New York Bookkeeping

Pag-iingat ng mga talaan na sumusuporta sa mga libro

Ang mga rehistradong nagtitinda ng buwis sa pagbebenta ay dapat magtago ng tumpak at kumpletong mga talaan ng mga benta at pagbili. Ang bulletin ng Kagawaran ng Buwis sa pagtatala para sa mga nagtitinda ng buwis sa pagbebenta ay nangangailangan ng mga talaan na nagpapakita ng kabuuang benta, mga benta na maaaring buwisan at hindi maaaring buwisan, mga pagbili, at ang nakolektang buwis, at kinakailangan nito na ang mga talaan ay dapat makuha ng Kagawaran kapag hiniling. Pinagmulan: http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/record-keeping_requirements_for_sales_tax_vendors.htm

Para sa buwis sa kita, ipinapayo ng Kagawaran na ang mga rekord at mga sumusuportang dokumento ay itago nang hindi bababa sa 3 taon pagkatapos maihain ang isang return, na nagdodokumento sa mga pinagmumulan ng kita, mga pagbabayad na may withholding at tinantyang halaga, at mga gastos na maaaring ibawas. Pinagmulan: http://www.tax.ny.gov/pit/letters/recordkeeping.htm

Paano nakakaapekto ang mga buwis ng estado sa ledger

Ang New York ay may buwis sa pagbebenta at paggamit ng estado, buwis sa personal na kita, buwis sa prangkisa ng korporasyon, at buwis sa pagpigil ng employer. Ang mga lokal na buwis sa pagbebenta, kabilang ang mga buwis sa county, lungsod, at ilang distrito, ay kinokolekta gamit ang buwis ng estado, kaya dapat ipakita ng mga talaan ang lugar ng paghahatid o paggamit upang suportahan ang pinagsamang rate na inilapat.

Itinatago ng mga retailer ang mga sertipiko ng exemption at mga sertipiko ng muling pagbebenta para sa mga benta na itinuturing na exempt, dahil ang vendor ang may responsibilidad na ipakita kung bakit hindi nakolekta ang buwis.

Mga talaan ng payroll at pag-uulat ng employer

Ang mga employer ay naghahain ng quarterly combined withholding, wage reporting, at unemployment insurance returns sa Tax Department. Ang mga kontribusyon sa unemployment insurance at wage reporting ay pinangangasiwaan ng Department of Labor.

Kita, mga binili, at dokumentasyon

Ang mga talaan ng nagtitinda ng buwis sa pagbebenta ay tinukoy ng Kagawaran ng Buwis at kinabibilangan ng mga pang-araw-araw na dokumento na sumusuporta sa mga benta at pagbili. Inilalarawan ng bulletin ang mga talaan tulad ng mga slip ng benta, mga invoice, mga resibo, mga invoice ng pagbili, at mga dokumento ng eksepsiyon bilang bahagi ng mga talaan na dapat itago at ilabas ng isang nagtitinda. Pinagmulan: http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/record-keeping_requirements_for_sales_tax_vendors.htm

Gaano katagal dapat itago ang mga rekord

Dapat itago ng mga nagtitinda ng sales tax ang lahat ng rekord nang hindi bababa sa 3 taon mula sa takdang petsa ng pagbabalik ng buwis na nauugnay sa mga rekord, o sa petsa ng paghahain ng pagbabalik ng buwis, kung mas huli pa. Maaaring mangailangan ang Kagawaran ng mas mahabang panahon kung saan ang mga rekord ay paksa ng isang pag-awdit, kaso sa korte, o iba pang paglilitis. Pinagmulan: http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/record-keeping_requirements_for_sales_tax_vendors.htm

Ang datos ng point of sale na inalis mula sa isang sistema dahil sa kapasidad ay dapat pa ring ilipat at panatilihing available sa isang anyo na maaaring i-audit para sa parehong 3 taong panahon, at ang datos ay dapat ilipat kapag binago ng isang negosyo ang mga sistema ng point of sale. Pinagmulan: http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/record-keeping_requirements_for_sales_tax_vendors.htm

Kapag ang isang industriya ay nangangailangan ng karagdagang mga talaan

Ang mga negosyong nagbebenta ng gasolina, tabako, alkohol, at ilang iba pang mga produktong kinokontrol ay nahaharap sa magkakahiwalay na rehistrasyon, pagbabalik ng buwis, at mga talaan ng produkto sa New York. Ang mga tungkuling iyon ay nalalapat lamang sa mga negosyo sa mga kalakalang iyon.

Ang mga tagapagbigay ng pangangalagang pangkalusugan na kalahok sa Medicaid ay dapat magtago ng mga rekord na sumusuporta sa mga claim at pagbabayad sa ilalim ng mga patakaran ng programa, bilang karagdagan sa mga rekord ng buwis. Nalalapat ito sa mga nakarehistrong tagapagbigay ng pangangalagang pangkalusugan, hindi sa lahat ng mga negosyo sa pangangalagang pangkalusugan.

Pag-iingat ng Aklat sa Praktikal na Pagsasagawa

Ang mga sumusunod na sitwasyon ay naglalarawan kung paano maaaring isaayos ng isang negosyo ang mga talaan nito. Ang mga ito ay mga halimbawa lamang, hindi isang pagpapasiya ng pagtrato sa buwis para sa anumang partikular na negosyo.

Isang tindahan ng damit sa Albany ang nag-iingat ng pang-araw-araw na kabuuang rehistro, ang point of sale audit trail, at mga sertipiko ng muling pagbebenta para sa mga wholesale customer sa isang buwanang file. Pagkatapos ng 3 taon mula sa petsa ng paghahain ng quarterly sales tax return, sinusuri ng tindahan ang file na iyon bago sirain at itinatago ito kung may bukas na audit.

Isang kompanya ng serbisyo sa Manhattan na may mga empleyadong nakatira sa New York City ang nagpapanatili ng hiwalay na withholding ng lungsod sa rehistro ng payroll nito mula sa state withholding, kaya ang quarterly combined return at ang mga talaan ng sahod na may kaugnayan sa lungsod ay magkatugma.

Mga audit trail sa point of sale at mga obligasyon ng lungsod

Ang isang tindahan sa New York na may madalas na mga refund, void, at exchange ay dapat na makapagpaliwanag kung bakit ang kabuuang pang-araw-araw na rehistro nito ay naiiba sa kabuuang aktibidad ng transaksyon. Ang mga negosyo sa New York City ay maaari ring maharap sa mga karagdagang kategorya ng pag-uulat na hindi dapat ipagkamali sa mga obligasyon sa buong estado.

Ito ay isang pagkakaiba sa daloy ng trabaho sa accounting, hindi isang pag-aangkin na ang bawat negosyo sa New York ay napapailalim sa parehong tuntunin sa buwis o pag-file. Ang naaangkop na pagtrato ay nakadepende sa aktwal na transaksyon at aktibidad ng negosyo. Responsibilidad ng isang bookkeeper na pangalagaan ang ebidensya ng transaksyon at uriin ang mga halaga nang pare-pareho. Ang pagtukoy sa isang pinagtatalunang posisyon sa buwis o pagtrato sa pag-file ay isang hiwalay na propesyonal na paghatol.

Isang praktikal na buwanang pagsusuri para sa mga negosyo sa New York

Magsimula sa orihinal na pinagmulan sa halip na sa feed ng bangko. Ang invoice ng customer, ulat ng pagbebenta, rehistro ng payroll, singil ng supplier, o kontrata ay nagpapaliwanag kung ano ang nangyari. Itugma ito sa kaukulang deposito o bayad, imbestigahan ang mga pagkakaiba, at itala ang mga pagsasaayos na may malinaw na paliwanag. Kapag kinakailangan ang isang ulat sa buwis o payroll ng estado, magpanatili ng isang hiwalay na pagkakasundo mula sa ledger sa mga halagang kasama sa ulat na iyon. Nagbibigay-daan ito sa isang may-ari na ihambing ang mga resulta ng pagpapatakbo nang hindi nalilito ang kita ng negosyo sa mga nakolektang buwis, mga withholding ng empleyado, o iba pang mga pananagutan.

Para sa isang may-ari na naghahandang ibigay ang mga rekord sa isang propesyonal sa buwis, ang kapaki-pakinabang na pakete ay kinabibilangan ng buod ng panahon, mga kopya ng inihaing pagbabalik kung saan naaangkop, ang mga transaksyong sumusuporta sa mga mahahalagang pagsasaayos, at isang maikling listahan ng mga hindi pa nalutas na tanong. Ang isang napagkasunduang bank account ay bahagi lamang ng paketeng iyon. Ang kalidad ng mga rekord ay nakasalalay sa kung masusubaybayan ng isang tagasuri ang mahahalagang numero pabalik sa kanilang mga pinagmulan.

Ano ang dapat panatilihing magagamit

Panatilihin ang mga organisadong kopya ng mga invoice, resibo, bank at card statement, payroll report, account reconciliations, at anumang exemption o special program documents na may kaugnayan sa negosyo. Dapat tukuyin ng retention schedule kung aling batas o programa ang kumokontrol sa bawat kategorya sa halip na ipagpalagay na may isang deadline na sumasaklaw sa bawat rekord. Panatilihin ang mga dokumentong may kaugnayan sa isang nakabinbing audit, claim, o hindi pagkakaunawaan hanggang sa malutas ang bagay na ito, at beripikahin ang anumang desisyon sa pagsira laban sa kasalukuyang naaangkop na tuntunin.

Ang Paper Trail ang humahawak sa organisasyon, klasipikasyon, at pagkakasundo ng bookkeeping sa gawaing ito. Ang mga posisyon sa tax return, mga legal na interpretasyon, at mga espesyalisadong klasipikasyon ng payroll ay dapat suriin ng naaangkop na kwalipikadong propesyonal.