Outsourced Bookkeeping vs. Pagkuha ng Iyong Unang In-House Bookkeeper

Kapag ang isang negosyo ay hindi na gumagamit ng mga impormal na spreadsheet at paminsan-minsang tulong sa bookkeeping, kadalasang nakakagawa ng desisyon ang may-ari tungkol sa pagpili ng mga tauhan. Dapat bang kumuha ang kumpanya ng unang dedikadong bookkeeper nito, o dapat ba itong makipagkontrata sa isang panlabas na tagapagbigay ng bookkeeping?

Mas malaki ang pagpipilian kaysa sa paghahambing ng isang buwanang presyo sa isang suweldo. Tinutukoy nito kung sino ang nagpapanatili ng mga libro, kung paano pinangangasiwaan ng negosyo ang trabaho, ano ang mangyayari kapag wala ang responsableng tao, at kung paano mananatiling naa-access ang mga rekord sa pananalapi habang lumalaki ang kumpanya.

Magsimula sa pamamagitan ng pagtukoy sa mga gawaing talagang kailangang kumpletuhin. Ang pag-uuri ng transaksyon, pagkakasundo ng account, pagsubaybay sa kita at gastos, mga talaan ng mga account na babayaran at matatanggap, at paghahanda ng mga pahayag sa pananalapi ay magkaibang mga responsibilidad. Ang ilang mga kumpanya ay nangangailangan din ng regular na pag-invoice, mga follow-up ng pagbabayad, o pagsusuri sa pananalapi.

Dapat isaad sa isang deskripsyon ng trabaho o panukala para sa serbisyo kung alin sa mga gawaing iyon ang kasama, gaano kadalas nagaganap ang trabaho, anong impormasyon ang dapat ibigay ng negosyo, at kailan ihahatid ang mga ulat. Kung ang isang kasunduan ay may kasamang lingguhang mga rekonsiliasyon at ang isa naman ay may kasamang pagsusuri lamang sa katapusan ng buwan, hindi ito katumbas na mga alok.

Dapat ding ihiwalay ng isang negosyo ang bookkeeping mula sa mga serbisyong nangangailangan ng espesyalisadong kadalubhasaan sa buwis o legal na batas. Ang isang taong nagpapanatili ng mga tumpak na rekord ay hindi awtomatikong nagiging tagahanda ng buwis, auditor, o ehekutibo sa estratehikong pananalapi ng kumpanya.

Ang pagkuha ng empleyado ay maaaring maging kaakit-akit kapag ang bookkeeping ay mahigpit na isinama sa pang-araw-araw na operasyon. Ang isang tao sa kawani ay maaaring humawak ng mga agarang panloob na katanungan, mag-coordinate ng mga papeles sa iba't ibang departamento, at direktang makipagtulungan sa mga tagapamahala kapag lumitaw ang mga invoice at transaksyon.

Ang pagkakaroon ng kakayahang iyon ay may kasamang mga responsibilidad sa pamamahala. Kailangang tukuyin ng employer ang tungkulin, pangasiwaan ang kalidad, saklawin ang mga pagliban, panatilihin ang ligtas na pag-access, at magplano para sa pagpapatuloy kung ang empleyado ay magbitiw. Ang mga buwis sa payroll, mga benepisyo ng empleyado, mga gastos sa recruitment, at pagsasanay ay maaari ring may kaugnayan depende sa tungkulin at kaayusan sa pagtatrabaho.

Ipinaliwanag ng IRS na ang klasipikasyon ng manggagawa ay nakadepende sa aktwal na relasyon, kabilang ang kontrol sa pag-uugali, kontrol sa pananalapi, at ang uri ng relasyon. Hindi dapat ipagpalagay ng isang negosyo na ang pagtawag sa isang tao bilang isang independiyenteng kontratista ay ginagawang tama ang klasipikasyong iyon.

Ang isang outsourced bookkeeping provider ay karaniwang nag-aalok ng isang tiyak na serbisyo sa halip na isang full-time na empleyado. Ang kaayusan ay maaaring magbigay sa may-ari ng paulit-ulit na saklaw ng bookkeeping nang hindi kumukuha ng isang tao na uupo sa opisina. Maaari rin itong magbigay ng isang nakabalangkas na handoff at dokumentadong paulit-ulit na mga gawain kapag malinaw ang kasunduan sa serbisyo.

Ngunit hindi inaalis ng outsourcing ang responsibilidad ng may-ari na magbigay ng tumpak na impormasyon, sumagot sa mga tanong tungkol sa mga transaksyon, at suriin ang mga ulat. Kailangan pa rin ng kumpanya ng isang taong awtorisado na aprubahan ang mga desisyon, magbigay ng mga nawawalang resibo, at magpaliwanag ng mga hindi pangkaraniwang aktibidad.

Mahalaga ang saklaw ng provider. Sakop ba ng kasunduan ang bawat financial account o ang mga piling account lamang? Mayroon bang mga buwanang limitasyon sa transaksyon? Paano iniimbestigahan ang mga transaksyong hindi nakategorya? Ano ang mangyayari kapag ang mga rekord ay ilang buwan nang nahuli? Kasama ba sa serbisyo ang mga invoice o koordinasyon ng singil, o ang mga iyon ba ay hiwalay na sinipi?

Ang mga tanong na iyon ay pumipigil sa negosyo na bumili ng pakete batay sa isang label habang ipinapalagay na kasama rito ang trabahong hindi kailanman sinang-ayunan ng provider na gawin.

Ang isang relasyon sa bookkeeping ay hindi dapat umasa lamang sa memorya ng isang tao. Ang negosyo ay nangangailangan ng malinaw na pagmamay-ari ng accounting software, mga rekord ng bangko, mga invoice, mga sumusuportang dokumento, at kasaysayan ng ulat. Dapat nitong maunawaan kung paano maaaring ilipat ang access kung magbago ang provider o empleyado.

Ang malinis na talaan ng mga napagkasunduang panahon at mga hindi pa natatapos na tanong ay nagpapadali sa susunod na buwan. Kung sakaling matapos ang relasyon, dapat malaman ng kompanya kung anong mga talaan ang matatanggap nito, kung ano ang hindi pa kumpleto, at kung aling mga pag-apruba ang kailangan pa.

Ayon sa IRS, dapat suportahan ng mga rekord ng negosyo ang mga halagang iniulat sa mga tax return. Ang patuloy na obligasyong iyon ay pagmamay-ari ng negosyo, kahit na isang empleyado o panlabas na tagapagbigay ng serbisyo ang nagpanatili ng mga talaan.

Ang tamang pagpili ay nakasalalay sa aktibidad ng transaksyon ng kumpanya, bilang ng mga account, internal na tauhan, pagkaapurahan ng mga pang-araw-araw na tanong, at kagustuhang pamahalaan ang isang empleyado. Ang ilang organisasyon ay nangangailangan ng isang internal finance coordinator kasama ang isang panlabas na bookkeeper. Ang iba naman ay mahusay na nagsisilbi sa isang malinaw na tinukoy na paulit-ulit na outsourced na serbisyo.

Mga alok ng Paper Trail Buwanang Pagbabayad ng Aklat, Lingguhang Pagbabayad ng Aklat, at Pagkukumpuni ng BookkeepingAng isang prospective na customer ay maaaring humingi ng presyo batay sa mga account, aktibidad, at dalas ng pag-uulat na talagang kailangan ng negosyo. Ang kapaki-pakinabang na tanong ay hindi kung aling modelo ang mas propesyonal ang tunog. Kundi kung aling kaayusan ang naghahatid ng maaasahang mga rekord na may malinaw na mga responsibilidad at pinakakaunting abala sa negosyo.