Pagbabayad ng Aklatan (Bookkeeping) na Nalampasan ang Takdang Araw

Ang unang gawain ay ang pagtukoy sa pinakamaagang hindi natapos na panahon at bawat business account na aktibo noong panahong iyon. Mahalaga pa rin ang isang account na isinara anim na buwan na ang nakalilipas kung mayroon itong mga transaksyon sa panahong sinusuri. Ang mga platform ng pagbabayad, mga credit card sa negosyo, at aktibidad sa pautang ay maaari ring makatulong na ipaliwanag kung ano ang lumalabas sa pangunahing checking account.

Pinaghihiwalay ng isang backlog map ang mga nawawalang pahayag, hindi naitalang aktibidad, at mga entry na umiiral ngunit hindi pa nasusuri. Magkaiba ang mga ito ng trabaho at dapat itong makita sa saklaw.

Hindi kayang ipaliwanag ng isang kamakailang balanse sa bangko ang ilang buwan ng mga hindi natapos na libro nang mag-isa. Ang mga trabahong dapat tapusin ay nangangailangan ng isang maaasahang panimulang punto, kadalasan ang huling natapos na pagkakasundo o isang naunang inihandang balanse ng accountant. Kung ang panimulang puntong iyon ay may pagkakamali, maaaring kailanganin itong pansinin bago makumpleto nang may kumpiyansa ang mga susunod na buwan.

Kaya naman ang pagtatrabaho mula sa pinakamatandang nauugnay na panahon ay kadalasang mas kapaki-pakinabang kaysa sa pag-uuri muna ng mga pinakabagong transaksyon. Kung hindi, ang mga naunang error ay maaaring magdulot ng malaking pinsala sa buong backlog.

Nakakatulong ang mga makasaysayang pahayag na matukoy ang aktibidad, ngunit nangangailangan ng pag-iingat ang pag-import ng mga ito kapag mayroon nang ilang transaksyon. Ang manu-manong ipinasok na pagbabayad at pag-download ng bangko ay maaaring maglarawan ng parehong kaganapan. Gayundin, ang isang invoice ng customer at ang pagbabayad laban sa invoice na iyon ay hindi dapat maging dalawang magkahiwalay na benta.

Ang pagsusuri ay nag-uugnay ng mga kaugnay na entry at naghahanap ng mga puwang sa pagkakasunod-sunod. Ang mga petsa, halaga, at mga sumusuportang paglalarawan ay nakakatulong na makilala ang mga tunay na dobleng talaan mula sa magkakahiwalay na mga pagbili na nagkataong may parehong halaga.

Halimbawa: huling natapos ng isang consultant ang mga libro noong Marso at kailangan ng mga rekord hanggang Setyembre. Kinukumpirma muna ng pagsusuri ang mga balanse mula Marso, pagkatapos ay tinatrabaho hanggang Abril hanggang Setyembre para sa kaugnay na checking account, card, at platform ng pagbabayad. Ang mga nawawalang resibo ay nagiging isang nakapokus na listahan sa halip na pigilan ang bawat iba pang transaksyon sa pag-usad.

Pagkatapos ay makikita ng consultant kung aling mga buwan ang nakumpleto, kung aling mga entry ang nangangailangan ng paliwanag at kung ang anumang natitirang desisyon ay nararapat sa propesyonal sa buwis. Ang saklaw ay may simula at wakas.

Mas mahirap tandaan ang mga lumang binili, at maaaring matagalan ang pagkuha ng ilang talaan. Dapat matukoy ng trabaho ang pagkakaiba ng isang dokumentong hindi magagamit mula sa isang transaksyong hindi naganap. Ang pangalan lamang ng vendor ay maaaring hindi makapagpaliwanag sa layunin ng negosyo ng isang pagbabayad, at ang isang pahayag lamang ay maaaring hindi magtatatag ng lahat ng kailangan para sa suporta sa buwis.

Ang mga paliwanag ng may-ari ay makakatulong na pagdugtungin ang mga bahagi, ngunit ang mga nawawalang ebidensya ay dapat manatiling nakikita. Ang layunin ay isang tapat na hanay ng mga talaan na may mga dokumentadong kakulangan, sa halip na isang ulat na tila kumpleto dahil ang mga hindi tiyak na aytem ay tahimik na binigyan ng isang kategorya.

Gumamit ng hiwalay na listahan ng mga tanong para sa nawawalang impormasyon, kasama ang petsa ng transaksyon, halaga at ang dokumento o paliwanag na kinakailangan. Ang isang bayad na naghihintay ng resibo ay dapat manatiling maiba mula sa isang account na may nawawalang buong statement.

Lutasin nang magkasama ang mga magkakaugnay na aktibidad. Ang deposito ng customer ay maaaring may kaugnayan sa isang invoice na ipinasok sa ibang buwan, habang ang pagbabayad gamit ang card ay maaaring mag-ayos ng mga naitala nang pagbili. Panatilihin ang mga link na iyon kapag muling binubuo ang mga naunang panahon.

Magkakaiba ang ritmo ng paghabol at patuloy na bookkeeping. Habang sinusuri ang mga makasaysayang panahon, ang pag-iimbak ng mga bagong resibo at pagpapanatili ng access sa kasalukuyang account ay maaaring mapanatiling organisado ang mga bagong aktibidad. Nakakatulong na magkasundo kung aling tao ang nagtatala ng mga bagong transaksyon at kung aling tao ang nagtatrabaho sa mga mas lumang panahon, upang hindi magkasabay ang kanilang trabaho.

Sa handoff, ang mga napagkasunduang deliverable ay maaaring magsama ng mga na-update na ledger, mga pinagtugmang panahon, mga ni-refresh na ulat at isang hindi pa nareresolbang buod ng mga aytem. Anumang pagtatantya ng tiyempo ay dapat sumasalamin sa dami ng trabaho at ang pagkakaroon ng mga rekord, sa halip na isang pangako batay lamang sa bilang ng mga buwan.

Ang backlog ay sinusuri nang sunod-sunod dahil ang isang hindi nalutas na balanse mula sa isang nakaraang buwan ay maaaring madala sa bawat susunod na buwan. Habang nakumpleto ang mga panahon, dapat tukuyin ng mga talaan kung aling mga account ang napagkasunduan at aling mga transaksyon ang nangangailangan pa ng paliwanag. Sa pamamagitan nito, makikita ang progreso nang hindi ipinapakita ang mga hindi kumpletong makasaysayang talaan bilang tapos na.