5 Mga Dahilan Kung Bakit Kailangan ng Bawat Negosyo ang Bookkeeping

Ang isang negosyo ay maaaring magkaroon ng isang buong kalendaryo, patuloy na benta, at perang pumapasok sa bank account nito habang nahihirapan pa rin sa pananalapi. Sinasabi sa iyo ng kita na bumibili ang mga customer. Hindi nito, sa ganang sarili, sinasabi sa iyo kung magkano ang kinikita ng negosyo pagkatapos ng mga gastos, kung aling mga singil ang hindi pa nababayaran, o kung sinusuportahan ng mga talaan ang mga numerong iniuulat.

Pinagsasama-sama ng bookkeeping ang mga detalyeng iyon. Itinatala at inoorganisa nito ang mga aktibidad sa pananalapi upang maunawaan ng mga may-ari ang nangyari, matukoy kung ano ang nangangailangan ng atensyon, at makagawa ng mga desisyon gamit ang mas mahusay na impormasyon. Nakikinabang ang bawat negosyo mula sa maaasahang mga talaan, mayroon man itong ilang transaksyon bawat buwan o daan-daang transaksyon sa ilang mga account.

Narito ang limang dahilan kung bakit dapat regular na bigyan ng pansin ang bookkeeping, hindi lamang isang minadaliang pagsusuri sa katapusan ng taon.

Ang pagiging abala at pagiging kumikita ay magkaiba. Ang isang kumpanya ay maaaring kumita ng $20,000 sa mga bayarin ng customer sa loob ng isang buwan at gumastos ng $19,500 sa paggawa, materyales, software, insurance, upa, at iba pang mga gastos. Ang isa naman ay maaaring kumita ng $12,000 at magkaroon ng mas kaunting gastusin. Kung walang organisadong rekord sa pananalapi, hindi maihahambing nang wasto ng may-ari ang mga sitwasyong iyon.

Ang mahusay na bookkeeping ay naghihiwalay sa iba't ibang uri ng aktibidad. Ang kita ng customer ay hindi katulad ng perang iniambag ng isang may-ari. Ang pagbili ng kagamitan ay maaaring mangailangan ng ibang pagtrato sa accounting mula sa isang ordinaryong gastos sa pagpapatakbo. Ang mga paglilipat sa pagitan ng mga account ay hindi awtomatikong bagong kita. Gayundin, ang halagang kasalukuyang nakaimbak sa bangko ay hindi katumbas ng kita ng negosyo.

Isaalang-alang ang isang kompanya ng paglilinis na puno ng mga empleyado tuwing Sabado at Linggo. Mukhang maayos ang iskedyul, ngunit ang mga suplay, oras ng empleyado, paglalakbay, mga bayarin sa pagproseso ng bayad, at pagpapanatili ng kagamitan ay maaaring ubusin ang halos lahat ng perang kinikita. Sa pamamagitan ng pagpapanatiling organisado ng mga aktibidad sa pananalapi, maihahambing ng may-ari ang mga benta sa mga gastos sa paglilingkod sa mga customer at maitatanong kung ang trabaho ay nagbubunga ng napapanatiling kita.

Ang isang buwanang Pahayag ng Kita at Pagkalugi ay makakatulong na ipakita ang kita at mga gastos sa loob ng isang panahon. Ang Balance Sheet ay nagbibigay ng ibang pananaw, na nagpapakita ng mga asset, pananagutan, at equity sa isang punto ng panahon. Pareho silang nakadepende sa mga talaang kumpleto at nakategorya nang tama. Mahalaga rin ang paraan ng accounting, kaya ang isang deposito sa bangko lamang ay hindi dapat ituring na isang kumpletong sukatan ng kakayahang kumita.

Nagiging mas mahirap ang paghahanda ng buwis kapag nakakalat ang mga resibo, malabo ang mga deskripsyon ng mga transaksyon, at hindi kailanman ikinategorya ang mga buwan ng gastos. Sa puntong iyon, kailangang buuin muli ng may-ari o propesyonal sa buwis ang aktibidad sa pananalapi mula sa mga pahayag, invoice, at iba pang mga dokumento na maaaring mahirap hanapin.

Ang regular na pagtatala ng mga buwis ay nakakatulong upang mapanatili ang isang malinaw na talaan ng kita at mga gastos ng negosyo sa buong taon. Ginagawa rin nitong mas madaling mahanap ang mga sumusuportang dokumento kapag kailangan ito ng isang propesyonal sa buwis. Hindi ito nangangahulugan na ang bawat gastos ng negosyo ay maaaring ibawas, at hindi nito ginagarantiyahan ang isang partikular na resulta ng buwis. Ang pagiging karapat-dapat para sa mga bawas at ang paraan ng paglabas ng mga transaksyon sa isang deklarasyon ay nakasalalay sa naaangkop na mga patakaran sa buwis at mga pangyayari ng negosyo.

Ipinaliwanag ng IRS na ang mga maaasahang rekord ay nakakatulong sa mga negosyo na maghanda ng mga deklarasyon at suportahan ang mga bilang na iniulat sa mga deklarasyong iyon. Maaaring kabilang sa mga rekord ang mga invoice, resibo, bank statement, patunay ng mga pagbili, at iba pang sumusuportang dokumento. Ang pagpapanatili ng isang transaksyon sa isang sistema ng bookkeeping ay hindi pumapalit sa pangangailangan para sa naaangkop na ebidensya kung para saan ang transaksyon.

Ang layunin ay hindi gawing tagahanda ng buwis ang may-ari. Ito ay upang matiyak na ang mga libro ay madaling maunawaan at ang propesyonal sa buwis ay nakakatanggap ng mga rekord na maaari nilang gamitin. Paper Trail ay nagbibigay ng bookkeeping at organisasyong rekord na handa sa buwis, hindi paghahanda o paghahain ng tax return.

Kadalasang dumarating ang mga desisyon sa negosyo bago pa man maging handa ang may-ari na gawin ang mga ito. Dapat bang tumaas ang mga presyo? May sapat ba sa badyet para sa ibang empleyado? Kaya ba ng negosyo ang pagpapagawa ng bagong sasakyan, pag-upgrade ng kagamitan, o mas malaking opisina? Makakatipid ba ng sapat na oras ang isang mamahaling subscription upang bigyang-katwiran ang gastos nito?

Hindi masasagot ng mga organisadong aklat ang bawat estratehikong tanong nang mag-isa, ngunit binibigyan nito ang mga may-ari ng maaasahang panimulang punto. Kapag ang kita at paggastos ay pare-parehong ikinategorya, makikita ng mga may-ari ang gastos sa pagpapatakbo ng negosyo, maihahambing ang mga buwan, matutukoy ang mga paulit-ulit na singil, at makikilala ang mga lugar kung saan kailangan ang karagdagang imbestigasyon.

Isipin ang isang kontratista na nag-iisip ng karagdagang tauhan. Maaaring tumataas ang kita, gayundin ang gasolina, mga materyales, mga bayad ng subkontratista, insurance, at mga pagkukumpuni ng kagamitan. Ang isang desisyon na nakabatay lamang sa mga papasok na bayad ay maaaring makaligtaan ang gastos sa paggawa ng mga benta na iyon. Ang mga regular na ulat sa pananalapi ay ginagawang mas madali ang pagsusuri ng aktwal na aktibidad bago mangako sa isa pang patuloy na gastos.

Ang parehong prinsipyo ay naaangkop sa pagpepresyo. Kung hindi nauunawaan ng isang negosyo ang mga gastos nito, nanganganib itong mag-alok ng mga serbisyo sa mga halagang hindi sumasaklaw sa gawaing kasangkot. Ang bookkeeping ay nagbibigay ng organisadong kasaysayan ng mga transaksyon na nagbibigay-daan sa mas mahusay na mga desisyon sa pagpepresyo. Maaaring kailanganin pa rin ng mga may-ari ang gastos sa trabaho, pagpaplano ng daloy ng pera, at propesyonal na payo para sa mas kumplikadong mga pagpipilian.

Ang benta ay hindi palaging katulad ng perang nakolekta. Ang isang invoice ay maaaring ipadala ngayon ngunit mabayaran pagkalipas ng ilang linggo. Samantala, ang singil ng vendor ay maaaring dapat nang bayaran. Kung ang balanse sa bangko lamang ang titingnan ng may-ari, maaaring hindi nila mabayaran ang perang utang ng mga customer at ang mga obligasyong hindi pa nababayaran ng negosyo.

Ang mga talaan ng bookkeeping ay nakakatulong na makilala ang mga transaksyong nabayaran na mula sa mga halagang hindi pa nababayaran. Kapag sinamahan ng naaangkop na pag-invoice at pagsubaybay sa bayarin, nagbibigay ito sa mga may-ari ng mas malinaw na larawan ng inaasahang mga koleksyon at mga paparating na pagbabayad.

Halimbawa, ang isang kompanya ng serbisyo sa ari-arian ay maaaring kumpletuhin ang ilang trabaho at magpadala ng mga invoice sa katapusan ng linggo. Kung walang maaasahang talaan ng katayuan ng invoice, ang isang overdue na bayad ay maaaring mawala sa isang email thread. Sa kabilang banda, ang hindi pagbabayad sa vendor ay maaaring makaantala sa serbisyo o lumikha ng mga karagdagang singil sa ilalim ng mga tuntunin ng vendor.

Ito ay isang mahalagang pagkakaiba sa mga serbisyo ng Paper Trail . Ang regular na bookkeeping ay maaaring magpanatili ng mga pinagbabatayang talaan ng mga receivable at payable. Ang aktibong pagpapadala ng mga invoice ng customer, pagsasagawa ng mga follow-up sa pagbabayad, pamamahala ng mga singil ng vendor, at pag-coordinate ng mga pagbabayad ay magkahiwalay. Mga Account at Pagsingil mga serbisyo. Ang mga negosyong nangangailangan ng pareho ay maaaring isaalang-alang ang mga serbisyo nang magkasama sa halip na ipagpalagay na awtomatikong kasama sa isa ang isa pa.

Maraming dahilan kung bakit maaaring hilingin sa isang negosyo na ipaliwanag ang isang numerong pinansyal. Maaaring kuwestiyunin ng isang customer ang isang singil. Maaaring humiling ang isang nagpapautang ng mga pahayag habang sinusuri ang isang aplikasyon sa pautang. Maaaring kailanganin ng isang accountant na maunawaan ang isang transaksyon. Maaaring humingi ang isang awtoridad sa buwis ng mga sumusuportang dokumento na may kaugnayan sa isang pagbabalik ng buwis.

Ang pinakamalakas na tugon ay hindi isang pagtatantya na naalala mula sa memorya. Ito ay isang talaang sinusuportahan ng mga kaugnay na ebidensya, tulad ng isang invoice, resibo, pahayag ng bangko, kontrata, o kumpirmasyon ng pagbabayad. Ang isang mahusay na sistema ng bookkeeping ay ginagawang mas madaling masubaybayan at masuri ang mga talaang iyon.

Kaya naman mahalaga ang mga paglalarawan ng transaksyon. Ang isang entry na may label na "gastos" lamang ay nagbibigay ng kaunting konteksto pagkalipas ng ilang buwan. Ang isang entry na tumutukoy sa vendor, petsa, halaga, layunin ng negosyo, at magagamit na sumusuportang dokumento ay mas kapaki-pakinabang. Kahit na ang isang transaksyon ay lumalabas sa isang bank statement, maaaring kailanganin ang mga karagdagang tala upang maitatag ang layunin o pagtrato nito.

Ang mga maaasahang rekord ay hindi garantiya na aaprubahan ng isang tagapagpahiram ang financing o na ang isang audit ay magkakaroon ng partikular na resulta. Gayunpaman, nakakatulong ang mga ito sa negosyo na ipaliwanag ang aktibidad sa pananalapi nito at mas mahusay na tumugon sa mga makatwirang kahilingan para sa dokumentasyon.

Ang mga benepisyong nabanggit ay nagmumula sa mga regular na gawi, hindi lamang sa pagbili ng accounting software. Kasama sa isang praktikal na gawain sa bookkeeping ang pagtatala at pag-uuri ng mga aktibidad sa pananalapi, pagsusuri ng mga transaksyon sa bangko at credit card, pagtukoy ng mga hindi malinaw na entry, pagtutugma ng mga account sa mga statement, at pagpapanatili ng mga sumusuportang dokumentasyon.

Dapat ding pag-iba-ibahin ng mga negosyo ang personal na paggastos mula sa paggastos ng negosyo. Kung ang personal na aktibidad ay dumaan sa isang account ng negosyo, kailangan pa rin itong maitala nang tumpak. Hindi ito dapat awtomatikong ituring bilang isang gastos sa negosyo. Ang mga kontribusyon at pag-withdraw ng may-ari ay nangangailangan din ng naaangkop na klasipikasyon batay sa istruktura ng negosyo at naaangkop na pagtrato sa accounting.

Ang dalas ng pag-update ng mga talaan ay nakadepende sa dami ng transaksyon at mga pangangailangan ng negosyo. Ang ilang mga negosyo ay maaaring gumana nang maayos gamit ang buwanang iskedyul ng bookkeeping. Ang iba naman ay nakikinabang sa lingguhang pag-update dahil madalas ang aktibidad at ang mga isyu ay nangangailangan ng mas maagang atensyon. Alinman dito, ang layunin ay isang pare-parehong proseso na nagpapanatili sa mga talaan na kapaki-pakinabang.

Hindi kailangang magsimula ang isang negosyo sa mga perpektong organisadong talaan. Maaaring mayroon itong mga buwan ng mga transaksyong hindi nakategorya, mga hindi napagkasunduang talaan, mga nawawalang dokumento, o mga entry na naitala nang hindi tama. Ang mga problemang iyon ay dapat matukoy sa halip na itago sa loob ng mga kasalukuyang ulat sa pananalapi.

Pagkukumpuni ng Bookkeeping tinutugunan ang mga makasaysayan o hindi organisadong talaan upang makapagtatag ang negosyo ng mas malinaw na panimulang punto. Kapag naasikaso na ang mga kinakailangang pagwawasto, patuloy na Buwanang o Lingguhang Pagbabayad ng Aklat maaaring sumuporta sa isang mas pare-parehong gawain. Ang mga serbisyo ay may iba't ibang layunin, at ang naaangkop na pagkakasunud-sunod ay depende sa kondisyon ng mga umiiral na libro.

Ang bookkeeping ay higit pa sa isang gawaing administratibo. Nagbibigay ito ng impormasyon sa likod ng mahahalagang desisyon sa pananalapi, ginagawang mas madaling pamahalaan ang paghahanda ng buwis, itinatampok ang mga hindi nabayarang invoice at singil, at tumutulong sa isang negosyo na mapanatili ang mga rekord na maipapaliwanag nito kapag tinanong.

Ang layunin ay hindi para mangolekta ng mga numero para sa sarili nilang kapakanan. Ito ay para malaman kung ano ang ibig sabihin ng mga numero at kung saan ito nagmula.

Nagbibigay Paper Trail ng Buwanang Pagbabayad ng Aklat, Lingguhang Pagbabayad ng Aklat, Pagkukumpuni ng Bookkeeping, at Mga Account at Pagsingil mga serbisyo para sa mga negosyong nagnanais ng pare-pareho at organisadong mga talaan sa pananalapi. Kailangan mo man ng tulong sa pagpapanatili ng mga kasalukuyang talaan o pagtugon sa mga rekord na nahuli, ang panimulang punto ay ang pag-unawa sa mga pangangailangan ng iyong negosyo.

Mag-book ng Konsultasyon o Humingi ng Presyo para talakayin ang iyong mga kinakailangan sa bookkeeping.