Pagsasagawa

Ang mga sumusunod na sitwasyon ay naglalarawan kung paano maaaring isaayos ng isang negosyo ang mga talaan nito. Ang mga ito ay mga halimbawa lamang, hindi isang pagpapasiya ng pagtrato sa buwis para sa anumang partikular na negosyo.

Ang isang tindahan ng regalo sa Providence ay nagtatago, para sa bawat buwan, ng mga kabuuang resibo na hinati sa pagitan ng mga bagay na maaaring buwisan at hindi maaaring buwisan, ang mga invoice ng pagbili para sa imbentaryo na binili para sa muling pagbebenta, at ang mga invoice para sa mga suplay na binili para gamitin sa tindahan. Itinatago ng tindahan ang file nang hindi bababa sa 3 taon para sa isang Division audit at hindi ito sinisira nang walang nakasulat na pahintulot kung ang panahon ay tumatakbo pa rin.

Isang cafe ang kumukuha ng kusinero tuwing Lunes. Iniuulat ng may-ari ang bagong empleyado sa direktoryo ng Rhode Island sa loob ng 14 na araw mula sa unang araw ng trabaho, at inaayos ang rehistro upang ang mga benta ng pagkain at inumin ay maitala nang hiwalay mula sa mga benta ng paninda para sa tax return ng pagkain at inumin.

Mga talaan ng pagkain at inumin kasama ang pangkalahatang benta

Dapat maunawaan ng isang cafe na nagbebenta ng kape, mga inihandang pagkain, at mga paninda kung aling mga departamento ng rehistro ang nagpapamahagi ng iba't ibang kabuuang buwis. Ang pinakamahusay na sistema ng bookkeeping ay nagtatago ng mga orihinal na tseke at invoice kasama ng pang-araw-araw na buod sa pananalapi.

Ito ay isang pagkakaiba sa daloy ng trabaho sa accounting, hindi isang pag-aangkin na ang bawat negosyo sa Rhode Island ay napapailalim sa parehong tuntunin sa buwis o pag-file. Ang naaangkop na pagtrato ay nakadepende sa aktwal na transaksyon at aktibidad ng negosyo. Responsibilidad ng isang bookkeeper na pangalagaan ang ebidensya ng transaksyon at uriin ang mga halaga nang pare-pareho. Ang pagtukoy sa isang pinagtatalunang posisyon sa buwis o pagtrato sa pag-file ay isang hiwalay na propesyonal na paghatol.

Isang praktikal na buwanang pagsusuri para sa mga negosyo sa Rhode Island

Magsimula sa orihinal na pinagmulan sa halip na sa feed ng bangko. Ang invoice ng customer, ulat ng pagbebenta, rehistro ng payroll, singil ng supplier, o kontrata ay nagpapaliwanag kung ano ang nangyari. Itugma ito sa kaukulang deposito o bayad, imbestigahan ang mga pagkakaiba, at itala ang mga pagsasaayos na may malinaw na paliwanag. Kapag kinakailangan ang isang ulat sa buwis o payroll ng estado, magpanatili ng isang hiwalay na pagkakasundo mula sa ledger sa mga halagang kasama sa ulat na iyon. Nagbibigay-daan ito sa isang may-ari na ihambing ang mga resulta ng pagpapatakbo nang hindi nalilito ang kita ng negosyo sa mga nakolektang buwis, mga withholding ng empleyado, o iba pang mga pananagutan.

Para sa isang may-ari na naghahandang ibigay ang mga rekord sa isang propesyonal sa buwis, ang kapaki-pakinabang na pakete ay kinabibilangan ng buod ng panahon, mga kopya ng inihaing pagbabalik kung saan naaangkop, ang mga transaksyong sumusuporta sa mga mahahalagang pagsasaayos, at isang maikling listahan ng mga hindi pa nalutas na tanong. Ang isang napagkasunduang bank account ay bahagi lamang ng paketeng iyon. Ang kalidad ng mga rekord ay nakasalalay sa kung masusubaybayan ng isang tagasuri ang mahahalagang numero pabalik sa kanilang mga pinagmulan.

Ano ang dapat panatilihing magagamit

Panatilihin ang mga organisadong kopya ng mga invoice, resibo, bank at card statement, payroll report, account reconciliations, at anumang exemption o special program documents na may kaugnayan sa negosyo. Dapat tukuyin ng retention schedule kung aling batas o programa ang kumokontrol sa bawat kategorya sa halip na ipagpalagay na may isang deadline na sumasaklaw sa bawat rekord. Panatilihin ang mga dokumentong may kaugnayan sa isang nakabinbing audit, claim, o hindi pagkakaunawaan hanggang sa malutas ang bagay na ito, at beripikahin ang anumang desisyon sa pagsira laban sa kasalukuyang naaangkop na tuntunin.

Ang Paper Trail ang humahawak sa organisasyon, klasipikasyon, at pagkakasundo ng bookkeeping sa gawaing ito. Ang mga posisyon sa tax return, mga legal na interpretasyon, at mga espesyalisadong klasipikasyon ng payroll ay dapat suriin ng naaangkop na kwalipikadong propesyonal.