Maaaring Makasira sa Iyong Balanse ang mga Duplikadong Transaksyon
Oo, ang pagtatala ng parehong transaksyon nang dalawang beses ay maaaring makasira sa pera, gastos, kita o pananagutan. Ang epekto ay depende sa kung aling mga account ang nahawakan ng nadobleng entry. Bago alisin ang isang entry, kumpirmahin na ito ay kumakatawan sa parehong totoong transaksyon at suriin kung ang alinmang bersyon ay naka-link sa isang bill, invoice o reconciliation.
Mga karaniwang ruta patungo sa isang duplicate
Ang isang gastos na ipinasok mula sa isang resibo ay maaaring lumitaw muli sa pamamagitan ng isang pag-import ng bangko. Ang bayad ng isang customer ay maaaring itala laban sa isang invoice at pagkatapos ay idagdag muli kapag ang deposito ay nakarating sa bangko. Ang pag-import ng magkakapatong na mga hanay ng petsa ay isa pang karaniwang sanhi. Ang mga katulad na halaga lamang ay hindi nagpapatunay ng pagdoble, dahil ang mga paulit-ulit na pagbabayad ay maaaring lehitimong maulit.
Ihambing ang kumpletong transaksyon
Para sa pinaghihinalaang duplikadong bayad ng supplier, ihambing ang halaga, petsa, numero ng invoice, sanggunian sa pagbabayad, at aktibidad ng statement. Kung ang bangko ay magpakita ng isang $780 na bayad ngunit ang mga libro ay nagpapakita ng dalawang withdrawal para sa parehong invoice, siyasatin kung aling entry ang nagpapanatili ng tamang history ng bill. Ang pagbura sa maling bersyon ay maaaring magbukas muli ng isang bayad na bill o makagambala sa isang nakumpletong reconciliation.
I-verify ang resulta na lampas sa isang balanse
Pagkatapos ng pagwawasto, siyasatin ang balanse ng supplier o customer, ang apektadong ulat, at ang pagkakasundo. Ang balanse ng cash na ngayon ay sumasang-ayon ay maaaring mag-iwan pa rin ng invoice na hindi nabayaran sa software. Magtago ng maikling paliwanag tungkol sa pagwawasto at ayusin ang daloy ng trabaho sa pag-import o pagtutugma na lumikha ng problema. Binibigyang-diin ng gabay sa pagpapanatili ng rekord ng IRS ang kumpletong mga talaan ng transaksyon at pagkakasundo, na parehong nakakatulong na makilala ang isang tunay na pangalawang pagbabayad mula sa isang paulit-ulit na entry.