Pag-iingat ng Aklatan sa Massachusetts

Pag-iingat ng mga talaan na sumusuporta sa mga libro

Ang regulasyon 830 CMR 62C.25.1 ng Massachusetts ay nag-aatas sa bawat taong napapailalim sa buwis sa ilalim ng nakalistang mga kabanata ng buwis sa Massachusetts, o mananagot sa pagkolekta ng naturang buwis, na magpanatili ng mga permanenteng aklat ng account o mga talaan na sapat na tumpak at kumpleto upang maitatag ang kabuuang kita, mga bawas, mga kredito, at iba pang mga bagay na kinakailangang maipakita sa isang return. Ang mga talaan ay dapat madaling mahanap at maorganisa upang matukoy ng Komisyoner ng Kita ang pananagutan, at ang mga talaan na may kamalayan sa makina ay dapat maglaman ng detalye sa antas ng transaksyon at maaaring makuha sa isang karaniwang format kapag hiniling. Ang hindi pagpapanatili ng kumpleto, tumpak, at naa-access na mga talaan ay maaaring humantong sa Komisyoner na matukoy ang buwis mula sa iba pang impormasyon at maaaring humantong sa mga parusa, kabilang ang hindi pagpayag sa mga bawas, kredito, at mga eksepsiyon. Pinagmulan: 830 CMR 62C.25.1, Mass.gov

Ang mga negosyo ay nagpapanatili ng isang pangkalahatang ledger na nakatali sa mga dokumentong pinagmulan, mga rekord ng bangko, at mga inihaing return, dahil ang regulasyon ay nagpapasan sa nagbabayad ng buwis ng pasanin ng patunay para sa mga entry, deduction, at credit na inaangkin. Ang pahayag na iyon sa pagsasanay ay sumusunod sa burden rule sa parehong regulasyon na binanggit sa itaas.

Paano nakakaapekto ang mga buwis ng estado sa ledger

Ang mga buwis sa Massachusetts na karaniwang nagtutulak sa bookkeeping ay kinabibilangan ng personal income tax at withholding sa mga sahod, corporate excise, sales and use tax, sales tax sa mga pagkain, room occupancy excise, at mga retail tax ng marijuana. Ang regulasyon sa pagpapanatili ng rekord ay hayagang sumasaklaw sa mga kabanata na kinabibilangan ng income tax, corporate at business excise, sales and use tax, at mga kontribusyon sa Paid Family and Medical Leave sa ilalim ng kabanata 175M. Mga Pinagmulan: 830 CMR 62C.25.1, Mass.gov

Mga talaan ng payroll at pag-uulat ng employer

Ang pag-uulat ng sahod para sa unemployment insurance ay ginagawa kada tatlong buwan. Nakasaad sa Department of Unemployment Assistance na ang mga ulat sa trabaho at detalye ng sahod ay dapat isumite sa Abril 30, Hulyo 31, Oktubre 31, at Enero 31, at kailangan ng ulat ang employer account number, Social Security number at buong pangalan ng empleyado, oras ng trabaho, kabuuang sahod, mga sahod na maaaring i-withhold, state income tax withheld, lokasyon ng trabaho, at datos sa trabaho tuwing ika-12 ng buwan. Pinagmulan: Magsumite ng ulat sa detalye ng trabaho at sahod, Mass.gov

Kita, mga binili, at dokumentasyon

Ang regulasyon sa pagpapanatili ay nangangailangan ng mga rekord na sapat upang suportahan ang kabuuang kita, mga bawas, at mga kredito, at ang seksyon nito sa pagpapalitan ng elektronikong datos ay nagbibigay ng mga halimbawa ng detalyeng taglay ng isang katanggap-tanggap na rekord, kabilang ang pangalan ng nagtitinda at bumibili, petsa ng invoice, paglalarawan ng produkto, dami, presyo, halaga ng buwis, katayuan sa buwis, at mga detalye ng pagpapadala. Ang mga rekord sa punto ng pagbebenta ay dapat magpahintulot ng direktang pagkakasundo ng mga resibo at invoice sa mga libro at pagbabalik. Pinagmulan: 830 CMR 62C.25.1, Mass.gov

Gaano katagal dapat itago ang mga rekord

Ang mga rekord na kinakailangan ng 830 CMR 62C.25.1 ay dapat itago hangga't ang mga nilalaman nito ay mahalaga sa administrasyon ng buwis sa Massachusetts. Sa pinakamababa, maliban kung ang Komisyoner ay pumayag sa pamamagitan ng nakasulat na pagsira, ang mga rekord ay dapat pangalagaan hanggang sa matapos ang statute of limitations para sa mga karagdagang pagtatasa para sa panahong iyon, na nakasaad sa regulasyon ay karaniwang tatlong taon pagkatapos ng takdang petsa ng pagbabalik o ang petsa kung kailan aktwal na isinampa ang pagbabalik, alinman ang mas huli. Ang mga eksepsiyon na nakasaad sa regulasyon ay kinabibilangan ng pandaraya o hindi paghahain, kung saan maaaring mangyari ang pagtatasa anumang oras, isang napagkasunduang palugit, mga rekord para sa isang kaganapang maaaring buwisan sa hinaharap tulad ng batayan ng ari-arian, na dapat itago hanggang tatlong taon pagkatapos ng pagbabalik para sa taon ng disposisyon, at mga rekord na sumusuporta sa isang refund, credit, o abatement claim, na dapat itago hanggang sa pangwakas na resolusyon ng claim. Pinagmulan: 830 CMR 62C.25.1, Mass.gov

Kapag ang isang industriya ay nangangailangan ng karagdagang mga talaan

Ang mga nagtitinda ng pagkain ay may karagdagang pang-araw-araw na resibo, bar check, at register tape duties na inilarawan sa seksyon ng buwis ng estado. Ang mga nagtitingi ng marijuana ay may mga tungkulin sa pag-verify ng aprubadong point of sale at gross receipts na inilarawan sa seksyon ng buwis ng estado, at ipinagbabawal ang manipulasyon ng datos ng point of sale.

Ang mga tagapagbigay ng serbisyong pantao at panlipunan na binabayaran ng estado ay napapailalim sa mga tuntunin ng estado tungkol sa pagsunod, pag-uulat, at pag-awdit, kabilang ang paghahain ng taunang Uniform Financial Statements at Independent Auditor Report sa ilalim ng 808 CMR 1.00 gaya ng nakasaad sa mga regulasyon sa singil ng Executive Office of Health and Human Services. Ang saklaw na iyon ay limitado sa mga tagapagbigay ng serbisyo na bumibili ng mga serbisyo sa pamamagitan ng estado, hindi sa mga negosyo sa pangkalahatan. Pinagmulan para sa sanggunian gaya ng lumabas sa isang iminungkahing paghahain ng regulasyon: Iminungkahing Regulasyon, Mass.gov

Pag-iingat ng Aklat sa Praktikal na Pagsasagawa

Ang mga sumusunod na sitwasyon ay naglalarawan kung paano maaaring isaayos ng isang negosyo ang mga talaan nito. Ang mga ito ay mga halimbawa lamang, hindi isang pagpapasiya ng pagtrato sa buwis para sa anumang partikular na negosyo.

Ang isang restawran sa isang bayan na nagpatibay ng lokal na excise sa pagkain ay nag-iingat, para sa bawat araw, ng mga register tape, bar check, dining check, at isang pang-araw-araw na talaan ng mga resibo, na pinaghihiwalay sa mga taxable na pagkain, alkohol, at mga pagkaing hindi taxable, at iniingatan ang mga isinampang return ng pagkain kasama ng mga rekord na iyon nang hindi bababa sa tatlong taong panahon ng pagtatasa na inilarawan sa seksyon ng pag-iingat.

Sinisira ng isang retailer ang mga talaan ng benta dalawang taon pagkatapos ng paghahain. Dahil ang pangkalahatang minimum na panahon ay tatagal hanggang sa matapos ang panahon ng mga limitasyon sa pagtatasa, kadalasan tatlong taon pagkatapos ng takdang petsa o petsa ng paghahain, alinman ang mas huli, ang pagkasira ay maaga sa ilalim ng regulasyong binanggit sa seksyon ng pagpapanatili, kahit na walang nakabinbing pag-audit.

Mga digital na talaan at lokal na aktibidad sa excise ng pagkain

Dapat tukuyin ng isang ulat ng benta ng restawran ang mga pagkain, alak, at iba pang kita kung saan ito hinihingi ng mga naaangkop na patakaran. Mahalaga rin sa mga pamantayan ng elektronikong rekord ng Massachusetts na mabasa pa rin at maiugnay ang mga lumang datos sa mga talaan pagkatapos ng paglipat ng software.

Ito ay isang pagkakaiba sa daloy ng trabaho sa accounting, hindi isang pag-aangkin na ang bawat negosyo sa Massachusetts ay napapailalim sa parehong tuntunin sa buwis o pag-file. Ang naaangkop na pagtrato ay nakadepende sa aktwal na transaksyon at aktibidad ng negosyo. Responsibilidad ng isang bookkeeper na pangalagaan ang ebidensya ng transaksyon at uriin ang mga halaga nang pare-pareho. Ang pagtukoy sa isang pinagtatalunang posisyon sa buwis o pagtrato sa pag-file ay isang hiwalay na propesyonal na paghatol.

Isang praktikal na buwanang pagsusuri para sa mga negosyo sa Massachusetts

Magsimula sa orihinal na pinagmulan sa halip na sa feed ng bangko. Ang invoice ng customer, ulat ng pagbebenta, rehistro ng payroll, singil ng supplier, o kontrata ay nagpapaliwanag kung ano ang nangyari. Itugma ito sa kaukulang deposito o bayad, imbestigahan ang mga pagkakaiba, at itala ang mga pagsasaayos na may malinaw na paliwanag. Kapag kinakailangan ang isang ulat sa buwis o payroll ng estado, magpanatili ng isang hiwalay na pagkakasundo mula sa ledger sa mga halagang kasama sa ulat na iyon. Nagbibigay-daan ito sa isang may-ari na ihambing ang mga resulta ng pagpapatakbo nang hindi nalilito ang kita ng negosyo sa mga nakolektang buwis, mga withholding ng empleyado, o iba pang mga pananagutan.

Para sa isang may-ari na naghahandang ibigay ang mga rekord sa isang propesyonal sa buwis, ang kapaki-pakinabang na pakete ay kinabibilangan ng buod ng panahon, mga kopya ng inihaing pagbabalik kung saan naaangkop, ang mga transaksyong sumusuporta sa mga mahahalagang pagsasaayos, at isang maikling listahan ng mga hindi pa nalutas na tanong. Ang isang napagkasunduang bank account ay bahagi lamang ng paketeng iyon. Ang kalidad ng mga rekord ay nakasalalay sa kung masusubaybayan ng isang tagasuri ang mahahalagang numero pabalik sa kanilang mga pinagmulan.

Ano ang dapat panatilihing magagamit

Panatilihin ang mga organisadong kopya ng mga invoice, resibo, bank at card statement, payroll report, account reconciliations, at anumang exemption o special program documents na may kaugnayan sa negosyo. Dapat tukuyin ng retention schedule kung aling batas o programa ang kumokontrol sa bawat kategorya sa halip na ipagpalagay na may isang deadline na sumasaklaw sa bawat rekord. Panatilihin ang mga dokumentong may kaugnayan sa isang nakabinbing audit, claim, o hindi pagkakaunawaan hanggang sa malutas ang bagay na ito, at beripikahin ang anumang desisyon sa pagsira laban sa kasalukuyang naaangkop na tuntunin.

Ang Paper Trail ang humahawak sa organisasyon, klasipikasyon, at pagkakasundo ng bookkeeping sa gawaing ito. Ang mga posisyon sa tax return, mga legal na interpretasyon, at mga espesyalisadong klasipikasyon ng payroll ay dapat suriin ng naaangkop na kwalipikadong propesyonal.