Virtual Bookkeeping na may Malinaw na Rekord at Malayuang Suporta
Ang virtual bookkeeping ay nangangahulugan ng pagpapanatili ng mga talaan ng negosyo nang malayuan sa pamamagitan ng organisadong pagbabahagi ng dokumento, naaangkop na pag-access sa software at regular na komunikasyon. Maaaring kabilang sa trabaho ang pag-uuri ng transaksyon, pagkakasundo ng account at pag-uulat sa pananalapi, depende sa napagkasunduang saklaw. Nakikipagtulungan ang Paper Trail sa mga negosyo sa buong bansa sa pamamagitan ng Zoom, na may mga personal na pagpupulong sa buong Los Angeles County sa pamamagitan ng appointment lamang.
Gumawa ng malinaw na rutina sa dokumento
Magkasundo kung saan itatago ang mga statement, bill ng supplier, invoice ng customer, at mga resibo. Ayusin ang mga dokumento ayon sa panahon at account upang ang isang tanong tungkol sa isang pagbabayad ay hindi maging isang paghahanap sa mga hindi magkakaugnay na file. Tinatanggap ng IRS ang electronic recordkeeping kapag ang mga rekord ay nakakatugon sa parehong mga kinakailangan tulad ng mga rekord sa papel at nananatiling naa-access at nababasa.
Magbigay ng access na naaangkop sa trabaho
Gamitin ang mga imbitasyon at pahintulot ng user ng platform kung mayroon. Magkaiba ang access sa bookkeeping at ang awtoridad na maglipat ng pera. Dapat panatilihin ng iyong negosyo ang kontrol sa mga account nito at magdesisyon kung sino ang maaaring mag-apruba ng mga pagbabayad. Ang mga detalyadong dokumentong pinansyal ay dapat nasa isang napagkasunduang ligtas na channel ng dokumento, hiwalay sa isang unang pag-uusap sa website.
Gawing mahulaan ang komunikasyon
Mas mainam ang isang remote na proseso kung may isang taong makapagpapaliwanag ng mga hindi malinaw na transaksyon, may deadline para sa mga buwanang dokumento, at may nakasulat na listahan ng mga hindi pa nareresolbang aytem. Halimbawa, maaaring kailanganin ng isang restaurant na ipaliwanag ang mga deposito ng pera, habang maaaring kailanganin naman ng isang consulting company na tukuyin kung aling invoice ang binayaran ng transfer. Maaaring magsimula ang Paper Trail sa pamamagitan ng pag-unawa sa iyong software, bilang ng mga account, at kung gaano ka-updated ang mga rekord, pagkatapos ay itatag ang dokumento at ang routine ng pagsusuri para sa mga napagkasunduang serbisyo.
Ikonekta ang remote na trabaho sa mga partikular na deliverable ng bookkeeping
Inilalarawan ng virtual, remote, at outsourced bookkeeping kung paano ibinibigay ang suporta o kung sino ang nagsasagawa nito. Hindi nila tinutukoy ang bawat gawaing kasama. Sumang-ayon sila kung ang agarang gawain ay paglilinis sa nakaraan, paghabol sa mga nawawalang buwan, o pagpapanatili ng kasalukuyang panahon. Pagkatapos, tukuyin ang mga account na sakop, mga inaasahang ulat, at rutina para sa mga hindi pa nareresolbang aytem.
Maaaring mapanatili ng isang malayuang kasunduan ang accounting file na ginagamit na kapag ito ay angkop para sa trabaho. Ang pagpapalit ng provider ay hindi nangangailangan ng pagpapalit ng software. Kung kinakailangan ang isang transisyon, itago ang mga naunang ulat, mga talaan ng rekonsiliasyon at napagkasunduang petsa ng pagsisimula upang ang bagong gawain ay magkaroon ng maliwanag na pundasyon.
Gumawa ng buwanang handoff na gumagana mula sa iba't ibang lokasyon
Para sa isang negosyong nagkokonsulta, maaaring kasama sa handoff ang aktibidad ng invoice, mga pagbabayad ng customer, mga singil ng supplier at mga bank statement. Maaari ring kailanganin ng isang retailer ang mga rekord ng settlement, refund, at mga cash sales. Ang mga kaugnay na dokumento ay nagmumula sa daloy ng trabaho ng negosyo, hindi sa pisikal na lokasyon ng bookkeeper.
Magkasundo sa deadline ng dokumento at sa paraan ng pagsubaybay sa mga nawawalang detalye. Ang isang maikling nakasulat na paliwanag ay maaaring mas epektibong malutas ang isang hindi pamilyar na pagbabayad kaysa sa paulit-ulit na pagpapadala ng parehong listahan ng transaksyon. Masusuportahan ng Zoom ang pagsusuri ng mga ulat at mga natitirang item, habang ang mga pinagbabatayang dokumento ay nananatiling organisado sa napagkasunduang sistema ng pagbabahagi ng rekord.
Panatilihing kontrolado ng negosyo ang mga rekord nito
Dapat panatilihin ng iyong negosyo ang pagmamay-ari ng accounting file at ang access sa mga nakumpletong rekord nito. Gumamit ng hiwalay na mga pahintulot ng user kung saan magagamit at sumang-ayon kung sino ang mag-aapruba ng mga pagsasaayos. Ang access sa mga transaksyong naitala ay hindi awtomatikong kasama ang awtoridad na maglabas ng mga bayad o baguhin ang mga kaayusan sa pagbabangko.
Ang isang kapaki-pakinabang na remote close ay nagpapakita pa rin ng panahong sakop, ang mga account na sinuri, at ang trabahong naiwang bukas. Hindi dapat gawing malabo ang mga responsibilidad na iyon sa lokasyon. Ang suporta ng Paper Trail sa buong bansa ay sumusunod sa parehong pangangailangan para sa mga suportadong rekord, malinaw na mga deliverable, at koordinasyon sa iyong tax professional kapag kinakailangan ang kanilang input.