Maaari bang mahuli ng isang buwanang pagsusuri ang mga puwang sa payroll at sales tax?

Tinitingnan ng isang may-ari ng negosyo ang buwanang ulat ng kita at nakita ang malakas na benta. Ang mga sahod ay lumalabas bilang isang gastos at ang checking account ay may sapat na pera upang masakop ang susunod na payroll. Pakiramdam ko ay maganda ang isang buwan. Ngunit ang accounting ledger ay maaaring magkuwento lamang ng isang bahagi ng kwento kung ang mga buwis sa payroll ay kinaltas nang walang katugmang entry sa pananagutan, o kung ang sales tax na nakolekta sa checkout ay naitala bilang kita.

Ang isang buwanang pagsusuri sa bookkeeping ay maaaring matukoy ang mga babalang senyales sa mga rekord na iyon. Hindi nito pinapalitan ang pagproseso ng payroll, paghahanda ng tax return, o paghahain at mga kumpirmasyon ng deposito. Ang halaga nito ay sa paghahambing ng magkakahiwalay na hanay ng impormasyon bago pa man maipon ang mga hindi pagkakatugma sa maraming panahon.

May kanya-kanyang iskedyul ng pag-uulat ang payroll at sales tax. Ang mga obligasyong iyon ay hindi kinakailangang naaayon sa pagtatapos ng buwan. Maaaring makahuli ng mga hindi pare-parehong rekord ang isang pagsusuri, ngunit kailangan pa ring matugunan ng negosyo at ng mga itinalagang propesyonal sa payroll o buwis ang mga naaangkop na deadline.

Ang netong sahod ng empleyado ang siyang pumapasok sa bank account ng empleyado. Ang kabuuang sahod, withholding ng empleyado, mga buwis sa payroll ng employer, mga benepisyo, at mga pananagutan sa payroll ay maaaring may iba't ibang pagtrato sa mga libro. Ang pag-post lamang ng netong bayad bilang gastos sa sahod ay maaaring mag-iwan sa mga gastos at pananagutan na hindi gaanong naisasaad o maling nauri.

Maaaring ihambing ng isang buwanang pagsusuri ang mga buod ng tagapagbigay ng payroll sa mga account ng gastos sa payroll, mga pananagutan sa payroll, at mga kaugnay na bayad sa bangko. Ang malalaking hindi maipaliwanag na pagkakaiba, mga lumang balanse ng pananagutan, mga dobleng entry sa payroll, o nawawalang gastos sa buwis ng employer ay maaaring magpahiwatig ng isang bagay na kailangang imbestigahan.

Ipinaliwanag ng IRS na ang mga employer sa pangkalahatan ay dapat magdeposito at mag-ulat ng mga naaangkop na buwis sa trabaho at ang mga iskedyul ng pederal na deposito ay maaaring magkaiba sa dalas ng pagbabayad sa payroll. Samakatuwid, ang isang buwanang pagsusuri ay hindi nangangahulugang pinahihintulutan na maghintay hanggang sa katapusan ng buwan upang matugunan ang isang deposito na dapat bayaran nang mas maaga.

Kailangan ding pangalagaan ang mga talaan ng buwis sa pagtatrabaho. Nakasaad sa IRS na ang mga employer sa pangkalahatan ay dapat magtago ng mga talaan ng buwis sa pagtatrabaho nang hindi bababa sa apat na taon. Maaaring kumpirmahin ng isang pagsusuri sa bookkeeping na ang mga ulat sa payroll at mga kumpirmasyon ng deposito ay pinapanatili nang hindi inaangkin na papalitan ang employer o tagapagbigay ng payroll.

Ang isang benta ay maaaring magsama ng halagang nakolekta para sa buwis sa pagbebenta. Depende sa transaksyon at mga naaangkop na patakaran, ang buwis na nakolekta ay maaaring kumakatawan sa isang halagang utang sa isang awtoridad sa pagbubuwis sa halip na kita ng negosyo. Kung ang lahat ng resibo ng checkout ay ikinategorya bilang kita, ang isang pahayag sa pananalapi ay maaaring magpalabis sa mga benta at hindi maipakita ang kaugnay na obligasyon.

Dapat ihambing ng isang pagsusuri ang buod ng punto ng pagbebenta o pag-invoice sa mga naka-book na benta, mga refund, aktibidad na maaaring buwisan at hindi maaaring buwisan, at ang account na ginamit upang subaybayan ang mga pananagutan sa buwis sa pagbebenta. Mahalaga rin ang mga bayarin sa processor ng pagbabayad at tiyempo ng deposito dahil ang mga deposito sa bangko ay maaaring hindi katumbas ng kabuuang benta na iniulat ng system.

Para sa mga negosyo sa California, inilalarawan ng California Department of Tax and Fee Administration ang mga rekord na kinakailangan upang matukoy ang mga obligasyon sa buwis sa pagbebenta at paggamit, kabilang ang mga aklat ng account, mga dokumentong pinagmulan, at mga working paper na ginagamit upang maghanda ng mga return. Iniiba rin ng mga tagubilin nito sa return ang kabuuang benta mula sa mga bawas para sa mga transaksyong hindi maaaring buwisan.

Ang tiyak na pagbubuwis ng isang produkto o serbisyo ay nakadepende sa hurisdiksyon at mga katotohanan ng pagbebenta. Hindi dapat ipagpalagay ng isang bookkeeper na ang bawat benta ay maaaring buwisan o na ang parehong pagtrato ay naaangkop sa iba't ibang estado. Ang mga hindi malinaw na klasipikasyon ng buwis ay dapat i-refer sa naaangkop na propesyonal sa buwis.

Para sa payroll, inihahambing ng tagasuri ang mga ulat ng provider sa aktibidad ng general ledger, mga balanse ng pananagutan sa payroll, at mga magagamit na ebidensya ng mga deposito sa buwis. Ang mga hindi maipaliwanag na halaga ay itinatalaga para sa follow-up. Para sa sales tax, inihahambing ng tagasuri ang mga sistema ng pagbebenta at mga kabuuan ng accounting, sinusuri ang naitalang pananagutan at magagamit na suporta sa pag-file, at dinodokumento ang mga bagay na hindi maaaring pagtugmain.

Dapat ding isaalang-alang ng tagasuri ang tiyempo. Maaaring iproseso ang payroll malapit sa katapusan ng isang buwan at bayaran sa susunod na buwan. Ang mga benta na nakolekta sa huling bahagi ng buwan ay maaaring makarating sa bangko sa ibang pagkakataon. Ang pagkakaibang dulot ng tiyempo ay hindi kinakailangang isang pagkakamali, ngunit kailangan pa rin nito ng paliwanag na may katuturan sa mga talaan.

Ang pinakamahalagang produkto ng pagsusuri ay isang maikling listahan ng mga pagkakaiba, mga sumusuportang dokumento, mga responsableng partido, at mga hakbang sa pagwawasto. Nagbibigay ito sa may-ari ng isang bagay na maaaring aksyonan sa halip na isang ulat sa pananalapi na mukhang maayos ngunit nag-iiwan ng mga hindi nalutas na balanse na nakatago.

Hindi magagarantiya ng isang buwanang pagsusuri na ang bawat bayad sa buwis sa payroll ay naihain nang tama, na ang bawat rate ng buwis sa pagbebenta ay tumpak, o na ang isang pag-audit sa hinaharap ay walang makikitang problema. Ang mga paghatol na iyon ay nangangailangan ng pagsuri sa mga kaugnay na paghahain, mga responsibilidad ng tagapagbigay ng serbisyo, mga tuntunin sa hurisdiksyon, at mga dokumentong pinagmulan.

Hindi rin nito maaaring gawing tumpak ang mga hindi kumpletong talaan ng pinagmulan. Kung ang negosyo ay hindi nagbigay ng mga pahayag ng payroll, mga punto ng pagbebenta na iniluluwas, o mga kaugnay na impormasyon sa account ng buwis, dapat ibunyag ng pagsusuri ang nawawalang ebidensya.

Makakatulong ang Paper Trail sa mga negosyo na mapanatiling organisado ang mga talaan ng payroll at impormasyon sa bookkeeping, suriin ang aktibidad ng account, at tukuyin ang mga pagkakaiba para sa follow-up. Ang mga customer na nangangailangan ng administrasyon ng payroll ay dapat magkaroon ng sarili nilang suportadong sistema ng payroll, habang ang mga responsibilidad sa pag-file ng buwis at pagpapayo sa buwis ay nananatili sa naaangkop na provider o propesyonal.