Pag-iingat ng Aklatan sa California

Pag-iingat ng mga talaan na sumusuporta sa mga libro

Ang mga employer sa California ay dapat magparehistro para sa isang employer payroll tax account sa Employment Development Department, na tinatawag na EDD, mag-ulat ng mga sahod at withholding, magbayad ng unemployment insurance at employment training tax, magbawas at mag-remit ng State Disability Insurance at personal income tax kung saan naaangkop, at mag-ulat ng mga bagong empleyado at, sa mga tinukoy na kaso, mga independent contractor. Pinagmulan: EDD, Kinakailangan Ko Bang Magparehistro bilang isang Employer, sa https://edd.ca.gov/en/payroll_taxes/Am_I_Required_to_Register_as_an_Employer/

Paano nakakaapekto ang mga buwis ng estado sa ledger

Ang California ay may sales tax at use tax, na pinangangasiwaan ng CDTFA, isang personal income tax at corporation franchise tax at corporate income tax, na pinangangasiwaan ng FTB, at mga employer payroll tax na pinangangasiwaan ng EDD, katulad ng unemployment insurance, employment training tax, State Disability Insurance, at personal income tax withholding. Ang mga district sales at use tax ay nagdaragdag ng mga lokal na rate ayon sa distrito, kaya kailangan ng mga talaan ng benta ang lugar ng pagbebenta o paghahatid.

Mayroon ding mga buwis at bayarin ang California para sa mga partikular na industriya na pinangangasiwaan ng CDTFA at iba pang mga ahensya, kabilang ang mga buwis sa cannabis, buwis sa gasolina, buwis sa alkohol at tabako, at mga programa sa mapanganib na basura at iba pang bayarin. Tanging ang mga negosyong nasa mga programang iyon ang sakop ng mga ito.

Mga talaan ng payroll at pag-uulat ng employer

Dapat iulat ng mga employer sa California ang mga bagong empleyadong kinuha sa New Employee Registry sa loob ng 20 araw ng kalendaryo mula sa petsa ng pagsisimula ng trabaho, na siyang unang araw na isinagawa ang mga serbisyo para sa sahod. Ang muling pagkuha pagkatapos ng paghihiwalay nang hindi bababa sa 60 magkakasunod na araw ay dapat ding iulat sa loob ng 20 araw ng kalendaryo. Ang mga employer na nag-uulat nang elektroniko sa pamamagitan ng e Services for Business ay nagsusumite ng dalawang buwanang ulat na hindi bababa sa 12 araw at hindi hihigit sa 16 na araw ang pagitan. Kasama sa kinakailangang impormasyon ng employer ang walong digit na numero ng payroll tax account ng employer sa EDD, Federal Employer Identification Number, pangalan at address ng negosyo, at impormasyon sa pakikipag-ugnayan. Kasama sa kinakailangang impormasyon ng empleyado ang pangalan, Social Security number, address ng bahay, at petsa ng pagsisimula. Pinagmulan: EDD, California New Employee Registry, sa https://edd.ca.gov/en/payroll_taxes/new_hire_reporting

Dapat ding iulat ng mga employer sa California ang mga independiyenteng kontratista sa mga tinukoy na kaso sa loob ng 20 araw ng kalendaryo, gamit ang Report of Independent Contractor, Form DE 542, kung saan ang negosyo ay kinakailangang maghain ng pederal na Form 1099-NEC o 1099-MISC para sa mga serbisyo, bayad o kontrata na nagkakahalaga ng 600 dolyar o higit pa, at ang kontratista ay isang indibidwal, sole proprietor, o single member limited liability company. Pinagmulan: EDD, New Employer Resources, sa https://edd.ca.gov/en/Payroll_Taxes/Helpful_Resources_New_Employer

Gaano katagal dapat itago ang mga rekord

Para sa mga pinagsamang nagbabayad ng buwis sa ulat sa ilalim ng regulasyon sa pagpapanatili ng rekord ng FTB, ang mga rekord para sa isang taon ay dapat panatilihin sa mas mahabang panahon na ang franchise o income tax ay napapailalim sa pagsasaayos, hindi hihigit sa walong taon mula sa takdang petsa o pinalawig na takdang petsa ng pagbabalik ng buwis, o sa panahon na nakabinbin ang isang protesta, apela, o kaso ng refund. Hindi kailangang magpanatili ng mga rekord ang isang nagbabayad ng buwis nang higit sa walong taon para sa mga isyung hindi pinagtatalunan. Pinagmulan: FTB, Waters Edge Manual, Kabanata 19, sa https://www.ftb.ca.gov/tax-pros/procedures/waters-edge-manual/chapter-19.pdf Ang walong-taong tuntuning ito ay nakasaad dito para lamang sa pinagsamang konteksto ng pag-uulat, hindi bilang pangkalahatang tuntunin para sa lahat ng negosyo sa California.

Kapag ang isang industriya ay nangangailangan ng karagdagang mga talaan

Ang komersyal na cannabis ang pinakamalinaw na halimbawa sa California, kasama ang pitong taong tuntunin sa rekord sa seksyon ng pagpapanatili, kasama ang mga talaan ng imbentaryo ng track and trace at mga talaan ng buwis sa cannabis ng CDTFA. Tanging ang mga lisensyadong negosyo ng cannabis ang napapailalim sa mga tungkuling iyon.

Ang mga employer sa konstruksyon sa California ay may mga sertipikadong tungkulin sa payroll sa mga proyekto ng pampublikong gawain, at dapat magtago at magbigay ng mga rekord ng payroll para sa mga proyektong iyon sa ilalim ng umiiral na batas sa pasahod. Ang tungkuling iyon ay nalalapat sa mga kontratista at subkontratista ng pampublikong gawain, hindi sa lahat ng gawaing konstruksyon.

Pag-iingat ng Aklat sa Praktikal na Pagsasagawa

Ang mga sumusunod na sitwasyon ay naglalarawan kung paano maaaring isaayos ng isang negosyo ang mga talaan nito. Ang mga ito ay mga halimbawa lamang, hindi isang pagpapasiya ng pagtrato sa buwis para sa anumang partikular na negosyo.

Isang retailer sa California ang nagbebenta ng isang item para sa muling pagbebenta. Kumukuha ito ng sertipiko ng muling pagbebenta mula sa mamimili, inihahain ang sertipiko kasama ng sales invoice, at itinatago ang sales journal, register tapes, at mga invoice ng pagbili nang magkakasama para sa apat na taong panahon ng talaan ng buwis sa pagbebenta na inilarawan sa seksyon ng pagpapanatili, upang masubaybayan ng isang auditor ang exempt sale.

Isang cafe sa San Diego ang kumukuha ng isang barista at kumuha rin ng isang solo repair contractor para sa 800 dolyar na trabaho sa isang taon kung saan kinakailangan ang isang Form 1099. Iniuulat nito ang barista sa New Employee Registry sa loob ng 20 araw ng kalendaryo mula sa unang araw ng trabaho, at iniuulat ang kontratista sa Form DE 542 sa loob ng 20 araw ng kalendaryo sa ilalim ng tuntunin ng EDD sa seksyon ng payroll.

Mga buwis sa pagbebenta ng distrito at pag-uulat ng trabaho

Ang isang retailer sa California ay maaaring makatanggap ng isang net card deposit na sumasaklaw sa maraming taxable sales, refund, at processing fees. Dapat itago ng mga libro ang kabuuang transaksyon at impormasyon ng hurisdiksyon sa halip na ituring ang deposito sa bangko bilang mga benta. Ang pagkakasundo ng payroll ay nangangailangan ng hiwalay na file na nag-uugnay sa mga ulat ng sahod, mga pagbabayad, at mga pananagutan sa payroll.

Ito ay isang pagkakaiba sa daloy ng trabaho sa accounting, hindi isang pag-aangkin na ang bawat negosyo sa California ay napapailalim sa parehong tuntunin sa buwis o pag-file. Ang naaangkop na pagtrato ay nakadepende sa aktwal na transaksyon at aktibidad ng negosyo. Responsibilidad ng isang bookkeeper na pangalagaan ang ebidensya ng transaksyon at uriin ang mga halaga nang pare-pareho. Ang pagtukoy sa isang pinagtatalunang posisyon sa buwis o pagtrato sa pag-file ay isang hiwalay na propesyonal na paghatol.

Isang praktikal na buwanang pagsusuri para sa mga negosyo sa California

Magsimula sa orihinal na pinagmulan sa halip na sa feed ng bangko. Ang invoice ng customer, ulat ng pagbebenta, rehistro ng payroll, singil ng supplier, o kontrata ay nagpapaliwanag kung ano ang nangyari. Itugma ito sa kaukulang deposito o bayad, imbestigahan ang mga pagkakaiba, at itala ang mga pagsasaayos na may malinaw na paliwanag. Kapag kinakailangan ang isang ulat sa buwis o payroll ng estado, magpanatili ng isang hiwalay na pagkakasundo mula sa ledger sa mga halagang kasama sa ulat na iyon. Nagbibigay-daan ito sa isang may-ari na ihambing ang mga resulta ng pagpapatakbo nang hindi nalilito ang kita ng negosyo sa mga nakolektang buwis, mga withholding ng empleyado, o iba pang mga pananagutan.

Para sa isang may-ari na naghahandang ibigay ang mga rekord sa isang propesyonal sa buwis, ang kapaki-pakinabang na pakete ay kinabibilangan ng buod ng panahon, mga kopya ng inihaing pagbabalik kung saan naaangkop, ang mga transaksyong sumusuporta sa mga mahahalagang pagsasaayos, at isang maikling listahan ng mga hindi pa nalutas na tanong. Ang isang napagkasunduang bank account ay bahagi lamang ng paketeng iyon. Ang kalidad ng mga rekord ay nakasalalay sa kung masusubaybayan ng isang tagasuri ang mahahalagang numero pabalik sa kanilang mga pinagmulan.

Ano ang dapat panatilihing magagamit

Panatilihin ang mga organisadong kopya ng mga invoice, resibo, bank at card statement, payroll report, account reconciliations, at anumang exemption o special program documents na may kaugnayan sa negosyo. Dapat tukuyin ng retention schedule kung aling batas o programa ang kumokontrol sa bawat kategorya sa halip na ipagpalagay na may isang deadline na sumasaklaw sa bawat rekord. Panatilihin ang mga dokumentong may kaugnayan sa isang nakabinbing audit, claim, o hindi pagkakaunawaan hanggang sa malutas ang bagay na ito, at beripikahin ang anumang desisyon sa pagsira laban sa kasalukuyang naaangkop na tuntunin.

Ang Paper Trail ang humahawak sa organisasyon, klasipikasyon, at pagkakasundo ng bookkeeping sa gawaing ito. Ang mga posisyon sa tax return, mga legal na interpretasyon, at mga espesyalisadong klasipikasyon ng payroll ay dapat suriin ng naaangkop na kwalipikadong propesyonal.