Mga Serbisyo sa Outsourced Bookkeeping

Ang outsourcing ay hindi nangangahulugan na ang bawat responsibilidad sa accounting ay awtomatikong napupunta sa isang bookkeeper. Dapat magkasundo ang negosyo at provider kung aling mga account ang kasama, ang panahon ng pag-uulat, kung paano kinukuha ang mga transaksyon at kung sino ang nagbibigay ng mga sumusuportang dokumento. Ang ilang mga may-ari ay nangangailangan ng patuloy na buwanang bookkeeping. Ang iba naman ay nangangailangan ng mga rekord na lampas sa takdang petsa na maisaayos bago magsimula ang paulit-ulit na trabaho. Ang pagproseso ng payroll, paghahanda ng tax return, legal na payo o kumplikadong pagsusuri sa pananalapi ay hindi dapat ipagpalagay na kasama maliban kung partikular na nakasaad ito ng napiling serbisyo. Ang malinaw na nakasulat na mga responsibilidad ay nagpoprotekta sa parehong kliyente at provider mula sa pagtuklas ng mga hindi magkatugmang inaasahan pagkalipas ng ilang buwan.

Maaaring magtrabaho nang malayuan ang isang panlabas na bookkeeper, ngunit kailangang ma-access ang mga rekord sa isang awtorisado at ligtas na paraan. Ang mga invoice, resibo, aktibidad sa bangko, at mga paliwanag para sa mga hindi pangkaraniwang transaksyon ay maaaring kailangang ibigay ng negosyo. Dapat maunawaan ng may-ari ang napagkasunduang paraan para sa pagbabahagi ng dokumentasyon, kung paano minamarkahan ang mga nawawalang rekord, at kung kailan sinasagot ang mga tanong. Ang ligtas na pag-access ay dapat limitado sa kung ano ang kailangan ng provider upang maisagawa ang naaprubahang gawain. Ang mga email attachment na may sensitibong mga rekord ay hindi dapat ipakita bilang tanging posibleng paraan kapag mayroong naaprubahang pribadong daloy ng trabaho sa pag-upload.

Ang kahalagahan ng isang organisadong proseso ng bookkeeping ay hindi lamang ang pagkakaroon ng mga entry sa isang ledger. Dapat ay mapag-iba ng negosyo ang aktwal na aktibidad ng negosyo mula sa personal na paggastos, matukoy ang mga natitirang bagay, at maunawaan kung paano sinusuportahan ng mga rekord ang mga financial statement nito. Ang pare-parehong pagkategorya at pagkakasundo ay maaaring magbunyag ng mga pagkakamali o nawawalang impormasyon na madaling makaligtaan. Ipinaliwanag ng Internal Revenue Service na sinusuportahan ng mga maaasahang rekord ang mga financial statement at ang mga item na iniulat sa mga tax return. Mahalaga pa rin ang mga source record kahit na ang isang external provider ang gumagawa ng patuloy na bookkeeping work.

Maaaring wala sa pisikal na presensya ang isang panlabas na bookkeeper kapag dumating ang isang dokumento o may lumitaw na tanong sa pagbabayad. Ang mga pagkaantala sa komunikasyon at hindi kumpletong pag-access ay maaaring magpabagal sa proseso. Kailangan pa ring suriin ng negosyo ang mga ulat at manatiling responsable para sa mga desisyon sa operasyon nito. Kailangan din ng isang provider ng malinaw na mga hangganan tungkol sa pagiging kumpidensyal at pag-access sa account. Samakatuwid, ang pinakakapaki-pakinabang na kaayusan ay batay sa isang nahuhulaang ritmo ng pag-uulat at isang saklaw na nauunawaan ng kliyente, sa halip na ang pag-aangkin na inaalis ng outsourcing ang bawat responsibilidad sa administratibo.

Ang Buwanang Bookkeeping ng Paper Trail at mga kaugnay na serbisyong iniaalok ang siyang pinagmumulan ng katotohanan para sa kung ano ang maaaring piliin ng mga kliyente. Suriin ang mga umiiral na impormasyon tungkol sa mga Pakete at gamitin ang karanasan sa native custom quote upang matukoy ang trabahong kailangan ng negosyo. Huwag lumikha ng hiwalay na hindi aprubadong presyo para sa outsourced bookkeeping o ipahiwatig na ang bawat posibleng gawain ay kasama sa isang pakikipag-ugnayan lamang.