Pagsubaybay sa Kita at Gastos

Maaaring dumating ang mga bayad ng customer sa pamamagitan ng card, bank transfer, tseke, cash o isang platform ng pagbabayad. Tinutukoy ng isang kapaki-pakinabang na proseso ng pagsubaybay ang mga channel na iyon at tinitiyak na ang kaugnay na aktibidad ay makakarating sa mga talaan nang isang beses. Kung hindi, isang sistema ng pagbebenta at isang feed ng bangko maaaring parehong itala ang parehong bayad ng kostumer bilang hiwalay na kita.

Pinag-iiba rin nito ang mga benta ng negosyo mula sa iba pang mga deposito. Ang mga pondong iniambag ng isang may-ari, mga paglilipat sa pagitan ng mga account at mga nalikom ng pautang ay maaaring magpataas ng cash nang hindi kumakatawan sa kita mula sa mga customer.

Maaaring pagsamahin ng isang processor ang ilang bayad ng customer sa isang payout at ibawas ang mga bayarin nito bago pa man umabot ang pera sa checking. Ang deposito ay bahagi na lamang ng kwento. Ang mga refund, chargeback, at pondong hawak pa rin ng processor ay maaari ring makaapekto sa ugnayan sa pagitan ng aktibidad ng pagbebenta at natanggap na pera.

Ang sumusuportang ulat ng settlement ay nakakatulong na ipaliwanag ang mga bahaging ito. Ang pagsubaybay lamang sa net bank deposit ay maaaring magtago ng gastos sa pagproseso ng mga bayad at gawing hindi gaanong kapaki-pakinabang ang mga paghahambing ng benta.

Ang upa, software, mga suskrisyon, mga suplay at iba pang mga gastos sa pagpapatakbo ay dapat itala sa paraang sumusuporta sa mga paghahambing. Maaaring matukoy ng pagsusuri ang isang binagong presyo ng suskrisyon, isang taunang pag-renew o isang gastos na lumilitaw sa higit sa isang account. Ang mga obserbasyong iyon ay nagbibigay sa may-ari ng isang bagay na tiyak na dapat imbestigahan.

Dapat pa ring maipakita ng mga talaan ang aktwal na nangyari. Ang paulit-ulit na singil ay hindi awtomatikong hindi kailangan, at ang mas malaking gastos ay hindi awtomatikong isang pagkakamali. Ang konteksto ng negosyo ang nagtatakda kung ang pagbabago ay nangangailangan ng aksyon.

Halimbawang naglalarawan: ang mga customer ay magbabayad ng $1,000 para sa mga natapos na serbisyo at ang processor ay may $30 na bayad bago ipadala ang $970 sa bangko. Dahil walang ibang pagsasaayos sa halimbawang ito, kailangang ipaliwanag ng mga tala ang $1,000 na benta, ang $30 na bayad, at ang $970 na deposito nang magkasama. Ang pagtatala lamang ng $970 na benta ay mawawalan ng bahagi ng larawang iyon.

Ang aktwal na mga entry ay nakadepende sa sistema ng bookkeeping at mga kasalukuyang talaan ng benta. Ang layunin ay mapanatili ang ugnayan nang hindi lumilikha ng pangalawang benta pagdating ng payout.

Ang isang nakumpletong buwan sa kalendaryo ay mas makabuluhan kasabay ng isa pang nakumpletong buwan kaysa sa isang bahagyang panahon. Dapat gamitin ang parehong batayan ng pag-uulat at istruktura ng kategorya para sa bawat paghahambing. Ang mga pana-panahong aktibidad, taunang pagbabayad, at hindi pangkaraniwang mga pagbili ay makakatulong na ipaliwanag kung bakit iba ang hitsura ng isang buwan.

Magkaiba rin ang sukatan ng pera at tubo. Ang paghiram ng pera ay maaaring mapabuti ang balanse ng bangko nang hindi pinapataas ang kita sa pagpapatakbo, at ang pagbabayad ng prinsipal ng pautang ay maaaring mabawasan ang pera nang hindi ito isang ordinaryong gastusin sa negosyo. Ang pagtingin sa mga kaugnay na ulat nang magkakasama ay nagbibigay ng konteksto sa mga paggalaw na iyon.

Paghambingin ang parehong mga panahon ng pag-uulat at tukuyin ang mga pagbabago sa kung paano naitala ang mga transaksyon. Ang isang bayad na natanggap ngayong buwan ay maaaring mabayaran ang isang mas lumang invoice, kaya ang pagbabago sa mga deposito ay hindi kinakailangang maglarawan ng isang pagbabago sa kasalukuyang mga benta.

Magtago ng maikling paliwanag para sa mga mahahalagang pagkakaiba, kasama ang detalye ng invoice o transaksyon sa likod nito. Nagbibigay ito sa mga susunod na pagsusuri ng isang makatotohanang panimulang punto nang hindi inaakalang mauulit ang bawat hindi pangkaraniwang buwan.

Ang napagkasunduang output ay maaaring magsama ng organisadong talaan ng kita at gastos, mga pare-parehong kategorya at isang buod ng mga kapansin-pansing pagbabago o hindi maipaliwanag na aktibidad. Ang mga sumusuportang ulat ay dapat magbigay-daan upang masubaybayan ang isang kabuuan pabalik sa mga transaksyong lumikha nito. Mas kapaki-pakinabang ito kaysa sa isang numero lamang na walang paliwanag.

Ang unang pag-uusap ay maaaring tumuon sa kung paano nagbabayad ang mga customer, kung ilang account ang ginagamit at kung ano ang pinakagustong maunawaan ng may-ari. Ang detalyadong mga talaan ng pagbabayad ay maaaring sumunod sa naaangkop at ligtas na proseso. Ang pagpapanatiling simple ng unang paglalarawan ay makakatulong na matukoy ang trabaho nang hindi mo muna hinihiling na maging isang bookkeeper.

Ang isang invoice ng customer, isang ulat ng payment processor, at isang deposito sa bangko ay maaaring maglarawan ng iba't ibang bahagi ng iisang aktibidad. Maaaring suriin ng Paper Trail ang mga koneksyon na iyon sa loob ng napagkasunduang saklaw upang ang kita, mga refund, mga bayarin, at mga resibo ay manatiling mauunawaan. Ang mga buwanang kabuuan ay magkakaroon ng sumusuportang trail sa halip na umasa lamang sa mga halagang nakarating sa bangko.