Buwanang Serbisyo sa Bookkeeping

Ang isang negosyong binabayaran sa pamamagitan ng mga invoice ng customer ay may iba't ibang pangangailangan sa pagtatala kumpara sa isang negosyong tumatanggap ng pang-araw-araw na pagbabayad gamit ang card. Ang buwanang saklaw ay dapat sumasalamin sa mga account, mga channel ng pagbabayad, dami ng transaksyon, at mga rekord na aktwal na ginagamit ng negosyo. Ginagawa nitong makabuluhan ang trabaho nang hindi nagdaragdag ng hindi kinakailangang detalye sa isang simpleng operasyon.

Ang unang buwan din ang nagtatatag ng mga panimulang balanse. Kung ang mga naunang buwan ay hindi natapos o hindi maaasahan, maaaring kailanganin ang paghabol o pagkukumpuni bago gumana ang isang regular na buwanang gawain ayon sa nilalayon.

Ang mga transaksyon ay kailangang itala nang isang beses, ilagay sa mga pare-parehong account, at suportahan ng sapat na impormasyon upang ipaliwanag ang kanilang layunin. Ang mga bank feed ay makakatulong na magdala ng aktibidad sa sistema, ngunit hindi nila alam ang bawat sitwasyon sa negosyo. Ang mga paglilipat, pondo ng may-ari, mga reimbursement, at mga pagbabayad sa pautang ay nangangailangan ng partikular na atensyon dahil maaari itong mapagkamalang ordinaryong kita o paggastos.

Ang isang nakapokus na listahan ng mga tanong ng may-ari ay nakakatulong na malutas ang hindi pamilyar na aktibidad habang ito ay bago pa lamang. Ang layunin ay isang maayos na pag-uusap tungkol sa mga eksepsiyon, sa halip na hilingin sa iyo na suriin ang bawat nakagawiang entry.

Inihahambing ng buwanang pagkakasundo ang naitalang aktibidad sa mga pahayag ng account at mga account para sa mga wastong natitirang item. Nakakatulong ito na ipakita ang mga pagkukulang, mga dobleng pag-import, at mga pagbabago sa mga naunang natapos na rekord. Ang bawat nauugnay na bank o credit card account ay dapat magkaroon ng isang tinukoy na lugar sa gawain, kabilang ang isang account na may kaunting aktibidad.

Dapat ding i-flag agad ng proseso ang mga nawawalang pahayag o mga isyu sa pag-access. Ang isang ulat na inilabas nang walang kumpletong tala ay maaaring kailanganing manatiling pansamantala hanggang sa malutas ang kakulangang iyon.

Halimbawang paglalarawan: isang maliit na studio ang tumatanggap ng mga bayad sa pamamagitan ng isang processor, nagbabayad ng upa mula sa checking at gumagamit ng card para sa mga suplay. Ang buwanang pagsusuri ay nag-uugnay sa aktibidad ng processor sa mga deposito, nagtatala ng mga binili gamit ang card, tinutugma ang bayad gamit ang card at sinusuri ang mga huling balanse sa account. Ang isang pagbili na may hindi malinaw na layunin ay itinataas sa may-ari.

Ang mga resultang ulat ay nagpapakita ng buwan batay sa napagkasunduang batayan sa accounting. Hindi nito binibilang ang isang paglilipat upang bayaran ang card bilang pangalawang hanay ng mga gastos sa supply.

Ang hindi nabayarang invoice, hindi magkatugmang deposito, at nawawalang resibo ay hindi maaaring palitan. Dapat ilarawan ng buwanang follow-up ang isyu at ang impormasyong kailangan upang malutas ito. Kung bahagi ng saklaw ang bukas na invoice at pagsubaybay sa bayarin, dapat na konektado ang mga rekord na iyon sa pinagbabatayang kasaysayan ng transaksyon.

Nakakatulong din na magkasundo kung sino ang gumagawa ng mga invoice, kung sino ang nagpapahintulot sa mga pagbabayad at kung sino ang tumutugon sa mga tanong sa bookkeeping. Ang pagpapanatili ng mga rekord ay hindi awtomatikong kinabibilangan ng awtoridad sa pagbabayad, mga pangongolekta, pagproseso ng payroll o pag-file ng buwis.

Basahin ang income statement kasama ng balance sheet at ng mga supporting account schedule. Ang bayad ng customer ay maaaring makabawas sa kasalukuyang receivable, habang ang bayad sa loan ay maaaring makaapekto sa liability at interest expense. Ang bank withdrawal lamang ay hindi sapat para maipaliwanag ang mga pagkakaibang iyon.

Gamitin ang parehong petsa ng pagsasara at batayan ng pag-uulat kapag naghahambing ng mga buwan. Panatilihin ang bersyon ng ulat na ibinigay sa may-ari upang maipaliwanag ang mga susunod na pagbabago laban sa impormasyong nasuri na dati, sa halip na umasa sa memorya.

Panatilihing partikular ang mga follow-up item. Ang nawawalang resibo ng card, ang hindi nailapat na bayad ng customer, at ang credit ng supplier ay nangangailangan ng iba't ibang ebidensya. Ang pagtatala ng responsableng tao at ang susunod na aksyon ay ginagawang mas kapaki-pakinabang ang buwanang pag-uusap kaysa sa isang pangkalahatang kahilingan na suriin ang mga talaan.

Maaaring ipakita ng mga buwanang ulat ang mga pagbabago sa kita, mga gastos sa pagpapatakbo, at mga balanse bago pa maging mahirap ipaliwanag ang mga pagbabagong iyon. Ang isang pare-parehong panahon at batayan ng pag-uulat ay ginagawang mas kapaki-pakinabang ang mga paghahambing. Ang isang hindi pangkaraniwang pagtaas ay dapat na masubaybayan sa aktibidad sa likod nito bago ito ituring bilang isang pangmatagalang kalakaran.

Dapat ipakita ng nakagawiang paghahatid kung kailan magagamit ang mga pahayag at sagot ng may-ari. Nililinaw ng isang kapaki-pakinabang na pagsasara kung ano ang kumpleto at kung ano ang nananatiling hindi pa nagagawa. Ang layunin ay bumuo ng isang maaasahang larawan sa paglipas ng panahon, kung saan nakaayos ang mga talaan para sa parehong pang-araw-araw na mga desisyon at sa kalaunan ay taunang paglilipat.

Ang buwanang gawain ay nag-uugnay sa mga indibidwal na gawain sa isang siklo ng pag-uulat. Ang mga transaksyon ay kinokolekta at ikinakategorya, ang aktibidad ng bangko at card ay pinagsasama-sama, ang mga bukas na item ay tinutukoy at ang mga napagkasunduang ulat ay inihahanda mula sa mga na-update na talaan. Ang isang pare-parehong paglilipat ay ginagawang mas madali upang makita kung ano ang nagbago at kung ano pa ang nangangailangan ng iyong input.

Ang maliliit, katamtamang laki, at malalaking negosyo ay maaaring magkaroon ng iba't ibang buwanang pangangailangan sa bookkeeping. Ang isang may-ari ay maaaring mangailangan ng tulong sa pagpapanatili ng ilang mga account, habang ang isang matatag na pangkat ay maaaring mangailangan ng pare-parehong paglilipat sa ilang mga account at mga sistema ng pagbabayad. Dapat tukuyin ng gawain kung sino ang nagsusuplay ng bawat hanay ng mga rekord, kung sino ang nag-aapruba ng mga pagwawasto, at kung aling mga ulat ang kinakailangan. Ang dami ng transaksyon at ang kondisyon ng mga rekord ay nakakatulong na matukoy ang gawain.