Ligtas na Pag-access sa Bookkeeping: Mga Dapat Kumpirmahin Bago Kumuha ng Outsourced Provider

Ang pagkuha ng isang outsourced bookkeeper ay nangangahulugan ng pagbibigay sa isang tao ng visibility sa pinansyal na aktibidad ng iyong negosyo. Maaaring kabilang dito ang mga statement ng account, mga talaan ng transaksyon, mga invoice, impormasyon ng customer, at mga paliwanag ng mga pagbabayad. Bago pumili ng provider, dapat maunawaan ng isang may-ari kung ano ang access na kinakailangan ng trabaho at kung ano ang access na hindi nito kinakailangan.

Praktikal ang layunin. Kailangan ng isang tagapagbigay ng serbisyo ng sapat na impormasyon upang mapanatili ang wastong mga talaan, habang ang negosyo ay may kontrol sa mga account, desisyon sa pagbabayad, at mga sensitibong talaan nito.

Ang pagbabasa ng aktibidad ng bangko para sa bookkeeping ay hindi katulad ng pagiging awtorisado na maglipat ng mga pondo. Ang ilang institusyong pinansyal at mga sistema ng accounting ay nagpapahintulot sa mga negosyo na magtalaga ng mga natatanging pahintulot ng gumagamit. Kung mayroon ang mga opsyong iyon, maaaring magbigay ang isang may-ari ng antas ng pag-access na kinakailangan para sa mga rekord at pagkakasundo nang hindi nagbibigay ng malawak na awtoridad sa administratibo o pagbabayad.

Bago mag-onboard, tanungin kung anong access ang kailangan ng provider para sa bawat account at bakit. Maaaring sapat na ang pag-upload ng bank statement para sa ilang trabaho. Ang iba pang mga paulit-ulit na workflow ay maaaring makinabang mula sa mga secure na koneksyon ng account o read access. Ang naaangkop na pagpipilian ay depende sa mga system, sa napagkasunduang saklaw, at sa mga available na kontrol ng institusyon.

Huwag ipagpalagay na kailangang gamitin ng isang provider ang personal na bank login ng may-ari dahil lang sa maire-reconcile nito ang account. Mas mahirap matukoy kung sino ang nag-access sa account dahil sa mga nakabahaging credential at mas mahirap bawiin nang malinis ang access kapag natapos na ang relasyon.

Ang pagsubaybay sa invoice, koordinasyon ng singil ng vendor, at pag-apruba ng pagbabayad ay hindi maaaring palitan ng mga serbisyo. Maaaring itala ng isang bookkeeper ang isang invoice o tukuyin na dapat nang bayaran ang isang bayad nang walang pahintulot na pahintulutan ang pagbabayad na iyon.

Isulat kung sino ang maaaring gumawa ng mga bayarin, sino ang maaaring magrepaso ng mga ito, sino ang maaaring mag-apruba ng pagbabayad, at sino ang maaaring maglipat ng pera. Kung dalawang tao ang kailangang mag-apruba ng isang transaksyon sa ilalim ng mga patakaran ng kumpanya, hindi dapat aksidenteng malampasan ng kaayusan sa bookkeeping ang prosesong iyon.

Ito ay lalong mahalaga kapag ang isang negosyo ay bumibili Mga Account at Pagsingil suporta kasama ng bookkeeping. Dapat kumpirmahin ng may-ari kung aling mga aksyon ang mga gawaing administratibo at alin ang nangangailangan ng malinaw na pahintulot mula sa negosyo.

Ang mga resibo, talaan ng payroll, mga form sa buwis, at mga pahayag ng account ay maaaring maglaman ng impormasyong hindi dapat ibahagi sa pamamagitan ng isang ordinaryong pampublikong link o isang hindi secure na thread ng email. Pinapayuhan ng Federal Trade Commission ang mga negosyo na kolektahin lamang ang kanilang kailangan, protektahan ang sensitibong impormasyon, at limitahan ang pag-access batay sa mga lehitimong responsibilidad sa trabaho.

Tanungin kung paano ihahatid ang mga dokumento, sino ang maaaring tumingin sa mga ito, kung maaaring alisin ang access, at kung gaano katagal itatago ng provider ang mga file. Kumpirmahin na maaaring makuha ng negosyo ang sarili nitong mga rekord kung magpalit ito ng provider.

Nakakabawas din ng kalituhan ang isang malinaw na proseso ng dokumento. Kapag ang mga na-upload ay napunta sa isang napagkasunduang lugar at ang mga nawawalang dokumento ay nasubaybayan, walang panig ang kailangang maghanap sa loob ng ilang buwan ng mga nakakalat na mensahe upang muling buuin ang isang transaksyon.

Ang mga platform ng accounting ay kadalasang naglalaman ng maraming tungkulin ng user, mga integrasyon, at mga setting ng automation. Dapat kasama sa onboarding ang isang pagsusuri ng mga aktwal na user na maaaring mag-access sa data ng kumpanya, ang mga pahintulot na itinalaga sa bagong provider, at anumang konektadong application na nagpapalitan ng mga rekord.

Kung ang isang koneksyon ay tumigil sa paggana, kailangang may responsable sa pag-aayos nito. Kung matapos ang kontrata ng provider, kakailanganin ng negosyo ng isang paraan para bawiin ang access nang hindi sinasadyang nadidiskonekta ang sarili nitong mga empleyado o nabubura ang mahahalagang rekord.

Ito ay mga detalye ng operasyon, hindi lamang mga teknikal na kagustuhan. Tinutukoy nito kung mapapanatili ng kumpanya ang pagpapatuloy at kontrol habang nagbabago ang kaayusan ng bookkeeping nito.

Hindi lahat ng hindi pangkaraniwang transaksyon ay maaaring uriin nang responsable batay lamang sa paglalarawan ng bangko. Maaaring kailanganin ng provider na tukuyin ng may-ari ang layunin ng isang singil, aprubahan ang isang pagwawasto, o magbigay ng nawawalang resibo.

Dapat maunawaan ng negosyo kung paano itinatanong ang mga tanong na iyon at kung paano idinodokumento ang mga sagot. Ang mahusay na mga talaan ng bookkeeping ay nagpapanatili kung bakit ginawa ang isang mahalagang desisyon, hindi lamang ang bilang na ipinasok sa huli.

Kapag hindi kumpleto ang mga rekord, dapat ipaliwanag ng tagapagbigay ng serbisyo ang mga nananatiling hindi alam sa halip na magpakita ng mga palagay bilang mga napatunayang katotohanan sa pananalapi.

Bago tanggapin ang isang quote sa bookkeeping, kumpirmahin muna ang bilang ng mga account, dalas ng pag-uulat, proseso ng dokumento, at mga kinakailangan sa pag-access. Ang isang panukala na tila mura ngunit nangangailangan ng malawak na pahintulot o nag-iiwan ng responsibilidad para sa mga pagwawasto na hindi malinaw ay maaaring lumikha ng hindi kinakailangang panganib.

Maaaring talakayin ng Paper Trail ang mga ito Buwanang Pagbabayad ng Aklat, Lingguhang Pagbabayad ng Aklat, Mga Account at Pagsingil, at Pagkukumpuni ng Bookkeeping mga serbisyo kaugnay ng aktwal na trabahong hinihiling. Dapat maunawaan ng isang may-ari na naghahanap ng outsourced na suporta ang mga responsibilidad at mga hangganan ng pag-apruba bago pahintulutan ang pag-access sa mga rekord ng kumpanya.