Buwanang Ulat sa Pananalapi

Madali lang ang paggawa ng ulat. Ang paggawa nito na kapaki-pakinabang ay nakadepende kung ang mga kaugnay na transaksyon ay naitala na, nasuri na ang mga kategorya, at naitugma na ang mga balanse ng account. Ang nawawalang aktibidad ay maaaring lumikha ng isang maayos na buod ng isang hindi kumpletong buwan. Dapat linawin ng ulat kung ang isang mahalagang account o entry ay nananatiling hindi nareresolba.

Mahalaga rin ang panahon at ang batayan ng pag-uulat. Ang isang buong buwan sa kalendaryo ay hindi dapat tahimik na ikumpara sa isang bahagyang buwan, at ang mga resulta ng cash basis ay hindi dapat ituring na direktang mapagpapalit sa mga resulta ng accrual basis.

Ang ulat ng tubo at pagkalugi, na tinatawag ding income statement, ay nagbubuod ng kita at mga gastos para sa napiling panahon. Ang mga pare-parehong kategorya ay nakakatulong na ipakita kung ang isang pagbabago ay nagmula sa aktibidad ng customer, mga gastos sa pagpapatakbo o isang partikular na kaganapan. Ang isang malaking kabuuan ay mas nagbibigay-kaalaman kapag ito ay masusubaybayan sa mga transaksyon sa likod nito.

Hindi ipinapakita ng ulat ang bawat paggamit ng pera bilang gastusin. Ang pagbabayad ng prinsipal ng pautang o paglilipat ng pera sa pagitan ng mga account ng negosyo ay nakakaapekto sa mga balanse sa ibang paraan kumpara sa pagbabayad ng isang ordinaryong gastos sa pagpapatakbo.

Ang balance sheet ay kumukumpleto sa buwanang ulat ng aktibidad sa pamamagitan ng pagpapakita ng mga balanse sa isang punto ng panahon. Ang cash, mga halagang inutang ng mga customer, mga utang sa negosyo at owner equity ay mga halimbawa ng mga uri ng impormasyong maaari nitong taglayin, depende sa negosyo at sa paraan ng bookkeeping nito.

Ang hindi maipaliwanag na balanse ay nararapat bigyang-pansin kahit na kumikita ang buwan. Ang mga lumang receivable, ang balanse ng card na hindi tugma, o ang utang na naitala nang mali ay maaaring magpahina sa pagiging maaasahan ng larawan. Ang ulat ay isang panimulang punto para maunawaan ang mga bagay na iyon.

Halimbawa: ang isang negosyo ay may $4,000 na naitalang kita para sa buwan at binayaran din ang $2,500 ng prinsipal ng pautang. Binabawasan ng pagbabayad ang cash at ang balanse ng pautang, ngunit ang prinsipal ay hindi isa pang gastos sa pagpapatakbo. Samakatuwid, ang balanse ng bangko ay hindi basta-basta tataas dahil sa iniulat na kita.

Ipinapakita ng halimbawang ito kung bakit hindi masasagot ng isang ulat ang bawat tanong sa pananalapi. Ang paggalaw ng pera ay maaari ring may kinalaman sa mga transaksyon ng may-ari, pagbili ng kagamitan o tiyempo ng pagbabayad. Ang pagsusuri sa mga kaugnay na ulat ay nagbibigay ng mas maraming konteksto.

Ang paghahambing sa nakaraang buwan o sa parehong panahon noong nakaraang taon ay maaaring magtampok ng mga pagbabago, ngunit ang paghahambing ay nangangailangan ng konteksto. Ang isang pana-panahong padron ng pagbebenta, isang beses na pagbili o taunang pagbabayad ng seguro ay maaaring magpaliwanag ng isang pagkakaiba na maaaring magmukhang nakababahala. Ang unang gawain ay tukuyin ang aktibidad, hindi ipagpalagay na ang bawat pagbabago ay isang kalakaran.

Dapat magsilbi ang detalye ng ulat sa mga desisyong sinusubukang gawin ng may-ari. Ang napakaraming hindi maipaliwanag na kategorya ay maaaring maging kasinghirap bigyang-kahulugan na parang isang malawak at iba't ibang kabuuan.

Piliin ang paghahambing na akma sa tanong. Ang nakaraang buwan ay maaaring makatulong sa pagpapaliwanag ng isang kamakailang pagbabago, habang ang parehong buwan sa isang naunang taon ay maaaring magbigay ng mas mahusay na konteksto para sa pana-panahong aktibidad. Panatilihing pare-pareho ang batayan ng accounting at mga petsa ng pag-uulat bago bigyang-kahulugan ang pagkakaiba.

Sundan ang isang mahalagang paggalaw pabalik sa mga pinagbabatayang talaan. Ang mga pagbabago sa mga hindi nabayarang invoice, mga singil ng supplier o imbentaryo ay maaaring makaapekto sa pinansyal na kalagayan kahit na mukhang pamilyar ang balanse sa bangko. Ang paggalaw ng cash at ang resulta ng operasyon ay hindi dapat ituring na maaaring palitang paliwanag.

Panatilihin ang bersyon ng ulat na tinalakay kasama ang may-ari at isang maikling paliwanag ng mga mahahalagang pagbabago. Kung ang isang pagwawasto sa hinaharap ay magpabago sa isang naunang panahon, tukuyin ang mga binagong numero. Ang mga paghahambing ay nagiging hindi gaanong kapaki-pakinabang kapag ang isang buwan ay may kasamang mga pagwawasto na hindi ipinapakita ng ibang bersyon.

Dapat tukuyin ng saklaw ang mga ulat na kasama, ang panahon ng pag-uulat, at kung paano ihaharap ang mga hindi pa nareresolbang aytem. Maaaring kasama sa isang pakete ang isang ulat ng tubo at pagkalugi, isang balance sheet, at mga sumusuportang detalye para sa mga piling balanse. Ang isang pahayag ng daloy ng salapi o karagdagang pagsusuri ay dapat lamang isama kapag napagkasunduan at sinusuportahan ng mga talaan.

Ito ay mga ulat sa bookkeeping, hindi isang audit o isang assurance opinion. Ang kanilang halaga ay nagmumula sa tumpak na mga input, pare-parehong mga setting, at malinaw na mga paliwanag. Kung ang isang tagapagpahiram o ibang tatanggap ay nangangailangan ng isang partikular na format o propesyonal na sertipikasyon, ang kinakailangang iyon ay dapat talakayin bago ihanda ang pakete.

Matutukoy ng Paper Trail ang mga petsa ng pag-uulat at batayan ng accounting, maitala ang mga hindi nalutas na aytem na nakakaapekto sa interpretasyon at maiuugnay ang mga hindi pangkaraniwang kabuuan sa mga pinagbabatayang talaan. Ang maihahambing na buwanang ulat ay nakakatulong na makilala ang isang paulit-ulit na pattern mula sa isang transaksyon, isang taunang singil o isang pagbabago sa kung kailan nagbayad ang mga customer. Ang kontekstong iyon ay ginagawang mas madaling gamitin ang mga numero.

Para sa isang negosyong may ilang account o mas abalang operating team, ang pare-parehong mga petsa ng pag-uulat at pagproseso ng account ay lalong kapaki-pakinabang. Ang mga ulat ay dapat ihanda mula sa parehong mga nasuring talaan at tukuyin ang mga mahahalagang bagay na hindi pa nareresolba. Ang napagkasunduang output ay maaaring sumuporta sa pagsusuri ng isang may-ari o sa paglilipat sa isang internal finance contact o external accountant, nang hindi nawawala ang detalye ng transaksyon sa likod ng mga kabuuan.