Pag-update ng Bookkeeping: I-update ang mga Librong Lampas sa Due na Ilang Buwan

Tinatapos mo ang trabaho ng kliyente, binayaran ang mga pinaka-apurahang bayarin, at ipinangako sa iyong sarili na aayusin mo ang mga rekord sa katapusan ng linggo. Pagkatapos ay napupuno na naman ng isa pang linggo. Kalaunan, ang pagbubukas ng accounting software ay parang pagsisimula ng isang proyekto sa halip na pagsuri sa negosyo.

Ang kapaki-pakinabang na panimulang punto ay isang malinaw na hangganan. Tukuyin ang huling buwan na alam mong sinuri, pagkatapos ay ilista ang mga buwan na kailangan pa ring pansinin. Ang isang backlog ng mga hindi naitalang transaksyon ay nangangailangan ng ibang trabaho mula sa isang file na naglalaman ng mga transaksyon ngunit may mga maling balanse. Ang pagpapangalan sa aktwal na problema ay ginagawang mas madaling isaayos ang pagkukumpuni.

Gumawa ng listahan ng mga bank account, credit card, at mga serbisyo sa pagbabayad na ginamit ng negosyo sa panahong iyon. Isama ang mga account na isinara o pinalitan. Mangalap ng mga statement para sa bawat buwan, pagkatapos ay kolektahin ang mga invoice, resibo, at iba pang mga dokumento na nagpapaliwanag ng aktibidad.

Ipinaliwanag ng IRS na ang mga sumusuportang dokumento ay nagbibigay ng mga detalye sa likod ng mga entry sa mga business book. Maaaring ipakita ng isang bank statement na ang pera ay inilipat, habang ang isang invoice o resibo ay nakakatulong na ipaliwanag ang pagbili. Ang pagpapanatili ng pareho ay nagbibigay sa pagsusuri ng isang bagay na mas matatag na mapagkakatiwalaan kaysa sa isang pangalan ng tatanggap na hindi mo na kilala.

Ang pagrerepaso sa isang buong taon bilang isang malaking tumpok ay nagpapahirap na makita kung saan nagsimula ang isang pagkakaiba. Ang isang buwanang pagkakasunod-sunod ay lumilikha ng mas malinaw na bakas. Kumpirmahin ang panimulang punto, suriin ang mga transaksyon para sa panahong iyon at ihambing ang naitalang aktibidad sa mga kaukulang pahayag.

Ang mga paglilipat at pagbabayad gamit ang credit card ay nararapat na bigyan ng partikular na atensyon. Ang paglilipat ng pera sa pagitan ng mga account ng negosyo ay hindi lumilikha ng bagong benta. Ang pagbabayad ng balanse sa card ay iba rin sa pagtatala ng mga indibidwal na pagbili sa card na iyon. Ang pagtrato sa mga paggalaw na ito bilang ordinaryong kita o gastos ay maaaring magpabago sa mga ulat kahit na mukhang pamilyar ang kabuuang halaga sa bangko.

Ang ilang entry ay mangangailangan ng mas maraming paliwanag. Ang isang bayad ay maaaring may malabong paglalarawan, ang isang resibo ay maaaring nawawala o ang isang deposito ay maaaring pagsamahin ang ilang mga bayad ng customer. Magtago ng isang maikling listahan na may petsa, halaga, account at ang detalyeng kailangan pa rin. Ito ay mas kapaki-pakinabang kaysa sa paulit-ulit na pagrepaso ng parehong kawalan ng katiyakan nang hindi itinatala ang iyong natagpuan.

Halimbawa, isipin ang tatlong magkakatulad na singil mula sa isang supplier. Ang pahayag lamang ay maaaring hindi magpapaliwanag kung ang mga ito ay magkahiwalay na order, isang dobleng bayad o isang singil na sinundan ng refund. Ang paghahambing ng mga talaan ng supplier sa mga bayad ay nakakatulong na malutas ang sitwasyon nang hindi hinuhulaan o binubura ang isang entry para lamang mawala ang pagkakaiba.

Ang isang natapos na pagkakasundo ay isang mahalagang bahagi ng trabaho, ngunit hindi nito ipinapaliwanag ang bawat desisyon sa negosyo. Suriin ang mga nagresultang kategorya ng kita at gastos, mga hindi nabayarang invoice ng customer, mga singil ng vendor at mga kaugnay na balanse sa account. Ang isang transaksyon ay maaaring lumitaw sa tamang bank account habang nakatala pa rin sa maling kategorya.

Ang layunin ng maaasahang mga rekord ay higit pa sa paghahain ng mga buwis. Binabanggit ng IRS na ang mahusay na mga rekord ay sumusuporta sa mga pahayag sa pananalapi at tumutulong sa mga may-ari na subaybayan ang kanilang negosyo. Pagkatapos ng paglilinis, ang mga ulat ay dapat na mas madaling maiugnay sa gawaing natatandaan mo, kabilang ang mga hindi pangkaraniwang pagbili, mga tahimik na buwan at mga panahon na may mas mataas na benta.

Ang pinakamalakas na resulta ay isang nasuring hanay ng mga talaan kasama ang isang napapanahong gawain. Magtago ng isang malinaw na listahan ng mga natapos na buwan at anumang bagay na naghihintay pa ng impormasyon. Itabi ang mga sumusuportang dokumento upang mahanap ng taong nagrerepaso sa susunod na buwan ang nauugnay na panahon nang hindi na nagsisimula ng panibagong paghahanap.

Ang isang maliit at paulit-ulit na paglilipat ng mga gawain ay maaaring makabawas sa naiipong trabaho sa pagitan ng mga pagsusuri. Maaaring kabilang dito ang mga bagong natanggap na pahayag, mga resibo na nangangailangan ng paliwanag, at mga pagbabago sa mga account ng negosyo. Ang gawain ay dapat na akma sa paraan ng pagpapatakbo ng negosyo. Ang paghabol ay nagiging mas mahalaga kapag ang susunod na buwan ay nakabatay sa natapos na trabaho sa halip na muling gawin ang parehong backlog.

Kinukumpleto ng catch up bookkeeping ang mga nawawalang panahon. Itinatama ng paglilinis ng bookkeeping ang naitalang aktibidad na nadoble, maling nauri, hindi sinusuportahan, o hindi pinagkasundo. Maaaring kailanganin ng isang negosyo ang parehong serbisyo nang sabay. Mahalaga ang pagkakaiba dahil ang isang file na naglalaman ng libu-libong na-download na entry ay maaaring mangailangan pa rin ng mas maraming imbestigasyon kaysa sa isang file na may mas kaunting transaksyon na hindi kailanman naipasok.

Isang kapaki-pakinabang na saklaw ang nagpapangalan sa mga panahon, kuwenta, at mga output na kasangkot. Ipinaliliwanag din nito kung paano hahawakan ang mga nawawalang dokumento at mga hindi nalutas na balanse. Ang bilang ng mga buwan ay nagbibigay ng bahagi ng larawan, habang ang kondisyon ng mga panimulang balanse at mga sumusuportang talaan ay nagpapaliwanag ng iba pa. Ang kasalukuyang buwanang bookkeeping ay maaaring magsimula mula sa sinusuportahang makasaysayang gawain.