Pag-iingat ng Aklatan sa Pennsylvania

Pag-iingat ng mga talaan na sumusuporta sa mga libro

Ang regulasyon sa buwis sa pagbebenta at paggamit ng Pennsylvania 61 Pa. Code the payroll section 4.2 ay nag-aatas sa mga vendor at user na magtago ng mga talaan ng mga transaksyong maaaring buwisan at hindi maaaring buwisan. Ang isang taong nakikibahagi sa magkakahiwalay na negosyo ay dapat magtago ng magkakahiwalay na mga libro at talaan para sa bawat negosyo. Ang regulasyon ay nagbibigay ng halimbawa ng isang tao na parehong isang retail dealer at isang construction contractor at dapat magtago ng magkakahiwalay na mga talaan at account para sa negosyong tingian at negosyong konstruksyon. Pinagmulan: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

Sa pag-awdit, o sa ibang pagkakataon na hinihiling ng Kagawaran ng Kita, ang nagtitinda o gumagamit ay dapat magpakita ng mga rekord sa maayos na paraan, kasama ang mga buod at iskedyul na hinihiling ng Kagawaran, at dapat magbigay ng mga angkop na pasilidad para sa pag-awdit o pagsusuri. Pinagmulan: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

Paano nakakaapekto ang mga buwis ng estado sa ledger

Ang Philadelphia at maraming iba pang munisipalidad sa Pennsylvania ay nagpapataw ng mga lokal na buwis sa kinita at, sa Philadelphia, isang buwis sa kita at resibo ng negosyo. Ang mga employer at mga negosyong napapailalim sa lokal na buwis ay dapat magtago ng mga talaan ng sahod at resibo ayon sa lugar ng trabaho at ayon sa munisipalidad na sapat upang maghain ng mga lokal na ulat. Ang saklaw ay depende sa munisipalidad kung saan isinasagawa ang trabaho o isinasagawa ang negosyo.

Ginagamit ng mga employer ang impormasyon ng tirahan at lugar ng trabaho ng empleyado na nakalap para sa local earned income tax withholding upang itakda ang tamang local withholding para sa bawat empleyado, at itinatago nila ang dokumentasyong iyon kasama ng talaan ng payroll.

Mga talaan ng payroll at pag-uulat ng employer

Ang mga employer ay naghahain ng mga quarterly na ulat sa buwis sa unemployment compensation at mga ulat sa sahod sa Department of Labor and Industry, Office of Unemployment Compensation.

Kita, mga binili, at dokumentasyon

Ang hiwalay na tuntunin sa mga libro sa seksyon ng pagtatala ng mga talaan ng estadong ito ay partikular sa estado. Ang isang negosyo na mayroong parehong operasyon sa tingian na maaaring buwisan at isa pang linya ng negosyo, tulad ng pagkontrata ng konstruksyon, ay dapat magtago ng hiwalay na mga talaan at mga account para sa bawat isa, kaya ang mga account na maaaring tanggapin, mga gastos sa trabaho, at mga pagbili ng materyales ay hindi maaaring pagsamahin sa isang undifferentiated ledger para sa mga layunin ng buwis. Pinagmulan: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

Gaano katagal dapat itago ang mga rekord

Ang mga rekord na kinakailangan sa ilalim ng batas ng sales and use tax o sa ilalim ng 61 Pa. Code na may seksyon 4.2 ng payroll ay dapat itago nang hindi bababa sa 3 taon mula sa katapusan ng taon ng kalendaryo kung saan nauugnay ang mga rekord. Pinagmulan: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

Ang mga talaan ng sales at use tax para sa mga benta na ginawa mula sa mga lokasyon sa Pennsylvania ay dapat panatilihin sa loob ng Commonwealth, maliban kung ang nagtitinda ay may nakasulat na pahintulot mula sa Direktor ng Bureau of Sales and Use Tax upang alisin ang mga ito. Ang pahintulot na iyon ay maaaring bawiin sa loob ng 30 araw na nakasulat na abiso. Ang mga talaan para sa mga benta na ginawa mula sa mga lokasyon sa labas ng Pennsylvania ay maaaring itago sa Pennsylvania, sa lokasyon ng benta, o sa home office ng nagtitinda. Pinagmulan: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

Kapag ang isang industriya ay nangangailangan ng karagdagang mga talaan

Ang mga kontratista ng konstruksyon sa Pennsylvania ay karaniwang mga mamimili ng mga materyales at suplay na kanilang ini-install at may utang na buwis sa mga materyales na iyon, habang gumagawa rin ng mga buwis na tingiang benta sa ilang mga kaso. Ang hiwalay na tuntunin sa rekord para sa isang retailer na isa ring kontratista, na binanggit sa seksyon ng pagtatala, ay ang bunga ng pagtatala. Pinagmulan: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

Ang mga hotel at iba pang tagapagbigay ng tuluyan ay nangongolekta ng buwis sa pagsisikip ng hotel ng estado bilang karagdagan sa buwis sa pagbebenta kung saan ito naaangkop, na nangangailangan ng mga talaan ng kita sa kuwarto at mga eksepsiyon ayon sa pananatili.

Pag-iingat ng Aklat sa Praktikal na Pagsasagawa

Ang mga sumusunod na sitwasyon ay naglalarawan kung paano maaaring isaayos ng isang negosyo ang mga talaan nito. Ang mga ito ay mga halimbawa lamang, hindi isang pagpapasiya ng pagtrato sa buwis para sa anumang partikular na negosyo.

Isang negosyo sa Pittsburgh ang nagbebenta ng hardware sa tingian at gumagawa rin ng mga kontrata sa pag-install. Nag-iingat ito ng dalawang set ng mga talaan ng benta at trabaho, isa para sa mga benta sa tingian na may nakolektang buwis at isa para sa mga trabahong kontrata na may mga invoice ng pagbili ng materyal, at itinatago nito ang parehong set sa Pennsylvania nang hindi bababa sa 3 taon mula sa katapusan ng taon ng kalendaryo na nauugnay sa mga ito.

Ang isang employer sa Philadelphia ay nagtatago, para sa bawat empleyado, ng impormasyon tungkol sa lokal na buwis ng tirahan at lugar ng trabaho, ang rekord ng estado na nagbabayad ng buwis para sa bawat panahon ng suweldo, at ang listahan ng quarterly na sahod para sa kawalan ng trabaho sa isang payroll file, upang mapagtugma ang mga paghahain ng estado, lokal, at kawalan ng trabaho para sa parehong quarter.

Hiwalay na mga libro para sa magkakaibang aktibidad sa negosyo

Ang isang kompanya sa Pennsylvania na nagpapatakbo ng isang tindahang tingian at mga kontrata sa mga trabaho sa konstruksyon ay hindi dapat pagsamahin ang lahat ng mga resibo at gastos sa materyales sa iisang kategorya. Ang pagkakaiba sa pagitan ng mga produktong ibinebenta muli at mga materyales na ginagamit sa mga proyekto ay maaaring mahalaga sa pagsuporta sa mga talaan ng buwis.

Ito ay isang pagkakaiba sa daloy ng trabaho sa accounting, hindi isang pag-aangkin na ang bawat negosyo sa Pennsylvania ay napapailalim sa parehong tuntunin sa buwis o pag-file. Ang naaangkop na pagtrato ay nakadepende sa aktwal na transaksyon at aktibidad ng negosyo. Responsibilidad ng isang bookkeeper na pangalagaan ang ebidensya ng transaksyon at uriin ang mga halaga nang pare-pareho. Ang pagtukoy sa isang pinagtatalunang posisyon sa buwis o pagtrato sa pag-file ay isang hiwalay na propesyonal na paghatol.

Isang praktikal na buwanang pagsusuri para sa mga negosyo sa Pennsylvania

Magsimula sa orihinal na pinagmulan sa halip na sa feed ng bangko. Ang invoice ng customer, ulat ng pagbebenta, rehistro ng payroll, singil ng supplier, o kontrata ay nagpapaliwanag kung ano ang nangyari. Itugma ito sa kaukulang deposito o bayad, imbestigahan ang mga pagkakaiba, at itala ang mga pagsasaayos na may malinaw na paliwanag. Kapag kinakailangan ang isang ulat sa buwis o payroll ng estado, magpanatili ng isang hiwalay na pagkakasundo mula sa ledger sa mga halagang kasama sa ulat na iyon. Nagbibigay-daan ito sa isang may-ari na ihambing ang mga resulta ng pagpapatakbo nang hindi nalilito ang kita ng negosyo sa mga nakolektang buwis, mga withholding ng empleyado, o iba pang mga pananagutan.

Para sa isang may-ari na naghahandang ibigay ang mga rekord sa isang propesyonal sa buwis, ang kapaki-pakinabang na pakete ay kinabibilangan ng buod ng panahon, mga kopya ng inihaing pagbabalik kung saan naaangkop, ang mga transaksyong sumusuporta sa mga mahahalagang pagsasaayos, at isang maikling listahan ng mga hindi pa nalutas na tanong. Ang isang napagkasunduang bank account ay bahagi lamang ng paketeng iyon. Ang kalidad ng mga rekord ay nakasalalay sa kung masusubaybayan ng isang tagasuri ang mahahalagang numero pabalik sa kanilang mga pinagmulan.

Ano ang dapat panatilihing magagamit

Panatilihin ang mga organisadong kopya ng mga invoice, resibo, bank at card statement, payroll report, account reconciliations, at anumang exemption o special program documents na may kaugnayan sa negosyo. Dapat tukuyin ng retention schedule kung aling batas o programa ang kumokontrol sa bawat kategorya sa halip na ipagpalagay na may isang deadline na sumasaklaw sa bawat rekord. Panatilihin ang mga dokumentong may kaugnayan sa isang nakabinbing audit, claim, o hindi pagkakaunawaan hanggang sa malutas ang bagay na ito, at beripikahin ang anumang desisyon sa pagsira laban sa kasalukuyang naaangkop na tuntunin.

Ang Paper Trail ang humahawak sa organisasyon, klasipikasyon, at pagkakasundo ng bookkeeping sa gawaing ito. Ang mga posisyon sa tax return, mga legal na interpretasyon, at mga espesyalisadong klasipikasyon ng payroll ay dapat suriin ng naaangkop na kwalipikadong propesyonal.