Koordinasyon ng Pagbabayad

Kapag handa nang bayaran ang mga bayarin, tinutulungan namin ang paghahanda ng mga kinakailangang impormasyon, pagtukoy ng mga deadline, at paglalahad ng mga aytem para sa pag-apruba ng kliyente. Ang inyong awtorisadong pangkat ang magpapasya kung aling mga pagbabayad ang ipagpapatuloy. Ang malinaw na mga responsibilidad ay nakakatulong na mabawasan ang kalituhan tungkol sa mga nakabinbing bayarin at mga naaprubahang halaga.

• Ihanda ang mga detalye ng pagbabayad para sa mga naaprubahang singil ng vendor sa loob ng napagkasunduang platform o daloy ng trabaho.
• Ayusin ang mga nakabinbing bayad ayon sa vendor, halaga, at takdang petsa.
• Lagyan ng marka ang hindi kumpletong impormasyon o mga eksepsiyon na nangangailangan ng pagsusuri.
• Ipadala ang mga paghahanda sa pagbabayad sa iyong awtorisadong tagasuri para sa pag-apruba.
• Panatilihin ang mga talaang administratibo ng paghahanda, katayuan ng pag-apruba, at kumpirmasyon na ibinigay sa pamamagitan ng aprubadong daloy ng trabaho.

Paper Trail ay hindi kusang nagpapadala ng pera, naglalabas ng mga bayad, pumipirma ng mga tseke, nag-aapruba ng mga singil sa vendor, o kumokontrol sa mga kredensyal ng client banking. Ang pagpapatupad ng pagbabayad ay isinasagawa o tahasang pinahihintulutan ng iyong negosyo sa pamamagitan ng sarili nitong mga inaprubahang kontrol.

Dahil malinaw ang talaan ng mga panukalang batas na naghihintay ng aksyon, kailangan pa rin ng mga pag-apruba, at nakumpleto na ang mga pagbabayad, matutukoy ng iyong koponan ang mga susunod na hakbang nang hindi pinagsasama-sama ang mga thread ng email o magkakahiwalay na listahan.

Ang paghahanda ng pagbabayad ay nagsisimula sa mga singil ng vendor at mga tagubilin na nakarating na sa naaangkop na punto sa iyong daloy ng trabaho sa pag-apruba. Ang vendor, sanggunian ng invoice, halaga at takdang petsa ay dapat na malinaw upang matukoy ng iyong awtorisadong tagasuri ang obligasyon.

Kung ang isang panukalang batas ay pinagtatalunan, hindi kumpleto, o may kulang na kinakailangang tagubilin, dapat itong manatiling eksepsiyon sa halip na iharap bilang handa nang ituloy. Kinukumpirma ng iyong negosyo ang bisa ng singil at ang naaangkop na pag-apruba.

Sa loob ng napagkasunduang plataporma o daloy ng trabaho, inaayos namin ang mga detalye ng mga nakabinbing bayad ng vendor para sa pagsusuri. Iniuugnay ng listahan ang impormasyon ng iminungkahing pagbabayad sa sumusuportang bayarin at tinutukoy ang halaga, takdang petsa, at katayuan ng pag-apruba.

Ang paghahanda ng impormasyong iyon ay isang gawaing administratibo. Hindi nito pinapayagan ang Paper Trail na pumirma ng tseke, maglipat ng pera nang nakapag-iisa o maglabas ng bayad. Ang iyong awtorisadong pangkat ang may kontrol kung at kailan matutuloy ang isang bayad.

Tinutukoy ng iyong negosyo kung sino ang maaaring mag-apruba ng mga singil ng vendor at kung sino ang maaaring mag-awtorisa ng mga pagbabayad. Ang napagkasunduang daloy ng trabaho ang nagtatakda kung saan dadalhin ang mga inihandang item para sa pagsusuri, kabilang ang anumang pangangailangan para sa higit sa isang awtorisadong tao.

Inaayos namin ang paghahanda at tinutukoy ang pag-apruba na kailangan pa rin. Ang kawalan ng tugon ay hindi itinuturing na pag-apruba. Ang mga pagbabago sa landas ng pag-apruba o isang tagubilin sa pagbabayad ay nangangailangan ng malinaw na direksyon mula sa responsableng tao sa iyong negosyo.

Ang nawawalang detalye ng vendor, binagong invoice, o hindi malinaw na halaga ay maaaring makahadlang sa pagiging handa ng isang item para sa pagsusuri. Minamarkahan namin ang exception at tinutukoy ang impormasyong kailangan para makita ito kasama ng nakabinbing trabaho.

Nireresolba ng inyong pangkat ang mga tanong tungkol sa pagkakakilanlan ng vendor, mga pinagtatalunang singil, at mga pagbabago sa mga tagubilin sa pagbabayad sa pamamagitan ng sarili nitong mga kontrol. Hindi nilalampasan Paper Trail ang mga kontrol na iyon upang matugunan ang takdang petsa o magdesisyon nang nakapag-iisa kung aling eksepsiyon ang katanggap-tanggap.

Pagkatapos maisagawa ang pagbabayad sa pamamagitan ng iyong mga inaprubahang kontrol, ang impormasyong ibinigay sa pamamagitan ng daloy ng trabahong iyon ay sumusuporta sa talaan ng katayuang administratibo. Ang paghahanda, pag-apruba, at kumpirmadong pagbabayad ay magkahiwalay na estado at dapat manatiling mapaghiwalay.

Hindi dapat ilarawan ang isang aytem bilang bayad na dahil lamang sa ito ay inilagay sa isang listahan ng paghahanda. Kung may kulang o hindi malinaw na kumpirmasyon, maaaring matukoy ng rekord na kailangan ang follow-up. Ang pagkakasundo sa pananalapi ay nananatiling bahagi ng proseso ng bookkeeping.

Ang inyong pangkat ang magbibigay ng mga talaan ng singil ng vendor, mga responsibilidad sa pag-apruba, dalas ng paghahanda, at mga tagubilin na namamahala sa daloy ng trabaho. Sabihin sa amin ang tungkol sa mga deadline o mga hakbang sa pagsusuri na nakakaapekto sa kung paano dapat isaayos ang mga nakabinbing item.

Ang napagkasunduang output ay isang malinaw na pagtingin sa mga inihandang aytem, ​​mga pag-apruba na kailangan pa rin, mga eksepsiyon at kumpirmasyon na ibinigay sa pamamagitan ng iyong proseso. Sinusuportahan ng Koordinasyon ng Pagbabayad ang matalinong pagsusuri ng kliyente nang hindi binibigyan Paper Trail ng kontrol sa iyong mga pondo, mga kredensyal sa pagbabangko o mga desisyon sa pagbabayad.