Mag-apply ng Partial Payments Nang Hindi Nawawalan ng Balanse ng Invoice
Maglagay ng bahagyang bayad ng customer sa partikular na invoice na kaugnay nito at iwanang bukas ang natitirang hindi pa nababayaran. Panatilihin ang orihinal na halaga ng invoice at ang kasaysayan ng bawat bayad. Ang isang bahagyang bayad ay hindi dapat lumikha ng pangalawang benta kung ang kita ng invoice ay naitala na.
Itugma ang bayad sa intensyon ng customer
Gamitin ang sanggunian ng invoice, remittance note, o isang napagkasunduang alokasyon. Kung ang isang bayad ay sumasaklaw sa ilang mga invoice, hatiin ito nang naaayon. Kung ang nilalayong invoice ay hindi malinaw, lutasin ang tanong sa halip na gamitin ang pera nang random. Ang maling alokasyon ay maaaring magmukhang overdue ang isang invoice habang ang isa naman ay magmumukhang overpaid.
Panatilihing nakikita ang aritmetika
Halimbawa, ang isang $1,800 na invoice na sinundan ng $700 na bayad ay nag-iiwan ng $1,100 na natitirang natitira bago ang anumang credit o iba pang pagsasaayos. Ang pangalawang bayad na $600 ay nag-iiwan ng $500. Dapat ipakita ng account ng customer ang bawat resibo at ang natitirang balanse, habang ipinapakita naman ng mga rekord ng bangko ang aktwal na natanggap na pera.
Isaalang-alang nang hiwalay ang mga bayarin at pagkakaiba
Kung ang isang platform ay magbabawas ng processing fee, ang net bank deposit ay maaaring mas maliit kaysa sa bayad ng customer. Hindi dapat awtomatikong manatiling overdue ang customer para sa bayarin na natamo ng iyong negosyo. Ang mga diskwento, kredito, at mga write-off ay nangangailangan din ng dokumentadong pagproseso sa halip na isang hindi maipaliwanag na pagbawas ng invoice. Pagtugmain ang balanse ng customer at ang resibo ng bangko upang ang rekord ng koleksyon at ang mga ulat sa pananalapi ay magkukwento ng parehong bagay.